醫(yī)院人事檔案管理工作淺析

季亞瑋 陳曉慶

摘 要：人事檔案管理是公立醫(yī)院人事管理工作中不可或缺的一部分。完整連貫的人事檔案是職工個人的各項活動的重要記載，更為醫(yī)院人力資源的各項管理提供了準確可靠的依據(jù)。針對目前醫(yī)院人事檔案的工作進行了幾點思考以期為人力資源處的工作提供新思路新方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;管理;人力資源

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.045

醫(yī)院的人力資源管理是一項復(fù)雜龐大的系統(tǒng)，伴隨著醫(yī)院發(fā)展的新的高度，給人力資源工作帶來了新的挑戰(zhàn)和新的機遇。而在醫(yī)院人力資源管理中，人事檔案的管理工作有著舉足輕重的作用。本人從以下幾點，結(jié)合工作中遇到的一些問題淺談醫(yī)院人事管理工作，以便提高人事檔案管理工作的效率，更好的適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟社會對公立醫(yī)院人事檔案管理的需要[1]。

1 加強與人力資源處其他崗位的交流

人事檔案工作崗位與醫(yī)院職工間的直接接觸并不是很多但也是保證人力資源管理效率的重要基礎(chǔ)，也是醫(yī)院內(nèi)控管理建設(shè)的工作要點。人事檔案的管理可以為人力資源處其他工作提供：1）收集醫(yī)院職工的個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力以及工作狀況等;2）是人力資源處管理工作的重要基礎(chǔ)，是醫(yī)務(wù)人員晉升、福利、工資待遇以及考核的重要依據(jù);3）通過強化醫(yī)院人事檔案的管理分析，為人力資源處提供更直觀、全面的醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)情況，為人員的錄用和考核提供重要的參考。及時準確的提供其所需要的職稱、工資、工齡等情況，并且及時索要最新產(chǎn)生的材料歸入檔案這也是日常工作重點之一。對于不屬于歸檔材料的予以剔除。通過溝通交流掌握其他崗位的工作動態(tài)，對于即將產(chǎn)生的材料做到心中有數(shù)[2]。根據(jù)自己掌握的政策文件，對即將產(chǎn)生的材料和自己所需要為人事檔案收集的材料分門別類，大大提高了工作效率。

2 加強與人才事務(wù)所的交流溝通

新時期醫(yī)院用人制度的改革，人才流動的市場化，接收的大中專，高校畢業(yè)研究生日益增多，“人事代理制”、“委托合同制”等用人體制的出現(xiàn)，給醫(yī)院干部人事檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。這就要求加強與人才事務(wù)所檔案業(yè)務(wù)的交流溝通，首先必須保證零散材料的安全及時的轉(zhuǎn)遞至人才事務(wù)所，保證其檔案內(nèi)容的及時更新。伴隨著醫(yī)院對人才的大力培養(yǎng)，個人產(chǎn)生的檔案材料日益增多，除了每年的事業(yè)單位人員考核表以及工資審批表，學歷材料也是爆炸式增長。其次，由于醫(yī)院越來越多的新制度聘用制員工的檔案存儲在人才事務(wù)所，在利用員工的檔案時顯得不那么方便，此時與人才事務(wù)所的交流溝通就顯得尤為重要，通過交流溝通一起制定了不同的表格制度便于職工的檔案利用。

3 加強與上級領(lǐng)導(dǎo)部門之間的交流

由于醫(yī)院的屬性決定了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的檔案以及一部分前期職工的檔案時存放在大學的組織部及人事科，后期員工中科級以上干部的人事檔案歸口至醫(yī)院黨辦管理。但是這些領(lǐng)導(dǎo)干部檔案的一手零散材料是本科室在收集整理，這就要求上級領(lǐng)導(dǎo)部門建立人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)。把需要歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到上級部門，定期聯(lián)系[3]。對零散材料進行收集、鑒定、登記等工作。由于醫(yī)院是江蘇省衛(wèi)生計生委直屬單位，應(yīng)不斷加強與上級領(lǐng)導(dǎo)部分的溝通協(xié)調(diào)，吃透最新政策文件精神，指導(dǎo)平時的工作。

