當(dāng)前事業(yè)單位檔案整理工作概述

任曉麗

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的迅猛發(fā)展促使各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，其中事業(yè)單位也不例外，現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位對本單位的檔案整理工作仍然缺乏相應(yīng)重視。檔案是一個(gè)單位的歷史，而檔案整理工作的質(zhì)量水平會(huì)對單位的平穩(wěn)發(fā)展起到直接影響。本文從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案整理工作現(xiàn)狀入手，分析事業(yè)單位檔案整理工作優(yōu)化措施，旨在進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案整理工作整體質(zhì)量水平，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案整理工作;歸檔區(qū)域

檔案整理工作本就是對其按照一定的內(nèi)容和形式特征對檔案進(jìn)行系統(tǒng)性、條理性加工過程，其中可以根據(jù)檔案內(nèi)容記載知識(shí)按條理規(guī)律，同時(shí)也可以按照檔案表達(dá)內(nèi)容方式和載體形式進(jìn)行整理歸納，在實(shí)際工作中按照兩種方法有效結(jié)合的形式落實(shí)。檔案整理工作在檔案整理過程中，分類、組卷排列是整理工作的核心，檔案系統(tǒng)化和條理化需要通過這些環(huán)節(jié)有效落實(shí)，然而現(xiàn)階段部分事業(yè)單位對于檔案整理工作未能給予充分的重視，更未能意識(shí)到檔案整理工作對于事業(yè)單位不斷前進(jìn)有著直接影響，若事業(yè)單位檔案整理工作水平較低會(huì)對單位發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案整理工作中所存在的問題

1）搜集力度弱，管理無序。一個(gè)事業(yè)單位的建立大多是由政府各部門之間的協(xié)調(diào)和合作通力完成的，所涉及的部門數(shù)量較多，且資料范圍廣，它是一項(xiàng)浩大項(xiàng)目，其中包含征地、裝修以及各種事務(wù)，任務(wù)繁重，工作內(nèi)容較多，再加上各部門并沒有明確成立，各部員并不清楚個(gè)人職責(zé)所在，更沒有專門對資料進(jìn)行系統(tǒng)性分類，造成整理工作不夠系統(tǒng)、不夠規(guī)范。

2）未意識(shí)到檔案工作的重要意義。有多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為，檔案整體工作技術(shù)含量較低并沒有存在的意義，未能對檔案工作給予相應(yīng)的重視，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都未能對其給予真正重視，僅僅流于表面，這種工作狀態(tài)導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案工作質(zhì)量水平較低，而且這一問題也是當(dāng)前各事業(yè)單位檔案整理工作水平停滯不前的關(guān)鍵因素。

3）檔案工作人員整體素質(zhì)水平低。部分事業(yè)單位未能設(shè)置專業(yè)的檔案整理人員，他們沒有專業(yè)的崗位和編制，大多都是文秘等人員身兼數(shù)職，這一狀況檔案整理工作在工作時(shí)大多流于表面，文秘等兼職人員未能意識(shí)到這一工作的重要意義，再加上文秘等人員檔案整理專業(yè)素養(yǎng)較低，無法將重心放在檔案整理工作上，導(dǎo)致檔案整理工作質(zhì)量水平停滯不前。再加上檔案管理工作很難做到派專人負(fù)責(zé)，也沒有能夠?qū)ｉT招聘專業(yè)檔案管理人員的可能，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量水平較低。

2 檔案整理工作主要內(nèi)容

檔案管理工作大多是對檔案根據(jù)其內(nèi)容和形式特征進(jìn)行有序加工的一個(gè)過程，其中檔案整理工作會(huì)根據(jù)檔案內(nèi)容所記載的知識(shí)按條理進(jìn)行分類，或是按照檔案表達(dá)內(nèi)容方式和載體形式對其進(jìn)行分門別類，在實(shí)際工作中這兩者大多是結(jié)合完成的。檔案整理工作的具體內(nèi)容主要分為分類、組卷、排列、編目等，其中排列工作可以劃分為卷內(nèi)文件排列和卷的排列這兩部分。編目工作可以分為圈內(nèi)文件編碼和編制案卷目錄這兩部分。在具體工作的過程工序主要為分類組卷、卷內(nèi)文件排列、卷內(nèi)文件編目、案卷排列、編制案卷目錄系列工序。在進(jìn)行整理過程中和排列屬于整理工作的核心部分。檔案整理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化、條理化，需要這些環(huán)節(jié)共同完成。編目是鞏固整理工作成果的關(guān)鍵步驟，需要通過編目工作促使檔案分類組卷排列能夠取得有效成果，促使檔案管理水平穩(wěn)步提高，依照相關(guān)文件規(guī)定檔案整理工作分為兩個(gè)階段，需要分別在兩個(gè)部門內(nèi)完成。首先第一階段是在行政文件部門內(nèi)進(jìn)行組卷、卷內(nèi)文件排列和編目案卷排列和編目等多項(xiàng)工作。其次是對檔案進(jìn)行分類和排列，實(shí)現(xiàn)全部檔案的系統(tǒng)化和條例化。在實(shí)際工作中，檔案部門要收集零散檔案，需要從始至終全部進(jìn)行整理工作。檔案整理工作水平的高低會(huì)對檢索結(jié)果產(chǎn)生直接影響。其分類和組件的系統(tǒng)僅具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)，若是檔案整理質(zhì)量較低，編制檢索工具就會(huì)遇到各種困難。由于案卷本身組合大多混亂無序，因此不能編制案卷級的檢索工具，若是整理效果較差便會(huì)直接影響編目、影響檔案號的有序化，甚至?xí)y以對其進(jìn)行檢索標(biāo)記。如果檔案整理水平較低便會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)部的聯(lián)系被破壞，造成檔案具有緊密聯(lián)系的文件錯(cuò)誤分散于若干個(gè)卷中。這表明即使編制了文件級的檢索工具也會(huì)導(dǎo)致檢索效率受到影響。除此之外，檔案收集工作有著一定的反饋功能，通過檔案整理工作促使檔案更加有序化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的不完整和不準(zhǔn)確，將其反饋于收集工作并對其采取及時(shí)補(bǔ)救的有效措施，促使檔案更加完整和準(zhǔn)確，提高整理工作整體效率。

