互聯(lián)網(wǎng)背景下政府檔案管理研究

宋生杰

摘 要：本文以互聯(lián)網(wǎng)背景下政府檔案管理為分析對象，首先概述互聯(lián)網(wǎng)視角下政府檔案管理內(nèi)容，接著分析了互聯(lián)網(wǎng)視角下政府檔案管理存在的問題，接著闡述了互聯(lián)網(wǎng)視角下政府檔案管理存在問題的原因，最后論述了互聯(lián)網(wǎng)視角下政府檔案管理措施，以便提高互聯(lián)網(wǎng)背景下政府檔案管理質(zhì)量，為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);政府;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.080

1 互聯(lián)網(wǎng)視域下政府檔案管理的概述

政府檔案管理主要是指在政府日常管理活動中產(chǎn)生，同時具有保存價值的文字、圖片等文件資料信息。一般而言，政府部門檔案內(nèi)容包含有文書檔案、技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案等等多種不同類型。與此同時，政府部門檔案具有以下幾方面特點(diǎn)。

第一，類型多樣。目前，我國正在大力構(gòu)建服務(wù)型政府，服務(wù)型政府為民眾提供各種各樣的服務(wù)，產(chǎn)生各種不同類型檔案資料，因此政府檔案管理類型多種多樣。第二，檔案管理作用擴(kuò)大。在政府各項管理活動中，檔案真實(shí)記錄著政府的各項管理行為，也是政府部門處理事務(wù)的重要依據(jù)，因此檔案管理工作在政府管理活動中具有舉足輕重的地位，檔案管理作用在不斷擴(kuò)大[1]。第三，檔案管理注重安全。政府檔案包含有國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面內(nèi)容，具有一定機(jī)密性，一些檔案不得對外公開，因此政府檔案管理非常注重安全。

2 互聯(lián)網(wǎng)視域下政府檔案管理存在的問題

第一，檔案管理方式落后。目前，我國政府依舊采用紙質(zhì)檔案管理方式。例如，當(dāng)一個文件需要?dú)w檔時，檔案管理部門通常會按照程序?qū)⑵浯娣旁谖募A中，缺乏電子檔案。由于政府日常工作非常多，產(chǎn)生眾多文件檔案，這些檔案需要人工逐份打印，需要消耗大量打印紙張，存在紙張浪費(fèi)的現(xiàn)象。與此同時，管理人員習(xí)慣于通過個人經(jīng)驗開展檔案管理工作，并沒有嚴(yán)格按照檔案管理流程管理檔案，沒有做好電子歸檔，管理具有隨意性。長此以往，檔案必然存在遺失或者損毀現(xiàn)象，影響到檔案管理質(zhì)量。第二，檔案管理安全性較弱。檔案是政府部門的重要資產(chǎn)，檔案涉及很多政府部門重要信息，其中包含有許多涉密信息，因此保證檔案資源安全非常重要。目前，越來越多政府部門將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理相結(jié)合，通過互聯(lián)網(wǎng)開展檔案管理工作。雖然互聯(lián)網(wǎng)為檔案管理帶來了巨大便利，但是互聯(lián)網(wǎng)也給政府檔案管理里帶來安全威脅。例如，互聯(lián)網(wǎng)上的各種病毒會入侵政府電腦，導(dǎo)致機(jī)密檔案文件泄露[2]。與此同時，一些網(wǎng)絡(luò)黑客常常以政府文件作為攻擊對象，有組織、有計劃的攻擊政府網(wǎng)站，竊取政府檔案，導(dǎo)致檔案文件泄露，影響檔案管理安全。除此之外，一些政府工作人員沒有樹立檔案安全意識，在工作中缺乏保密性和安全性意識，工作中常常疏忽大意，導(dǎo)致檔案管理缺乏安全性。第三，檔案管理缺乏服務(wù)性。當(dāng)前，政府部門檔案管理僅僅停留在檔案資料保存方面，并沒有充分認(rèn)識到檔案管理服務(wù)性，沒有真正挖掘檔案管理利用價值。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理早已突破傳統(tǒng)管理界線，檔案管理更多是為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以收集檔案所包含的各項信息，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。為此，政府部門在檔案管理時需要突破原有思維局限，需要突出檔案服務(wù)性，使檔案資料服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

