高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新要點

劉亦齊

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，高校檔案管理也不斷朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變。在高校管理工作中，檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，而檔案信息化管理要求更高，其涉及體制、人力、資金、安全等多個方面，加之成本較高，一定程度上會增加高校檔案管理革新的難度。本文主要探討當(dāng)前高校如何科學(xué)有效的進(jìn)行檔案信息化管理的改革與創(chuàng)新，希望能為相關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化;改革與創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.083

檔案管理是高校管理體系中重要的組成部分，由于高校涉及的單位人員信息、組織活動信息、相關(guān)的社會及國家信息較多，且這些信息較繁雜，一定程度上會增加檔案管理的難度。如果高校仍然保留傳統(tǒng)的檔案管理模式，進(jìn)行人工填寫檔案記錄建檔、紙質(zhì)存檔，會帶來諸多不便，如手工填寫會存在錯誤、字跡不清等情況;紙質(zhì)存檔不利于長時間保存，且在存量較大時會占用較大的空間，不利于后續(xù)的查閱和使用等，并不能夠滿足當(dāng)前高校發(fā)展的需求。因此，高校急需要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案信息化管理的改革與創(chuàng)新，這是高校順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。

1 檔案信息化管理的重要意義

檔案信息化管理指的是在國家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)下，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理活動，換而言之，就是利用信息技術(shù)將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理和電子化的檢索，從而促使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的方向發(fā)展。對于高校而言，通過實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅是檔案工作創(chuàng)新的重要體現(xiàn)，也是高校順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，尤其是高校中所涉及的檔案信息較多，通過檔案信息化管理，有利于統(tǒng)一進(jìn)行檔案的管控，有利于提高檔案管理工作的安全性，也有利于提高檔案的利用效率，進(jìn)而滿足高校實際發(fā)展的需求。

2 高校檔案信息化管理面臨難題

1）管理理念較落后。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的出現(xiàn)，極大地改變了人們的生活方式，同樣也對高校檔案管理工作造成了沖擊，許多高校借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，紛紛進(jìn)行了檔案信息化管理。但是仍然有部分高校對檔案信息化管理缺乏正確的認(rèn)識，仍然保留傳統(tǒng)的管理理念，不僅不重視檔案管理工作的開展，而且也對檔案信息化管理的投入較少，使得檔案信息化管理工作難以順利開展。同時，雖然有的高校實施了檔案信息化管理，但是只是流于形式，更多還是將眼光著眼于教學(xué)質(zhì)量提升上，雖然這樣無可厚非，但是忽視了檔案信息化管理的重要作用，也未將檔案管理工作與學(xué)校健康長遠(yuǎn)發(fā)展緊密聯(lián)系，因此導(dǎo)致檔案管理工作的成效并不明顯。另外，由于互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，網(wǎng)絡(luò)帶來便利性的同時，也出現(xiàn)許多網(wǎng)絡(luò)詐騙等事件，以至于人們對于互聯(lián)網(wǎng)保持著質(zhì)疑和警惕的心理，因此雖然高校信息化檔案管理具有較多的好處，但是從思想上還是會有許多人認(rèn)為紙質(zhì)檔案更加安全可靠，這樣的偏見也會阻礙高校檔案信息化管理的進(jìn)一步推進(jìn)。

2）信息化水平較低。雖然高校檔案信息化體系具有諸多好處，且許多高校逐漸實行了檔案數(shù)字化管理，但是檔案管理的信息化水平較低，主要表現(xiàn)在這幾個方面：一是檔案信息化方式不成熟，存在各類檔案收集不完整的情況，加之重視程度較低，往往會將歸檔工作放在其他工作之后，以至于歸檔工作較隨意，進(jìn)而出現(xiàn)檔案遺漏、信息不完整等情況;二是檔案管理人員的檔案管理方法較落后，對于檔案的管理，僅停留檔案的收集和歸檔保管上，，雖然許多高校普及運用了電子計算機進(jìn)行了電腦檔案的管理，但是檔案管理人員并不重視檔案的有效利用，難以真正地實現(xiàn)信息化的檔案管理模式;三是檔案信息化基礎(chǔ)較薄弱，雖然目前許多高校實行了歸檔“雙軌制”，即紙質(zhì)檔案和電子檔案并行歸檔，但是信息化檔案管理既要有計算機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等硬件支撐，也要有平臺、安全防護(hù)等軟件支撐，然而許多高校檔案信息化設(shè)備建設(shè)較落后，資金投入力度較小，并不能配備完善的信息化設(shè)備，以至于電子檔案信息化管理存在諸多漏洞，也不利于檔案管理信息化的推進(jìn)。

