人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

劉喜芳

摘 要：基于現(xiàn)代社會(huì)的信息技術(shù)發(fā)展，人工智能的特點(diǎn)，分析檔案管理工作中的問題，智能解決方法，當(dāng)代檔案管理工作中的人工智能應(yīng)用和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);人工智能;檔案管理

國務(wù)院印發(fā)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，明確人工智能在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的戰(zhàn)略作用。人工智能日益滲入人們?nèi)粘Ｉ?，人工智能推?dòng)檔案管理工作發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)。

1 人工智能與檔案管理

百度百科定義人工智能（AI）是“研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)”，將其視為計(jì)算機(jī)科學(xué)的一個(gè)分支，指出其研究包括機(jī)器人、語言識(shí)別、圖像識(shí)別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等。人工智能是對人的意識(shí)、思維的信息過程的模擬。人工智能不是人的智能，但能像人那樣的思考，甚至超過人的智能，是機(jī)器模擬人的意識(shí)和思維。我國政府相繼發(fā)布了《新一代人工智能發(fā)展白皮書（2017版）》和《人工智能標(biāo)準(zhǔn)化白皮書（2018版）》等綱領(lǐng)性文件，從國家高度系統(tǒng)規(guī)劃人工智能發(fā)展方向，進(jìn)行戰(zhàn)略布局。我國已經(jīng)把人工智能發(fā)展確定為國家戰(zhàn)略規(guī)劃。人工智能可以很好地幫助人類處理各種文件以及檔案數(shù)據(jù)、多種信息來源，達(dá)到檔案管理的智能化。

2 人工智能在檔案管理中應(yīng)用

人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用應(yīng)是系統(tǒng)性、專業(yè)性的應(yīng)用過程，因此在檔案管理工作中的人工智能應(yīng)從理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)等多個(gè)方面進(jìn)行與檔案管理工作的深度融合，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作水平與質(zhì)量的提升。

1）應(yīng)充分認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)人工智能的理論.人工智能作為一種信息技術(shù)理論研究成果，應(yīng)從理論學(xué)習(xí)入手，將人工智能的理論進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，以人工智能的理論與檔案管理理論進(jìn)行融合，形成兼容型的人工智能檔案管理理論，通過創(chuàng)新理論提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，特別是對于能夠促進(jìn)和提升檔案管理質(zhì)量、更好地發(fā)揮檔案的決策支持作用的理論應(yīng)學(xué)深悟透，真正做到知行合一，提升新時(shí)代檔案管理的水平和質(zhì)量，更好地服務(wù)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)和要求，為詢證決策提供有力的文獻(xiàn)參考和數(shù)據(jù)支撐。

2）應(yīng)注重人工智能與檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合的運(yùn)用方法的研判與適用.人工智能包括機(jī)器人、語言識(shí)別、圖像識(shí)別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等，將這些人工智能的分支技術(shù)與檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行結(jié)合，在檔案保管、檔案分類中運(yùn)用智能機(jī)器人進(jìn)行相關(guān)工作，在檔案的檢索中運(yùn)用語言識(shí)別、圖像識(shí)別以及自然語言的處理，提升檔案查找和檔案檢索的效率，都將更好地發(fā)揮檔案的參考價(jià)值。同時(shí)，在檔案編研工作中將人工智能的專家系統(tǒng)與檔案編研工作實(shí)際相結(jié)合，能夠提升檔案編研的水平與質(zhì)量，更好地進(jìn)行專業(yè)化、專門化、系統(tǒng)化的檔案編研工作。

3）應(yīng)充分將人工智能在系統(tǒng)管理工作中的優(yōu)勢、特點(diǎn)與檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，形成具檔案管理需求并且符合檔案管理工作實(shí)際的檔案管理人工智能技術(shù)。檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和系統(tǒng)性，因此在檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)則應(yīng)當(dāng)充分地將人工智能技術(shù)的特點(diǎn)與檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行充分的比較研究，形成具有檔案管理特點(diǎn)的人工智能技術(shù)，也可以說將人工智能技術(shù)進(jìn)行本地化處理，更好地服務(wù)檔案管理工作。特別是在檔案鑒定的量化標(biāo)準(zhǔn)與精準(zhǔn)識(shí)別上、檔案保管、檔案編研以及檔案信息資源開發(fā)利用工作中都應(yīng)充分發(fā)揮人工智能的技術(shù)特點(diǎn)，提升檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率和工作質(zhì)量。

4）應(yīng)將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理信息系統(tǒng)中，提升檔案管理的專業(yè)化、效能化水平隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理已逐步實(shí)現(xiàn)信息化，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，檔案管理信息系統(tǒng)得以廣泛和普遍的應(yīng)用，在檔案管理信息系統(tǒng)中，通過人工智能的自然語言、圖像識(shí)別、語言識(shí)別以及專家系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)的深入融合，形成檔案管理信息系統(tǒng)的人工智能化，能夠提升檔案管理信息系統(tǒng)的智能化、專業(yè)化和效能化水平，更好地服務(wù)于檔案管理工作的實(shí)際，使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展。

3 人工智能在檔案管理中應(yīng)用的建議

人工智能作為一項(xiàng)信息技術(shù)與檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，并促進(jìn)檔案管理工作水平與質(zhì)量提升是新時(shí)代對于檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，在人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用，結(jié)合工作實(shí)踐提出以下三個(gè)方面的工作建議。

3.1 加強(qiáng)人工智能的理論學(xué)習(xí)

人工智能是一項(xiàng)不斷發(fā)展的信息技術(shù)，隨著發(fā)展和研究的不斷深入，對于人工智能的理論研究也在更廣更深的維度上開展，隨之產(chǎn)生的新科技、新成果更為廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作中，產(chǎn)生了更多的檔案管理人工智能理論，這就要求檔案管理工作中應(yīng)不斷加強(qiáng)相關(guān)人工智能的理論學(xué)習(xí)，在充分認(rèn)識(shí)和掌握人工智能理論的基礎(chǔ)上更好地將人工智能技術(shù)與檔案管理工作的實(shí)踐相結(jié)合，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)總結(jié)

檔案管理工作不斷發(fā)展變化，對于檔案管理工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理工作者在檔案管理工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，從檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的規(guī)范、檔案管理的流程以及檔案管理的實(shí)效等方面不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)總結(jié)，及時(shí)梳理存在的問題，特別是能夠通過人工智能技術(shù)解決的問題進(jìn)行及時(shí)的梳理，進(jìn)而為人工智能促進(jìn)檔案管理工作精準(zhǔn)找到切入點(diǎn)，更好地將人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作實(shí)踐中。

3.3 加強(qiáng)人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)借鑒

在檔案管理工作中不單要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)總結(jié)，更為重要的是善于學(xué)習(xí)和借鑒他山之石，將人工智能與檔案管理工作相結(jié)合，以人工智能技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和借鑒，通過人工智能在檔案管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)，與自身工作相結(jié)合，提升本區(qū)域、本行業(yè)、本部門的檔案管理水平與質(zhì)量。

4 結(jié)束語

人工智能系統(tǒng)的發(fā)展將會(huì)朝向簡單實(shí)用的方向進(jìn)行，向可操作性、可控性和便捷性發(fā)展，使檔案管理工作形成開放、交互的檔案共享機(jī)制，提升檔案管理工作安全性和完整性的智能化，以最快速、最高效的形式解決檔案管理中的問題，使檔案管理工作走向智能化，與我國人工智能戰(zhàn)略計(jì)劃同步。

參考文獻(xiàn)

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