關(guān)于加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理的探討

王璐

摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展中積累的寶貴資源，其具有較強(qiáng)的借鑒價(jià)值和參考意義，庫(kù)房是保存檔案的關(guān)鍵場(chǎng)所，通過(guò)安全管理能夠確保檔案的信息安全和主體安全，對(duì)發(fā)揮檔案價(jià)值具有重要作用，因此，各檔案保管部門(mén)要給予安全管理以重視，通過(guò)各種途徑完成加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理工作。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);庫(kù)房;安全管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.050

在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，庫(kù)房是存放和保管檔案的主要場(chǎng)所，其對(duì)確保檔案使用安全具有重要價(jià)值。但是當(dāng)前，受到諸多因素的影響，導(dǎo)致庫(kù)房在安全方面存在諸多薄弱點(diǎn)，尤其在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)中，缺乏安全綜合考慮，對(duì)檔案安全和使用功能帶來(lái)巨大影響，因此，各檔案保管單位要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，對(duì)庫(kù)房安全管理進(jìn)行加強(qiáng)，體現(xiàn)其安全管理的職能，發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。

1 檔案庫(kù)房安全管理的必要性

庫(kù)房是存放檔案資源的重要場(chǎng)所，如果庫(kù)房存在安全隱患，則會(huì)影響檔案的日常查詢利用，為單位造成巨大損失。首先，開(kāi)展檔案庫(kù)房安全管理可以提升單位的檔案管理水平，優(yōu)化管理體系和管理制度;其次，安全管理還能夠保證檔案安全，避免紙質(zhì)檔案在保存中遺失和損壞，有助于發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值;最后，通過(guò)安全管理還能夠確保重要信息不外漏，尤其是涉及個(gè)人隱私或者國(guó)家安全的重要機(jī)密，具有巨大的安全價(jià)值。

2 落實(shí)檔案庫(kù)房硬件建設(shè)

1）防潮措施。檔案庫(kù)房主要保管紙質(zhì)檔案，檔案主體如果受潮會(huì)出現(xiàn)不同程度的損壞，通常情況下，庫(kù)房室內(nèi)濕度應(yīng)保持在45%～60%，便于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)久保管。因此，各檔案保管單位要落實(shí)好防潮措施。首先，庫(kù)房選址要盡量干燥朝陽(yáng)，不能選擇在濕氣較大的地下室，檔案長(zhǎng)期保管容易受潮;其次，在庫(kù)房中定期使用和更換干燥劑;最后，采購(gòu)除濕效果顯著的除濕器，對(duì)室內(nèi)濕度進(jìn)行科學(xué)控制。

2）防光措施。強(qiáng)光會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定程度的損壞。在日常保管中，防光是容易忽視的關(guān)鍵要素，為了避免強(qiáng)光對(duì)檔案產(chǎn)生光解作用，庫(kù)房需安裝窗簾，起到一定的防光作用?；蛘咧苯舆x擇密閉性好，不透光的房間作為檔案庫(kù)房也比較合適。

3）防盜措施。一些重要的檔案資源涉及社會(huì)甚至國(guó)家安全，為了避免檔案信息被盜取，需要做好防盜工作。首先，庫(kù)房要安裝具有較強(qiáng)防盜功能的防盜門(mén)窗，對(duì)其性能開(kāi)展定期檢查;其次，在庫(kù)房周圍安裝攝像頭，對(duì)其周圍情況開(kāi)展動(dòng)態(tài)檢查，有條件的單位可安裝生物防盜、紅外防盜等先進(jìn)裝置;最后，查閱檔案都要由管理人員陪同，避免發(fā)生檔案丟失事件，并且在管理人員的看護(hù)下完成查閱工作，通常情況下，檔案不能帶出庫(kù)房。

4）防火措施。在所有危害檔案安全的因素中，火災(zāi)位居首位，如果庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)，會(huì)導(dǎo)致檔案資源付之一炬，在安全管理中，防范火災(zāi)也是最為重要的內(nèi)容。首先，單位要建立和完善火災(zāi)防范預(yù)警系統(tǒng)，安裝高壓水霧滅火裝置，根據(jù)其滅火效果、維護(hù)方式和庫(kù)房的結(jié)構(gòu)組成、占地面積進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì);其次，根據(jù)檔案資源的類型添置滅火器，定期檢查和更換滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)可以正常使用;最后，規(guī)范管理人員的行為，嚴(yán)禁在庫(kù)房中吸煙和使用明火裝置，如果發(fā)現(xiàn)要給予嚴(yán)肅處理。

5）防塵措施?；覊m是影響檔案保管質(zhì)量的最關(guān)鍵因素，在以往的固化管理模式下，紙質(zhì)檔案在完成歸檔整理后，即收入到庫(kù)房中保管，但是由于檔案資源長(zhǎng)期得不到使用，在庫(kù)房中會(huì)積累大量的灰塵，灰塵不但會(huì)影響紙質(zhì)檔案的保管質(zhì)量，還會(huì)阻礙其正常使用，因此，各檔案保管單位要落實(shí)防塵措施。首先，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)部進(jìn)行系統(tǒng)性清理，有條件的單位可以安裝除塵設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)濕度合理，盡量避免灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)負(fù)面影響;其次，定期組織保管人員加強(qiáng)庫(kù)房除塵工作，在除塵中要注意保護(hù)檔案資源，不能弄臟檔案，避免其字跡模糊不清，為使用造成影響;最后，為進(jìn)一步做好防塵工作，還可以使用裝紙盒的方法，把一卷卷檔案裝入紙箱中，再放置在密集架上存放。