4 加強醫(yī)院職工的檔案意識

檔案作為醫(yī)務(wù)人員個人情況和反應(yīng)人生軌跡的重要記錄資料，是醫(yī)院職工的最真實的寫照。定期進行檔案知識宣講普及，提高醫(yī)務(wù)人員的檔案意識，避免出現(xiàn)學歷材料自己保存幾年未上交的情況。普及干部人事檔案收集范圍，使醫(yī)院職工了解自己的哪些材料應(yīng)該補充至檔案里。曾經(jīng)就有人自己帶著本人檔案交到人才事務(wù)所，這是檔案意識薄弱的表現(xiàn)。對于醫(yī)院在編人員不會出現(xiàn)這種情況，因為任何人員的進出都有嚴格的政策規(guī)定和相應(yīng)的檔案記錄，并按照“檔隨人走”原則，對人事檔案管理相對人進行全程建檔和跟蹤管理。目前公立醫(yī)院編外人員的檔案管理主要是由單位委托政府主辦的人才交流中心進行管理。但我認為這種情況回有所改觀，隨著編外人員的增加與其對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展所作的貢獻而言，其檔案重新歸口到本單位的可能性極大，伴隨著檔案信息化數(shù)據(jù)化進程的加快，這項工作是可行的。

5 提高自身的綜合素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，具有一顆熱愛檔案事業(yè)的心，一顆具有高度責任感的心，一顆不斷學習進步的心，一顆甘于奉獻的心。

認真學習并貫徹執(zhí)行《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》。嚴格按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》的收集范圍，積極做好人事檔案材料的收集、整理、歸檔工作，完善檔案內(nèi)容，提高案卷質(zhì)量。制定干部人事檔案一系列的工作制度，并結(jié)合工作實際不斷的完善補充新的工作制度[4]。

檔案的電子化信息化是一種新的存儲方式、利用方式。檔案管理人員緊跟時代的步伐使檔案的收集利用存儲更加便捷綠色，這同時也就要求檔案管理人員具有良好的計算機使用技術(shù)，利用計算機不斷的挖掘新的人事檔案管理分析方法，充分利用計算機將醫(yī)院人才資源進行數(shù)字化，量化分析醫(yī)院人才隊伍[5]。

6 建立全面的信息化管理

人事檔案紙質(zhì)化管理模式由來已久，但是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，人事檔案的電子化迫在眉睫。電子化以后不但利于人事檔案的更新、保管和利用，還大大提高了工作效率，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。并且便于統(tǒng)計分析，方便領(lǐng)導(dǎo)層對人力資源的考察，對整個人力資源的工作起到一個提綱挈領(lǐng)的作用。人事檔案紛繁復(fù)雜，紙質(zhì)檔案的管理也是一個非常大的工作量。購買專業(yè)的大型的掃描儀器，將人事檔案的內(nèi)容分門別類掃描進系統(tǒng)。便于查詢利用。與此同時也應(yīng)該注意網(wǎng)絡(luò)安全，本單位的做法是用單獨的電腦，不連接外網(wǎng)使用，這就保證了信息的安全[6]。管理人員應(yīng)該對自己的人事檔案軟件了如指掌，將軟件的功能深入開發(fā)。對人員類別，人員性質(zhì)，人員學歷水平，職稱結(jié)構(gòu)等等進行統(tǒng)計分析，形成報表，希望能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的決策和部署。也希望醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層能夠足夠的重視人事檔案的發(fā)展，給與大力的支持，這也是醫(yī)院的一項基礎(chǔ)建設(shè)[7]。

7 小結(jié)

以上僅僅是自身工作得到的總結(jié)和反思，距離創(chuàng)新還有一段很長的距離。但我深知只有將以上工作做好才有基礎(chǔ)進行改革創(chuàng)新的道路。

伴隨著中國特色社會主義進入了新時代和習近平新時代中國特色社會主義思想下的公立醫(yī)院建設(shè)，人事檔案管理工作應(yīng)在自身發(fā)展規(guī)律的作用下，不斷的總結(jié)過去的經(jīng)驗，革新創(chuàng)新管理理念，全面提升人事檔案管理水平和質(zhì)量，促進人力資源各項工作可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻

[1]張春景.提高醫(yī)院檔案工作效率的探討[J].蘭臺世界，2009（1），70-71.

[2]任麗靜.淺談醫(yī)院檔案的綜合管理[J].蘭臺世界，2011（12），78.

[3]袁晶.基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2013（5），67.

[4]張淑娟.淺談如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（3），155.

[5]楊柳.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段探究[J].管理觀察，2015（1），181-183.

[6]牛永亮.信息化條件下的醫(yī)院人力資源管理[J].經(jīng)濟師，2019（1）：248-250.

[7]楊秀青.淺析醫(yī)院人事檔案管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019（30）：155-156.

作者簡介

季亞瑋（1987-），女，漢族，江蘇南通人，研究生，助理研究員，南通大學附屬醫(yī)院，研究方向：人事檔案管理。

通訊作者

陳曉慶（1984-），女，漢族，江蘇南通人，研究生，助理研究員，南通大學附屬醫(yī)院，研究方向：人力資源管理。