3 事業(yè)單位檔案整理工作優(yōu)化措施

1）規(guī)范歸檔區(qū)域。事業(yè)單位的歸檔范圍是以現(xiàn)實(shí)活動(dòng)作為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)的，檔案整理內(nèi)容能夠清晰且準(zhǔn)確的反映出事業(yè)單位日常的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對于接收到的資料要對其進(jìn)行清楚且確定的認(rèn)知，了解這資料屬于哪方面內(nèi)容，保證事業(yè)單位內(nèi)的每一項(xiàng)檔案資料都有著較高的完整性并對其進(jìn)行歸檔，防止發(fā)生檔案遺漏，充分體現(xiàn)出現(xiàn)保障檔案資料的價(jià)值和意義。歸檔范圍是以單位中所出現(xiàn)的是現(xiàn)實(shí)活動(dòng)為主，對單位中職能活動(dòng)和業(yè)務(wù)方面的工作進(jìn)行深入反映，對外單位資料而言，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工還是部分非隸屬關(guān)系的單位，都需要清楚檔案整理工作對事業(yè)單位的重要意義，將檔案是否與單位有直接關(guān)系、是否需要實(shí)施辦理、是否有實(shí)際運(yùn)用價(jià)值作為歸檔出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不可以發(fā)生所有文件都統(tǒng)一歸檔的情況，更不能發(fā)生遺漏高價(jià)值文件的失誤行為，要通過多種形式的結(jié)合和利用促使檔案方面的整理工作更加合理。

2）建立健全管理機(jī)制。檔案整理工作有著較強(qiáng)的法制意識(shí)，這是工作順利完成的基礎(chǔ)條件。若想要做好檔案方面的整理工作便需要利用一系列法律法規(guī)，宣傳檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容，不斷提高員工在工作中的實(shí)際法律意識(shí)，促使一系列工作的開展能夠嚴(yán)格按照法律條款進(jìn)行。檔案整理對于單位來說有著不可替代的重要意義，它能夠全面了解事業(yè)單位的歷史情況并反映當(dāng)前事業(yè)單位基本運(yùn)營狀況，并在此基礎(chǔ)上對未來進(jìn)行展望。因此相關(guān)事業(yè)單位可以從多方面入手，強(qiáng)調(diào)檔案方面的建設(shè)和規(guī)范，將檔案整理工作列入單位發(fā)展規(guī)劃以及年度計(jì)劃中，強(qiáng)調(diào)檔案整理工作的重要性，將一系列檔案方面的整理工作落到實(shí)處，促進(jìn)檔案方面整理工作的落實(shí)能夠更加高效。

3）加大檔案整理工作力度。事業(yè)單位對檔案信息更好的進(jìn)行使用，是由于其擁有極為深厚的信息基礎(chǔ)。也因?yàn)檫@些，事業(yè)單位不論領(lǐng)導(dǎo)級別，還是普普通通的對檔案進(jìn)行管理的職工，均需要將發(fā)展檔案信息資源當(dāng)成一個(gè)十分重要的任務(wù)對待，只有收集的資源越來越多，對這些資源也就能更大程度的利用，當(dāng)事業(yè)單位檔案信息資源的發(fā)展工作得到重視，收集到越來越多的資源，事業(yè)單位檔案信息資源的實(shí)際使用才有機(jī)會(huì)更為方便快捷。事業(yè)單位相關(guān)的管理部門應(yīng)當(dāng)迅速，精準(zhǔn)搜集更多的檔案資源，最高程度地放寬征收檔案的門檻，時(shí)刻對事業(yè)單位檔案資源進(jìn)行補(bǔ)充，保障對檔案的開發(fā)工作能夠有所保證。

4 結(jié)語

整體人員要立足于單位檔案管理工作實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)和借鑒最先進(jìn)的檔案管理研究成果，并依據(jù)時(shí)代發(fā)展潮流對工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，履行自身職責(zé)，按期、定時(shí)整理檔案并對其進(jìn)行妥善保管。同時(shí)，檔案整理的過程是不斷變化的，它對于檔案工作整體質(zhì)量水平有著直接影響，要正確認(rèn)識(shí)和處理服務(wù)創(chuàng)新與工作之間的關(guān)系，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，全面提升事業(yè)單位檔案整理工作質(zhì)量水平。

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