事業(yè)單位檔案接收與管理工作探析

崔珊珊

摘 要：檔案是事業(yè)單位各項事業(yè)正常運行中必不可少的數(shù)據(jù)，會對其他各項工作的高效開展產生極大影響，加強其有效管理顯得尤為關鍵。本文立足于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，對其檔案接收與管理工作的價值與對策進行了重點探析，以期順利提升檔案管理有效性。

關鍵詞：檔案接收;檔案管理;管理對策

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位中所形成的檔案信息持續(xù)增加，傳統(tǒng)的一些檔案管理工作理念與方法已經逐步無法滿足新時期事業(yè)單位的健康發(fā)展需求。作為事業(yè)單位各項工作有序開展的一種重要記錄方式，檔案信息的全面性與可靠性關系事業(yè)單位各項工作能否有序開展，這時候加強檔案接收與管理顯得尤為重要，力求可以借助有效的檔案管理活動來全面提升事業(yè)單位檔案管理水平。

1 事業(yè)單位檔案接收與管理工作的價值

檔案接收是事業(yè)單位開展檔案工作的前提。事業(yè)單位檔案管理過程中所形成的文件、會議記錄、工作總結與協(xié)議書等都是檔案接收與管理的范圍。檔案管理工作中材料收集的完整性與齊全性可以對事業(yè)單位的實際工作面貌進行全面、真實地反映，主要適用于事業(yè)單位工作歷史數(shù)據(jù)與信息的記錄;如果可以有效地收集與整理檔案工作信息，那么可以為準確、真實地利用檔案工作數(shù)據(jù)提供可靠支持，尤其是可以顯著提升檔案管理有效性。此外，事業(yè)單位通過有效開展檔案數(shù)據(jù)收集和管理工作，那么可以為其他部門或機構高效開展各項工作提供有效指導。比如，事業(yè)單位中相關部門與機構在需要相關檔案信息的時候如果檔案收集與管理工作存在問題，那么就勢必會對相關部門與機構的正常工作帶來不利影響。

2 事業(yè)單位檔案接收與管理工作的對策

2.1 制定健全檔案接收與管理制度

為了使事業(yè)單位順利開展檔案接收與管理工作，離不開健全的工作制度支持，這是規(guī)范相關檔案管理人員行為，使他們有序開展檔案管理工作的重要基礎。首先要構建滿足本事業(yè)單位的檔案材料收集與歸檔的范圍，具體需要結合我國國家和事業(yè)單位的相關規(guī)章制度，保證檔案收集歸檔范圍確定的科學性與準確性，避免因為檔案收集范圍不合理而影響了最終檔案接收工作的質量與效率。與此同時，事業(yè)單位還要注意對文書檔案接收范圍進行仔細地對照，只要是對事業(yè)單位的檔案接收與管理工作以及相關歷史研究具有價值的檔案材料都需要劃歸到事業(yè)單位檔案接收范圍當中。而針對那些屬于檔案接收范圍的檔案文件材料都需要嚴格依據(jù)相關規(guī)定和要求向事業(yè)單位負責檔案工作的部門進行移交，之后再統(tǒng)一實行集中管理，任何個人都不可以將其納為己有。其次，要構建健全的檔案文件鑒定制度，事業(yè)單位中的檔案管理部門要嚴格依據(jù)鑒定原則與檔案保管規(guī)定等，對接收的檔案文件材料進行認真審查，避免因為鑒定失誤問題而影響了相關文檔材料歸檔的質量與效率。最后，要構建與健全檔案資料接收歸檔制度。比如，平時要仔細地收集和整理檔案文件，力求做到隨辦隨接收和隨歸檔，而相關的檔案文件在辦理完畢后也要注意及時進行歸檔，切不可將檔案信息留在承辦人或主辦人手中;可以運用事業(yè)單位的印章管理方式來對檔案接收關進行嚴格管控，印章一般需要由事業(yè)單位中的專人負責管理，如可以對事業(yè)單位檔案信息進行接收，或者向上級匯報相關重要資料的過程中做好蓋章工作，以備后續(xù)檔案存檔;要做好事業(yè)單位內部檔案工作材料的年終集中接收與歸檔處理全面梳理和整理相關的歸檔檔案資料，避免檔案資料的持續(xù)性堆積或散失而影響了檔案資料管理有效性。