3 互聯(lián)網(wǎng)視域下政府檔案管理存在問題的原因

第一，缺乏互聯(lián)網(wǎng)管理思維。互聯(lián)網(wǎng)給社會經(jīng)濟(jì)帶來了諸多變化，互聯(lián)網(wǎng)所衍生出來的數(shù)據(jù)分析技術(shù)更是為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出了杰出貢獻(xiàn)。但是，一些政府管理者并沒有認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的重要作用，沒有樹立互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展戰(zhàn)略思想，機(jī)械認(rèn)為檔案管理工作只是簡單收集整理檔案，沒有認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以挖掘檔案背后所隱藏的數(shù)據(jù)價值，導(dǎo)致大量檔案丟棄在檔案館中，沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，最終影響檔案管理工作質(zhì)量。第二，片面認(rèn)知檔案管理安全性。當(dāng)前，一些政府部門認(rèn)為紙質(zhì)檔案是最為安全的檔案保管方式，沒有看到電子檔案保管的益處，忽視了紙質(zhì)檔案保管條件非?？量?，紙質(zhì)檔案可能會出現(xiàn)病蟲害或者火災(zāi)等因素影響，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案永久性毀滅。在一些領(lǐng)導(dǎo)看來，電子檔案與互聯(lián)網(wǎng)連接在一起，為黑客竊取檔案提供便利，因此機(jī)械地認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)必然會導(dǎo)致檔案資料丟失。雖然互聯(lián)網(wǎng)上存在黑客盜取檔案案例，但是如果加強(qiáng)安全系數(shù)保護(hù)完全可以避免此類事件發(fā)生。例如，通過提供身份驗證、權(quán)限管理等現(xiàn)代信息技術(shù)可以極大提升檔案保管安全性。第三，缺乏健全檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺。目前，很多政府部門并沒有設(shè)置專業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，沒有開發(fā)專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件。由于政府部門對檔案管理重視程度不夠，因此檔案管理經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，直接影響檔案管理平臺建設(shè)質(zhì)量。與此同時，由于經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理的各項硬件設(shè)施投入也不足，導(dǎo)致檔案管理只能停留在傳統(tǒng)管理層面，并沒有加強(qiáng)檔案管理信息化程度。第四，檔案管理人才培養(yǎng)滯后。檔案管理離不開優(yōu)質(zhì)人才支撐，但是政府部門不重視檔案管理工作，更不重視檔案管理人才培養(yǎng)，政府部門內(nèi)部沒有開展任何檔案管理培訓(xùn)。與此同時，現(xiàn)有檔案管理人才并不具備信息化時代檔案管理的能力，缺乏專業(yè)知識理論儲備，并不懂得如何通過計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，同時也不知曉如何保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，最終影響政府部門檔案資料管理質(zhì)量。

4 互聯(lián)網(wǎng)視域下政府檔案管理的措施

第一，創(chuàng)新檔案管理理念。為了提升政府部門檔案管理質(zhì)量，政府部門需要樹立檔案服務(wù)意識。為此，政府管理者需要重視檔案管理，將檔案管理工作作為政府管理工作中的重要一環(huán)，完善互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理制度，細(xì)化檔案管理流程，提升檔案管理人員素質(zhì)，建立起與檔案管理相協(xié)調(diào)的管理系統(tǒng)，通過信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量[3]。與此同時，檔案管理人員還必須樹立起服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變消極服務(wù)態(tài)度，樹立積極服務(wù)意識，不斷學(xué)習(xí)新技能和新知識，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的新需求。第二，建立健全電子檔案規(guī)范。為了提高政府部門檔案管理的信息化和電子化，政府部門需要建立起完善的檔案管理規(guī)范。為此，我國政府部門需要加強(qiáng)電子檔案立法，結(jié)合政府部門工作實(shí)際規(guī)范各項電子檔案管理制度，適應(yīng)信息化和電子化發(fā)展潮流，同時把控好電子檔案的風(fēng)險。與此同時，我國政府還需要出臺電子檔案規(guī)范配套細(xì)則，明確規(guī)定電子檔案管理的各項內(nèi)容。第三，不斷完善檔案管理硬件和軟件設(shè)施。為了提升硬件設(shè)施配置，政府部門需要加大資金投入，改善檔案管理硬件設(shè)施配置落后狀況。與此同時，政府部門需要加大軟件系統(tǒng)投入，根據(jù)自身工作實(shí)際研發(fā)或者購買軟件系統(tǒng)，提升檔案管理質(zhì)量。除此之外，政府部門還需要建立起完善的檔案管理安全措施。為此，政府部門需要加強(qiáng)檔案信息保護(hù)，針對潛在的風(fēng)險制定應(yīng)急方案，將風(fēng)險系數(shù)降至最低。第四，培育高素質(zhì)檔案管理人才。為了提升政府部門檔案管理質(zhì)量，政府部門需要加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，需要提高檔案管理人才職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理人才的使命感和責(zé)任心。與此同時，政府部門還需要加強(qiáng)檔案管理人才專業(yè)培養(yǎng)，尤其加強(qiáng)檔案管理人才信息化素質(zhì)，使檔案管理人員適合信息化檔案管理的要求。為此，政府部門需要夯實(shí)檔案管理人員專業(yè)知識，可以通過集中培訓(xùn)或者網(wǎng)上授課等多種不同方式夯實(shí)人員專業(yè)知識，提高人員服務(wù)能力，以便培育出高素質(zhì)檔案管理人才。

5 結(jié)語

綜上所述，為了提升互聯(lián)網(wǎng)背景下政府檔案管理質(zhì)量，政府部門需要創(chuàng)新檔案管理理念，建立健全電子檔案規(guī)范，完善檔案管理硬件軟件設(shè)施，培育高素質(zhì)檔案管理人才，以便滿足互聯(lián)網(wǎng)背景下政府檔案管理的客觀需求，充分挖掘檔案背后的價值，為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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