淺析人防工程檔案管理信息化發(fā)展

王曦

摘 要：檔案信息化建設(shè)發(fā)展，是國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用給人防工程檔案管理提供了重要的發(fā)展機(jī)遇，降低檔案管理成本，減少檔案管理工作量。本文針對(duì)人防工程檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了人防工程檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)采取的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè)與發(fā)展

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.098

20世紀(jì)80年代檔案部門開始引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，開展計(jì)算機(jī)目錄著錄工作。20世紀(jì)90年代全國(guó)各地都開展各類檔案管理軟件的研究和開發(fā)。進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)檔案信息化管理建設(shè)得到全面的提升。使得檔案信息化管理迎來(lái)了最大的發(fā)展機(jī)遇，也是檔案信息化管理事業(yè)改革和未來(lái)發(fā)展的方向之一。如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

1 人防工程檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是人防工程檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是人防工程檔案信息化資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)和核心。就現(xiàn)在筆者工作單位（人防辦）而言，人防工程檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，當(dāng)前我局人防工程信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和人防工程檔案數(shù)字化設(shè)備總體建設(shè)體系不強(qiáng)，還不足以滿足人防工程檔案信息傳輸、交換和資源共享等基礎(chǔ)條件。要想做到人防工程檔案實(shí)時(shí)查詢，交換、傳輸?shù)鹊戎T多問(wèn)題 ，領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)，協(xié)調(diào)配合。檔案信息化建設(shè)涉及檔案工作的各個(gè)方面，各部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，積極配合，理清思路，明確目標(biāo)，共同發(fā)展。要發(fā)揮全員主觀能動(dòng)性，共同努力，知難而進(jìn)，開創(chuàng)我人防辦檔案管理信息化新局面。

1.2 人防工程檔案信息化資源建設(shè)

人防工程檔案信息化建設(shè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。結(jié)合我局實(shí)際情況，人防工程檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是：整理歷史人防工程檔案，將所采集的相關(guān)數(shù)據(jù)整理成冊(cè)，并移交到檔案管理人員，集中錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，使我局人防工程檔案全部數(shù)字化，電

子化。

1.3 人防工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)中電子文件及電子檔案信息進(jìn)行管理的規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全，數(shù)字化檔案信息可信度、合法性等的確認(rèn)，目前我人防工程檔案信息化建設(shè)主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用中，確定專人采集，經(jīng)相關(guān)部門科室和管理人員確認(rèn)再進(jìn)行錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步形成具有代表性的人防工程檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

1.4 人防工程檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

人防工程檔案信息資源體系的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要有力的資金和技術(shù)支撐。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初期信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，主要是人防工程檔案信息的收集、管理、利用、安全、錄入等諸多方面關(guān)系著檔案信息化建設(shè)進(jìn)度情況，沒(méi)有哪一個(gè)人或者部門能獨(dú)立完成此建設(shè)任務(wù)，必須優(yōu)化人防人力資源，人防辦全體職員齊心協(xié)力建好信息化應(yīng)用系統(tǒng)，讓人防工程檔案在信息化建設(shè)中體現(xiàn)出應(yīng)有的效益。

1.5 人防工程檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要資源。是不可或缺的工作重心之一，檔案信息化人才也要加大引進(jìn)力度，在政府“公開，公正，公平”的信息平臺(tái)下，積極探索出一條吸引人才，留住人才的新路子，拓寬人防工程檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的局面，打造人防工程檔案信息化發(fā)展多方面復(fù)合型人才隊(duì)伍。同時(shí)加大培訓(xùn)力度，全面提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平，繼續(xù)搞好以全國(guó)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等級(jí)為主要內(nèi)容的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)教育，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員檔案信息管理系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，熟練掌握相關(guān)軟件。

2 加強(qiáng)人防工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 建立人防工程網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在人防工程系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。加強(qiáng)機(jī)房建設(shè)，強(qiáng)化硬件設(shè)備管理，保障檔案信息化工作有序進(jìn)行。硬件設(shè)備是檔案信息化工作的基礎(chǔ)，而機(jī)房是檔案信息化工作的樞紐。根據(jù)高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的要求，一方面，建設(shè)集安全、衛(wèi)生、功效于一體的機(jī)房，另一方面，在提高硬件設(shè)備配置水平的同時(shí)，建立健全設(shè)備管理制度，為檔案信息化工作快速健康發(fā)展提供有力保障。建立健全人防工程內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮人防網(wǎng)站的作用，使人防工程檔案網(wǎng)站成為宣傳人防工程檔案工作、開展人防工程檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)人防工程檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)人防工程檔案系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)施，為人防工程檔案信息系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高人防工程檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證人防工程檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)人防工程檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定人防工程檔案性細(xì)化管理策略、保障人防工程檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好人防工程檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

1）目前人防工程檔案電子文件的載體穩(wěn)定性差，容量小，易損壞，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代率居高不小。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，相當(dāng)多的公告文件必須傳輸上網(wǎng)。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性必須按相關(guān)信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換并上傳網(wǎng)絡(luò)中。對(duì)于不予以公開且具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)交電子文件形成部門編目整理后交由信息化檔案部門管理員備存，各業(yè)務(wù)管理部門與檔案部門之間開通電子文件內(nèi)網(wǎng)專遞專線，建立信息化檔案管理專用系統(tǒng)。

2）人防工程檔案電子文件歸檔所涉及部門、人員眾多，各個(gè)部門人員相互牽扯制約因素較多，僅依靠人防工程檔案信息化管理部門很難完成，應(yīng)采取多種方式，以人防工程管理部門、信息化檔案管理部門、計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)建設(shè)方結(jié)合的方法。三個(gè)部門的職能均采取相互協(xié)作，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，合力將人防工程檔案電子文件集中歸檔，共同打造檢索順暢，降低能耗，環(huán)境優(yōu)美，保密性強(qiáng)的人防工程檔案電子文檔。

3）做好人防工程檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施人防工程檔案電子文件管理戰(zhàn)略。新型人防工程檔案文件材料的歸檔困難重重，這也讓人防工程檔案工作者切實(shí)踏入現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，應(yīng)對(duì)大量人防工程檔案電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)人防工程檔案電子文件的原始信息，了解人防工程檔案文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。通過(guò)采取新技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件確定為“只讀性”文件，目的就是該電子文件只能讀（看）不能寫，即該電子文件是不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)人防工程檔案電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證人防工程檔案電子文件的可靠性，與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理紙質(zhì)化的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)型必要的舉措之一。人防工程檔案信息化在改善人防工程檔案安全性、便捷性、規(guī)范性等都有一定的進(jìn)步，對(duì)以后人防工程檔案管理奠定了基礎(chǔ)，從而達(dá)到檔案信息化管理的本質(zhì)目的。

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