建筑工程檔案管理中存在問題及優(yōu)化措施探究

謝巖

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，建筑企業(yè)事項(xiàng)不斷增多，這在很大程度上增加了建筑工程檔案管理的工作量。就現(xiàn)階段建筑企業(yè)的檔案管理情況來看，還存在檔案控制力不足、檔案管理質(zhì)量較低、監(jiān)控手段缺乏等問題，亟待對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和完善?；诖?，本文對(duì)當(dāng)下建筑工程檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，提出了提升建筑工程檔案管理質(zhì)量的策略，期望能對(duì)建筑工程檔案管理起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;問題;優(yōu)化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.026

隨著信息時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理體系已經(jīng)不再適應(yīng)于當(dāng)前的建筑工程發(fā)展，因此，建筑企業(yè)需要在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上對(duì)工程檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以提升檔案管控質(zhì)量。信息技術(shù)的出現(xiàn)，恰好為其提供了有利的條件，在信息背景下需要轉(zhuǎn)變工程檔案管理工作方式、加快信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐、培養(yǎng)高水平的檔案管理人才，并利用信息技術(shù)為企業(yè)提供精確的檔案數(shù)據(jù)，以此全面提升建筑工程檔案的質(zhì)量管控效率。

1 建筑工程檔案管理存在的問題

1）檔案管理制度缺陷。當(dāng)前建筑工程檔案管理工作存在一定的缺陷，管理模式仍需要完善和提升。首先是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作重視度不足。其次是從事檔案管理的人員任務(wù)繁重，若要加強(qiáng)工程檔案管理工作，會(huì)加大往后工作的強(qiáng)度，使得檔案管理工作變得更加繁重[1]，這就在一定程度上讓員工散失了檔案管理工作的積極性。另外，企業(yè)對(duì)于管理人員的管理制度不夠完善，建筑企業(yè)上級(jí)部門對(duì)檔案管理工作長(zhǎng)期不夠重視，導(dǎo)致這些年來出現(xiàn)的問題較多，疏于管理而出現(xiàn)的問題不勝枚舉，這點(diǎn)而言，需要加強(qiáng)上級(jí)部門對(duì)工程檔案管理工作的重視度。

2）企業(yè)可操作型事務(wù)較多。建筑企業(yè)檔案管控人員在工作中存在的可操作性事務(wù)較多，如若在這時(shí)進(jìn)行工程檔案管理，就必然會(huì)使得工程檔案管理人員力不從心，影響到職能發(fā)揮的同時(shí)還會(huì)在一定程度上阻礙檔案管理工作模式的創(chuàng)新。近些年來由于建筑單位制度的變革，導(dǎo)致其中的檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，使得檔案管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉[2]，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作，這對(duì)提升工程檔案管理效率造成了較大影響。

3）高素質(zhì)管理人才缺乏。新時(shí)代背景下最為關(guān)鍵的就是高素質(zhì)的檔案管理人員，工程檔案管理所涉及的內(nèi)容眾多，且復(fù)雜度和綜合度較高，這就意味著信息量劇增和會(huì)對(duì)檔案管理人員提出更高的專業(yè)素質(zhì)，要求他們具備、富的知識(shí)儲(chǔ)備以及檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。而就實(shí)際情況而言，符合上述需求的綜合型人才不足，且普遍素質(zhì)不高。當(dāng)下建筑企業(yè)人員中最突出的問題是檔案人員的專業(yè)素質(zhì)問題，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平不一，有的甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就進(jìn)入工程檔案管理中，這種來自多渠道而形成的隊(duì)伍缺乏甚至根本就不具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，不利于提升工程檔案質(zhì)量管控效率。

4）信息時(shí)代對(duì)工程檔案管理的要求不斷增高。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)于建筑工程檔案管理要求也在不斷提升，一方面由于現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方式變得更加復(fù)雜，使得檔案管理方式變得多樣化，所以在具體選擇和實(shí)施過程中需要大量的職業(yè)判斷，決策者的樂觀態(tài)度或者悲觀態(tài)度將會(huì)直接影響檔案管理目標(biāo)的確定，最終對(duì)工程檔案管理工作造成極大的影響。

2 提升建筑工程檔案管理效率的優(yōu)化策略

1）工程檔案管理工作信息化。檔案管理信息化實(shí)際上就是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子化的管理手段來開展相應(yīng)的檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)信息化技術(shù)開展的檔案管理工作和傳統(tǒng)的管理工作效率更高，精確度更高[3]，并且工程信息更加完整，更加可靠，相關(guān)工作人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)軟件有一定的了解，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，利用計(jì)算機(jī)軟件和程序來實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的檔案管理工作，極大提升檔案管理效率。具體而言，建筑檔案管理部門可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將工程檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對(duì)檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對(duì)于提升建筑工程檔案信息管理的實(shí)效性有重大意義。

2）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理理念，建立完整的工作體制。建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要嚴(yán)格按照相關(guān)的法律規(guī)章制度建立安全的、標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)管制度，并且要在此基礎(chǔ)上加大管理力度，明確檔案管理主體，明確每一位檔案管理人員的職責(zé)，讓工作人員在信息化背景下的檔案工作有明確的方向，并對(duì)相關(guān)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，盡可能符合“推進(jìn)國(guó)家治理體系”的要求[4]，遵守“建筑工程檔案管理辦法”，然后從促進(jìn)治理結(jié)構(gòu)角度來實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，全面提升檔案管理效率。新的檔案管理體制必須能夠代表主體內(nèi)容、必須精確以及管理方法必須要適合客觀涉及的標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)一些關(guān)于立項(xiàng)、審批以及勘察設(shè)計(jì)等方面的先進(jìn)管理理念，建立出完整的工程檔案管理管理制度。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。建筑工程檔案管理工作的信息化離不開管理人員，這就需要企業(yè)要構(gòu)建出一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并按照實(shí)際需求對(duì)每一位管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，用培訓(xùn)或者考核的方式，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合職業(yè)素質(zhì)，要保證每一位人員都通過考核[5]。與此同時(shí)，還要及時(shí)更新檔案管理工作、更新退休人員、引進(jìn)新的素質(zhì)高的專業(yè)型人才，以提升檔案管理的整體工作水平。

4）完善基礎(chǔ)檔案管理設(shè)備。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證工程檔案完整的前提條件。建筑工程檔案部門要根據(jù)“檔案工作條例”中的規(guī)定，建立出一個(gè)堅(jiān)固的、防水防火的專用檔案庫(kù)，檔案庫(kù)中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定，需要將工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進(jìn)行分開管理，將管理庫(kù)中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房?jī)?nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等辦公設(shè)備，并解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管卻無人看管的情況出現(xiàn)，管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大的影響到建筑工程檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，建筑檔案管理部門需要建立一個(gè)工程檔案歸檔整理及檢查核對(duì)制度，并將這些制度落到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)不查，不在本工程范圍內(nèi)不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

3 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的到來為建筑工程檔案管理指明了方向，但是同樣帶來了巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)需要注重檔案管理工作的重視度，將檔案管理作為重要的工作內(nèi)容，并在此過程中不斷創(chuàng)新和完善檔案管理體系，加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐、配置高素質(zhì)的工程檔案管理人員，以此來全方位提升檔案管理工作效率、有效的規(guī)避檔案流失風(fēng)險(xiǎn)，保證建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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