3）專業(yè)人才缺失。檔案管理人才欠缺也是導(dǎo)致高校檔案信息化管理難以有效推進(jìn)的重要因素之一，雖然目前許多高校開設(shè)了檔案管理這一專業(yè)，重點進(jìn)行檔案管理人才的培養(yǎng)，但實際上從事檔案管理工作的人少之又少。一方面是因為檔案管理工作的重視程度較低，在用人指標(biāo)上也就比較少;另一方面是高校在引進(jìn)檔案管理人員時，往往會因為“裙帶關(guān)系”等因素設(shè)置檔案管理崗位，也不重視檔案管理知識、計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合知識的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)性不強，人才隊伍建設(shè)較落后。

3 高校檔案信息化管理改革與創(chuàng)新的策略

1）構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式。新時期高校檔案信息化管理的改革與創(chuàng)新，首先需要轉(zhuǎn)變以往落后的管理理念，充分重視檔案管理工作的開展，并形成現(xiàn)代化的信息化管理觀念，加強檔案信息化管理的建設(shè)。當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而成的，需要長期維護(hù)、更新，所以高校需要加大投入力度，充分利用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，并保持與國家檔案管理部門規(guī)范相統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，構(gòu)建出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式，以此實現(xiàn)信息保存向信息發(fā)布、信息共享的方向轉(zhuǎn)變。比如，某高校借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建了“檔案直通車”“學(xué)信查詢”等數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)了檔案的共享。另外，在構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式時，也要注重檔案信息安全措施的落實，尤其是在信息化時代，網(wǎng)絡(luò)信息真假難辨，所以需要高校加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，應(yīng)完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件和軟件，以此保護(hù)檔案信息安全，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。

2）進(jìn)一步完善檔案管理制度。高校在推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程中，完善的檔案管理制度是必要的先決條件，因此高校還需要進(jìn)一步加強檔案管理制度的完善。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案信息化工作的開展，順應(yīng)時代發(fā)展的變化，轉(zhuǎn)變管理理念，以此建立起檔案信息化管理制度，確保檔案信息化工作順利進(jìn)行。其次，將管理規(guī)格拔高，包括檔案收集、整理、歸檔及利用等多個工作環(huán)節(jié)，應(yīng)在檔案管理制度中明確規(guī)定各個工作環(huán)節(jié)的流程，并利用信息化手段開展檔案工作，以此提高檔案工作的效率。最后，加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，以數(shù)字檔案管理與利用為著力點，加強檔案的收集與管理，并將約束機制、管理指標(biāo)含括于管理制度中，以此提升檔案信息化管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。與此同時，高校也要充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，并實現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨組織的檔案信息協(xié)同管理，從而全面提升檔案信息資源的建設(shè)水平。

3）加強檔案管理隊伍的建設(shè)。檔案信息化管理工作對檔案管理人員的要求較高，高校要想高效開展檔案信息化管理工作，還需要重視檔案管理隊伍的建設(shè)。首先，應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理崗位的門檻，積極引入高端人才，并構(gòu)建科學(xué)的薪酬體系和合理的人才培養(yǎng)機制，以此提高檔案管理的重視程度，促使檔案信息化工作的順利開展。其次，高校要重視對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行知識與技能的培訓(xùn)，既要進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)，也要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用、信息系統(tǒng)操作等多方面的能力培訓(xùn)，以此培養(yǎng)出專業(yè)的綜合型人才，進(jìn)而提高高校檔案信息化管理的水平。

4 結(jié)語

高校推進(jìn)檔案信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，高校及時進(jìn)行管理觀念的轉(zhuǎn)變，借助信息化手段逐步推進(jìn)檔案信息化工作的高效開展，與此同時也要做好檔案信息安全管理工作，從而提升檔案管理的水平與質(zhì)量，進(jìn)而更好地為高校發(fā)展提供信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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