6）防蟲(chóng)措施。在檔案資源保存中，蟲(chóng)蛀是危害檔案保管質(zhì)量的關(guān)鍵因素，尤其對(duì)于長(zhǎng)期不使用的檔案，更加容易發(fā)生蟲(chóng)蛀情況，管理人員要給予檔案防蟲(chóng)以及高度重視，并且落實(shí)各項(xiàng)預(yù)防措施。首先，所有檔案在進(jìn)入庫(kù)房之前都要做好清潔工作，庫(kù)房?jī)?nèi)部要定期消毒清潔，避免庫(kù)房?jī)?nèi)滋生蛀蟲(chóng)，損壞紙質(zhì)檔案資源;其次，合理選擇防蟲(chóng)藥物，當(dāng)前市面上較為常用的防蟲(chóng)藥物包括蕓香、靈香草、冰片以及樟腦丸等，在選擇藥物中要使用長(zhǎng)期有效的藥物，并且根據(jù)其使用說(shuō)明正確使用;最后，定期組織人員對(duì)檔案蟲(chóng)蛀情況進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案存在蟲(chóng)蛀情況，要及時(shí)處理，如果紙質(zhì)檔案蟲(chóng)蛀嚴(yán)重，則需要及時(shí)備份，避免原始檔案丟失。

7）防鼠措施。鼠害是當(dāng)前檔案庫(kù)房管理中最為常見(jiàn)的問(wèn)題，誘發(fā)鼠害的原因較多，例如檔案庫(kù)房?jī)?nèi)衛(wèi)生情況較差、庫(kù)房位置選擇不合理、缺乏科學(xué)的防護(hù)措施，因此，相關(guān)單位要結(jié)合實(shí)際情況落實(shí)各項(xiàng)防鼠措施。首先，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吃飯或者存放食品，定期組織人員打掃庫(kù)房衛(wèi)生，及時(shí)發(fā)現(xiàn)老鼠并且殺滅;其次，老鼠喜歡在陰暗潮濕的環(huán)境下生存，在庫(kù)房位置選擇中，要盡量選擇干燥、朝陽(yáng)的位置，不能將地下室作為檔案庫(kù)房，在保證庫(kù)房空間的同時(shí)，也要確保庫(kù)房環(huán)境干燥;最后，定期在庫(kù)房中噴灑鼠藥，起到殺滅老鼠的作用。

3 落實(shí)檔案庫(kù)房軟件建設(shè)

1）制定安全制度。安全管理是庫(kù)房軟件建設(shè)的重中之重，在完善而科學(xué)的制度支撐下，各項(xiàng)管理工作才能有序開(kāi)展。首先，在構(gòu)建安全制度中，要涉及管理的各個(gè)方面，包括應(yīng)急預(yù)案、衛(wèi)生保潔、安全檢查、人員進(jìn)出以及檔案入庫(kù)等，保證制度規(guī)章的實(shí)用性以及合理性;其次，制度內(nèi)容要精化、細(xì)化，可以為管理提供指導(dǎo)，例如在人員進(jìn)出制度中，非管理人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫(kù)房中，在查閱檔案中要有管理人員陪同，在具體內(nèi)容的規(guī)范下，發(fā)揮制度在約束和規(guī)范方面的作用;最后，在完成制度體系建設(shè)后，制度不能一成不變，要根據(jù)環(huán)境變化、人員變化以及需求變化，對(duì)制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，促使制度更加具有普適性。

2）提升人員素質(zhì)。在開(kāi)展安全管理中，管理人員是落實(shí)各項(xiàng)工作的主體，其素質(zhì)和能力與管理成效具有密切關(guān)系，因此，各檔案保管單位要注重提升人員素質(zhì)。首先，定期組織現(xiàn)有管理人員開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提升人員的崗位能力、職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，進(jìn)而更好的面對(duì)崗位工作;其次，從多種途徑選撥管理人員，優(yōu)化管理隊(duì)伍的學(xué)歷層次;最后，合理劃分管理人員的崗位責(zé)任，所有人員都承擔(dān)一定的管理任務(wù)，避免發(fā)生問(wèn)題相互推諉。

3）引入信息技術(shù)。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域獲得深入應(yīng)用，并且取得顯著的效果，在庫(kù)房安全管理中，單位也要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保檔案資源安全。首先，為了避免紙質(zhì)檔案損壞，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行云保存，由于單位在長(zhǎng)期發(fā)展中積累了大量的紙質(zhì)檔案，其工作量較大，單位可根據(jù)檔案的重要等級(jí)優(yōu)先轉(zhuǎn)變電子檔案;其次，對(duì)檔案信息化管理軟件進(jìn)行安全防護(hù)，可與國(guó)內(nèi)知名的軟件企業(yè)進(jìn)行合作，設(shè)計(jì)具有較強(qiáng)實(shí)用性的軟件，進(jìn)而確保檔案安全。并且這項(xiàng)任務(wù)具有時(shí)代性、使命感甚至緊迫感。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案是一種寶貴的資源，在社會(huì)在發(fā)展中積累的經(jīng)驗(yàn)、技能和知識(shí)，庫(kù)房作為存放檔案的主要場(chǎng)所，各檔案保管部門(mén)需要給予其安全管理以重視，通過(guò)加強(qiáng)庫(kù)房安全管理的硬件和軟件，提升庫(kù)房安全等級(jí)，有助于發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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