2.2 注意創(chuàng)新檔案接收與管理方法

在事業(yè)單位開展檔案接收與管理工作期間，為了提高相應的工作質量與效率，必須要采取切實可行的檔案接收與管理方法，所以事業(yè)單位必須要高度重視對檔案接收與管理方法進行持續(xù)改進、優(yōu)化與創(chuàng)新，保證可以有效提升檔案管理的有效性。一方面，事業(yè)單位可以創(chuàng)新應用檔案一體化管理模式，使檔案資料的接收與歸檔整理等工作可以構成一個完整體。伴隨著信息技術的快速發(fā)展，基于信息化來開展文檔一體化管理已經成為可能性，這時候要注意有機結合檔案管理和公文處理工作，最大程度利用檔案管理過程中所形成的各種檔案數(shù)據(jù)與相關工作成果，保證使文書工作與檔案管理工作等之間形成一個規(guī)范、有序的整體，力求可以持續(xù)對檔案的歸檔整理工作進行持續(xù)性簡化，不斷提升相應工作的效率。與此同時，可以統(tǒng)一起來紙質類和電子類的檔案文件接收與管理工作，尤其是可以創(chuàng)新借鑒電子文件管理思路來指導檔案文件接收與整理管理工作，保證可以逐步推進事業(yè)單位的紙質和電子類文檔管理工作行程統(tǒng)一管理標準和要求。而通過采用這種檔案一體化管理模式也可以對檔案管理工作流程進行優(yōu)化，提高了相應工作的效率，尤其是可以消除不同媒介事業(yè)單位檔案信息之間的瓶頸，這是現(xiàn)代化檔案管理的必然要求。另一方面，可以創(chuàng)新運用OA系統(tǒng)等一些先進的信息化管理系統(tǒng)來對檔案管理方面的文件進行接收與管理。伴隨著數(shù)字化或電子化辦公的快速發(fā)展，越來越多事業(yè)單位開始推廣和應用OA系統(tǒng)進行辦公，這可以給各項工作的有序、高效開展帶來諸多便利。同理，事業(yè)單位如果可以在檔案接收與管理實踐中創(chuàng)新運用OA系統(tǒng)，那么也可以逐步推進檔案管理的信息化進程，提高檔案管理的效率。比如，檔案管理人員可以借助OA系統(tǒng)來開展檔案文件接收、使用工作，推進了檔案文件接收的電子化進程，有利于避免檔案文件在接受或使用過程中出現(xiàn)材料缺失問題，大大提升了事業(yè)單位檔案接受與管理的有效性。

2.3 持續(xù)優(yōu)化檔案接收與管理工作

鑒于事業(yè)單位檔案管理工作本身是一項動態(tài)化工作，相關的檔案管理信息時刻處于變化過程，所以為了可以更好地提升檔案接收與管理工作的有效性，必須要結合事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，對檔案接收與管理工作進行持續(xù)性改進與優(yōu)化，保證可以最大程度提升檔案管理工作的有效性，避免因為其中某項檔案接收與管理工作問題而影響了最終工作的質量。一方面，要做好事業(yè)單位臨時性檔案文件接收工作。比如，針對事業(yè)單位內部的階段性或臨時性工作所形成的檔案文件要由專門人員負責及時接收和歸納整理，如事業(yè)單位人事部門所接受的養(yǎng)老保險憑證、人員檔案或者其他合同文件等等，力求按照每人分類接收和歸檔處理的原則開展檔案管理工作;針對事業(yè)單位組織召開的臨時性或者重要的會議也要相應地形成一系列檔案文件，保證可以借助檔案文件的有效管理提升它們的整體使用效果。另一方面，要加強檔案接收與管理過程的監(jiān)督管理與指導工作。事業(yè)單位的檔案管理機構與部門針對檔案管理工作要指派專門的人員負責對檔案管理工作進行系統(tǒng)化管理，明確檔案收集的基本任務與責任，保證可以及時對檔案接收與管理工作的責任進行明確，對相關工作要求與標準進行熟悉，這樣才能更好地開展各項檔案管理工作;檔案管理部門也要對不同部門接收的檔案進行仔細的檢查，針對歸納不齊全或不完整的部門要責令整改，保證可以及時發(fā)現(xiàn)和解決事業(yè)單位檔案管理中存在的異常問題，全面確保整體檔案管理工作的質量與效率。

總之，檔案接收與管理工作是確保事業(yè)單位各項業(yè)務有序開展的重要保障。在事業(yè)單位開展檔案接收與管理工作期間，可以從制定健全檔案接收與管理制度、注意創(chuàng)新檔案接收與管理方法和持續(xù)優(yōu)化檔案接收與管理工作幾個方面出發(fā)，科學制定檔案接收與管理方案，這樣可以不斷提升事業(yè)單位的檔案管理有效性，確保事業(yè)單位健康發(fā)展。

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