淺議如何規(guī)范事業(yè)單位檔案整理工作

張月輝

摘 要：檔案是事業(yè)單位工作的重要組成部分，對于事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)具有重要的作用，合理有效的檔案整理方法將促進(jìn)事業(yè)單位平穩(wěn)、健康地發(fā)展?？墒窃趯?shí)際的檔案整理工作中不斷出現(xiàn)各種問題，影響著事業(yè)單位檔案整理的效果。本文對事業(yè)單位檔案整理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析，提出了檔案整理中存在的問題和解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.056

1事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展有著關(guān)鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度近年來也不斷提高，但是在實(shí)際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1）各單位主要領(lǐng)導(dǎo)的檔案責(zé)任意識有待加強(qiáng)，主要表現(xiàn)在沒有將檔案工作納入議事日程，沒有與業(yè)務(wù)工作同部署同檢查同推進(jìn)。

2）傳統(tǒng)觀念認(rèn)為：檔案=紅頭文件，是文書的職責(zé);只有文書收集上下行文管理，其他主要業(yè)務(wù)科室，辦公具體業(yè)務(wù)文件具體歸檔范圍不明晰，這也是檔案收集不全的主要原因，所以各機(jī)關(guān)干部自覺歸檔的檔案意識有待學(xué)習(xí)提高。

3）集中統(tǒng)一管理原則貫徹落實(shí)不到位：例如：一些單位檔案室只保管文書檔案，會計檔案、業(yè)務(wù)檔案仍然由形成部門自行把管，從未系統(tǒng)整理。

4）歸檔不齊全、不系統(tǒng)、不完整：從文書檔案看：主要是帳外文件殘缺不全;從業(yè)務(wù)檔案看：職能業(yè)務(wù)文件缺失嚴(yán)重;從特載檔案看：不系統(tǒng)、完整，照片與說明未同步收集。

5）歸檔不及時，主要表現(xiàn)為：各單位文書、業(yè)務(wù)處理部門普遍不能將應(yīng)歸檔文件材料及時收集整理，按規(guī)定時限移交本單位檔案機(jī)構(gòu);特別是重大活動、業(yè)務(wù)、聲像檔案，普遍歸檔不及時沒有備注說明。

6）數(shù)字化辦公對檔案工作的影響網(wǎng)上辦公“只報不留，沒有發(fā)文回復(fù)留存整理，造成文件殘缺不完全，不按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，一旦人員調(diào)動檔案全部流失，這樣給后續(xù)的工作帶來了一定的麻煩。

7）從當(dāng)前的情況來看，一些事業(yè)單位并沒有按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置單獨(dú)的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內(nèi)部設(shè)立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位不僅沒有設(shè)置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現(xiàn)象。

8）檔案管理人員水平有限。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技能高業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的工作然而多數(shù)事業(yè)單位在安排人員時總是會把一些剛參加工作才走出校門人員安排在檔案管理崗位上，沒有人與他們交接指導(dǎo)，轉(zhuǎn)崗沒有人認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，由于很多檔案管理人員普遍沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案材料如何收集、整理、歸檔裝訂等業(yè)務(wù)都不是十分了解。有的事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理者政治覺悟性較低，業(yè)務(wù)水平也較差，保密紀(jì)律缺失。一些事業(yè)單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業(yè)知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進(jìn)行。

2 事業(yè)單位檔案整理工作問題的解決措施

事業(yè)單位檔案管理工作問題的解決對策上文中從八個主要方面分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結(jié)合工作實(shí)際，對如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議

1）做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先組織編寫，參與編制人員應(yīng)掌握本單位內(nèi)部各部門主要職責(zé)，掌握行政、業(yè)務(wù)職能部門主要業(yè)務(wù)工作流程，掌握國家關(guān)于檔案應(yīng)歸檔范圍的規(guī)定，掌握不歸檔范圍規(guī)定，確認(rèn)哪些文件不歸檔，掌握保管期限劃定原則，準(zhǔn)確判定文件價值，歸檔類別要齊全歸檔類別要囊括本單位形成的各種門類和載體的文件材料，包括文書、專業(yè)、會計、特殊載體、實(shí)物、電子等，要做好檔案的收集工作，及時整理例如：現(xiàn)在應(yīng)用最多的照片檔案，視頻檔案形成者不及時備注說明時間地點(diǎn)人物，專業(yè)檔案人員也無法整理。把編寫好的本單位檔案歸檔范圍和保存期表下發(fā)給每位員工“樹立人人都是檔案員意識”機(jī)關(guān)干部履職履責(zé)形成將檔案工作納入議事日程，與業(yè)務(wù)工作同部署同檢查同推進(jìn)。

2）要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際情況開展工作。提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業(yè)知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強(qiáng)培訓(xùn)成為首要的措施。具體來講，事業(yè)單位要定期聘請專業(yè)講師對檔案管理人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，同時要組織管理者學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)體會，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步，力求創(chuàng)建一支高水平的檔案管理團(tuán)隊。設(shè)立專職、兼職檔案員對其進(jìn)行專門培訓(xùn)結(jié)合各單位檔案人員對單位內(nèi)部各部門檔案收集歸檔監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作的需要，尤其是鑒于當(dāng)前失泄密，安全事件經(jīng)常發(fā)生的實(shí)際，發(fā)生重大事故往往就要追責(zé)，追究當(dāng)事人和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，以及檔案管理部門履責(zé)需要貫徹檔案法規(guī)需要：誰形成、誰收集、誰整理、誰移交，如果檔案丟失，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人都有責(zé)任這樣責(zé)任明確防止檔案的缺失。

3）在檔案整理的過程中，一定要做到規(guī)范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進(jìn)行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進(jìn)行整理和保管。

同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點(diǎn)整理。而對于重復(fù)性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進(jìn)行歸檔整理。

4）設(shè)置檔案室，創(chuàng)造良好的檔案保存環(huán)境。為了更好的開展檔案管理工作，事業(yè)單位必須要設(shè)置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性。可以說，檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，因此，設(shè)置良好的檔案保存環(huán)境至關(guān)重要。還需要做好庫房管理工作，庫房內(nèi)一定要有必要的檔案設(shè)備，并且要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

除要設(shè)置檔案室外，且要設(shè)有系統(tǒng)化且科學(xué)化的檔案管理方法，同時，要求檔案管理者在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并在經(jīng)驗(yàn)中不斷積累知識，以更好的適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的要求。

3 結(jié)束語

檔案對于事業(yè)單位來講具有重要的作用，因此檔案管理者必須要根據(jù)事業(yè)單位的需求做好管理工作。本文對當(dāng)前檔案管理在工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)對如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，希望能夠?qū)窈蟮墓ぷ髌鸬揭欢ǖ膸椭饔?，以保證事業(yè)單位檔案減少流失順利有序的進(jìn)行。

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