文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

李秋

摘 要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理記載了各項(xiàng)管理活動的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化應(yīng)用進(jìn)行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.084

1 大數(shù)據(jù)下文書檔案管理的含義

隨著互聯(lián)網(wǎng)上各類數(shù)據(jù)量的急劇增長，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到發(fā)展推廣，大數(shù)據(jù)是由數(shù)據(jù)體量巨大，難以被用戶及時獲取加工處理的數(shù)據(jù)，目前的主要軟件工具在允許時間內(nèi)達(dá)到查詢檢索非常困難。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ袃r值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源價值的增值。大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時文書檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長。文書檔案是整體單位生產(chǎn)經(jīng)營管理中形成具有保存價值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書檔案信息化是用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、管理、開發(fā)利用。進(jìn)一步提高其利用價值，大數(shù)據(jù)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)技術(shù)為單位提供更為準(zhǔn)確的服務(wù)，延長文書檔案的使用壽

命。文書檔案信息化管理主要包括數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理與安全化管理。傳統(tǒng)意義上的文書檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案可節(jié)省大量人力物力空間，同時數(shù)據(jù)更精確，查詢更方便。文書檔案信息化管理進(jìn)行數(shù)字化處理，是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，文書檔案數(shù)字化建設(shè)是單位檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。經(jīng)數(shù)字化建設(shè)形成的企業(yè)文書檔案需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才能實(shí)現(xiàn)不同類型，不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶對檔案資源的共享使用。企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要技術(shù)手段。企業(yè)文書當(dāng)納網(wǎng)絡(luò)化利用包括網(wǎng)絡(luò)分類，網(wǎng)絡(luò)組卷，網(wǎng)絡(luò)檢索，網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)下載等多種功能。企業(yè)文書檔案的安全保障問題是網(wǎng)絡(luò)化的突出問題，大數(shù)據(jù)環(huán)境的安全問題突出，需要在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網(wǎng)絡(luò)故障，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成企業(yè)文書檔案損毀。其次，對涉及保密的企業(yè)文書檔案需采取相應(yīng)的保密管理措施。企業(yè)文書檔案進(jìn)行公開分級管理非常必要。

2 文書檔案信息化建設(shè)的意義

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平，如何利用信息技術(shù)提高文書檔案管理工作效率，是各單位檔案管理工作者面臨的問題，建設(shè)單位文書檔案信息化管理體系，有利于提高文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)字資源存儲、不同語言文字自動翻譯等功能。為實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理提供了可靠保障。文書檔案通過數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展需求。現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理，才能為生產(chǎn)管理工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。文書檔案配合單位檔案管理信息化系統(tǒng)，能充分地滿足為各類單位用戶、不同層次群體間的用戶提供文書檔案的檢索、存儲等多種需求服務(wù)。用戶可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 企業(yè)文書檔案信息化管理中的問題

隨著檔案管理工作信息化建設(shè)加快，企業(yè)檔案管理工作方法發(fā)生很大變化。但運(yùn)用不夠靈活，主要表現(xiàn)為文書檔案保存在檔案資料室中，以紙質(zhì)載體保存限制檔案資料的查閱。影響了文化檔案管理工作的信息化進(jìn)程。企業(yè)文書檔案管理包含很多具有參考價值的文件，具有一定的復(fù)雜性，檔案管理在收集歸檔中，涉及相關(guān)科室人員較多，收集的文件不夠集中，增加了管理人員的操作難度。文書檔案原始憑證是反映行政事務(wù)管理活動的歷史記錄，要保持文書檔案的完整性，最好采用原始的紙質(zhì)化形式。目前采用紙質(zhì)檔案保存形式主要由于其不易被修改。以往的檔案工作受到思想的束縛，導(dǎo)致企業(yè)使用文書檔案管理措施落后，檔案的收集，歸檔工作以人工形式進(jìn)行。文書檔案使用時效不高，管理手續(xù)復(fù)雜，文書檔案紙質(zhì)保形式容易受損。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式仍是文書檔案管理的主要模式，檔案管理人員按順序登記文件信息，傳統(tǒng)的管理模式文書檔案存儲量巨大，增加了人工管理成本，由于沒有構(gòu)建文書當(dāng)綜合管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息查詢困難。落后的管理方式直接降低對文書檔案的利用。目前傳統(tǒng)的文書檔案管理理念依然存在，企業(yè)文書檔案管理工作習(xí)慣重藏輕用的思維方式，導(dǎo)致檔案管理人員忽視了檔案的體現(xiàn)價值。很多導(dǎo)致信息受阻的問題，如查詢浪費(fèi)時間，登記程序復(fù)雜等。異地調(diào)取文書檔案資料不方便，很難實(shí)現(xiàn)空間轉(zhuǎn)移文書檔案。

4 大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化建設(shè)

文書檔案建設(shè)主要任務(wù)是具備快速的數(shù)據(jù)處理能力，最終實(shí)現(xiàn)為用戶服務(wù)的目的。擁有各類具有價值的文書檔案，是文書檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，信息化文書檔案增加了數(shù)字化文書檔案，如單位產(chǎn)品的宣傳課件、音頻視頻、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫等。對文書檔案加工處理內(nèi)容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內(nèi)部、對外聯(lián)系，文書檔案資料可分為會議、歷史等檔案。文書檔案數(shù)據(jù)庫，包括各種文件、勞資的文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接等。檔案資源的最終目的是為用戶提供利用，文書檔案在單位的生產(chǎn)、管理方面具有重要的參考價值，是為用戶提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)?？衫眯畔⒒瘷n案為用戶開展多種服務(wù)，如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為用戶提供文書檔案查詢服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)硬盤等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為用戶開展文書檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù)。利用地域范圍的網(wǎng)絡(luò)，文書檔案資源，為用戶開展某種產(chǎn)品的檔案信息追蹤服務(wù)。大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書檔案信息化管理工作難度更大，對從業(yè)人員提出了更高的要求。企業(yè)電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態(tài)，日常管理工作中電子文件管理會為檔案管理工作帶來很多問題，要求當(dāng)納管理人員具備一定的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，要不斷創(chuàng)新探索，加快掌握運(yùn)用電子檔案的方法，努力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動了解企業(yè)對檔案的需求，多樣化的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員必須主動了解檔案使用者的需求，更好的滿足對檔案不同使用者的要求。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供科學(xué)的參考信息。必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位生產(chǎn)管理體系的高效運(yùn)作。