提高事業(yè)單位檔案文書管理的質量和水平的措施探析

劉金龍

摘 要：基于新時期發(fā)展需要，機關事業(yè)單位為推動內部發(fā)展規(guī)范化，在數量上擴充了檔案規(guī)模，這也增加了檔案文書管理工作的壓力。文書檔案作為事業(yè)單位的重要部分，在事業(yè)單位整體發(fā)展進程中起到了記錄作用，是寶貴的資源財富。文書檔案管理對專業(yè)性、保密性要求嚴格。因此，需要工作人員高度重視。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案文書;檔案管理

在事業(yè)單位中，檔案文書管理十分重要，其既包括技術性、政治性，還將服務性涵蓋在內，能夠完整對各時期事業(yè)單位工作開展予以記錄，是其重要的資料、信息來源。文書檔案管理的科學化、高效化，能夠有效提升事業(yè)單位決策的正確性，推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 基于事業(yè)單位分析檔案文書管理的重要性

無論是對相關單位還是部門而言，文書檔案管理工作具有極強的保存價值，能夠有效實現(xiàn)文件材料的收集、整合以及儲存，這也是文書檔案管理的主要工作流程。以管理文書檔案作為出發(fā)點，事業(yè)單位應高度重視包括信息收集以及分類在內的全流程工作，確保信息以及數據收集的準確度，避免誤差的出現(xiàn)，對單位內部決策造成影響。在日常工作中，工作人員應嚴格把控相關規(guī)定以及標準，做好檔案、編目的后期整理工作，落實文書檔案保管工作，在整體上提升檔案管理工作的規(guī)范化，便于后續(xù)文書檔案的查找。針對一些已經失去利用價值的檔案，工作人員應及時予以銷毀，以免占用不必要的空間，使文書檔案管理質量顯著提高。基于新時期，工作人員應將全新的時代內涵融入到文書檔案管理工作中，推動意義的延伸。

2 在事業(yè)單位檔案文書管理中的常見問題分析

2.1 檔案文書管理工作重視度缺失

在事業(yè)單位內部，文書檔案管理工作重視程度不高的情況較為普遍，特別是針對一些事業(yè)單位而言，領導層往往對文書檔案管理工作不加重視，將其視為一件普通的辦公室事務處理，造成了管理工作混亂的情況。同時，基于當前對檔案管理工作保密性不佳的現(xiàn)象，一旦未將檔案的保密性作為一項重要原則，就會造成相關數據無法發(fā)揮實際效用，對單位內部決策工作的開展十分不利。

2.2 檔案文書管理人員專業(yè)素質欠缺

辦公室文書檔案管理工作具有復雜性，對工作人員的素質要求相對較為嚴苛，但是在文書檔案管理過程中，往往存在一些工作人員自身素質不高的問題，無論是專業(yè)技能，還是相關理論知識的掌握都存在一定程度上的不足，與當前管理檔案需求不相符合。除此之外，事業(yè)單位內部檔案文書管理人員年齡普遍較大，造成學習動力嚴重不足，嚴重影響了檔案文書管理效率的提升。

2.3 檔案文書管理制度健全程度不高

相當一部分事業(yè)單位對文書檔案管理存在認知不全面的顯現(xiàn)，在沒有完成制度保障的情況下，認為其僅僅是一項文書檔案整理、分類工作，對文書檔案管理工作的認識存在偏差。同時，在事業(yè)單位內部，還存在一部分員工在檔案整理過程中沒有遵循操作流程進行，檔案流失，導致單位損失嚴重。除此之外，在文書檔案管理中，體系完善度不高，將會出現(xiàn)部門責任劃分不明確的情況，加劇了推諉事件的出現(xiàn)，在工作依據缺乏的情況下，文書管理工作的難度將會進一步加大[1]。

3 事業(yè)單位檔案文書管理的質量和水平提高措施

3.1 提高對檔案文書管理工作的重視度

以文書檔案管理作為出發(fā)點，其在事業(yè)單位的辦公室工作中具有重要影響。因此，強調應在事業(yè)單位領導層中提高對檔案文書管理的重視度。領導層應積極參與到文書檔案管理工作整體規(guī)劃中，強調其主動性，積極出謀劃策的同時，要將檔案的保密性要求提上日程。基于全局化視角，全面統(tǒng)籌辦公室文書檔案工作，以近期工作展開，探索多樣化管理方法，并將其應用到實際工作中來。除此之外，在，在整個檔案文書管理工作的過程中，相關領導應提高對工作的關注度，秉承著親力親為的原則，了解員工工作狀態(tài)，嚴格檢查，將責任落實到個人身上，進行檔案管理經驗、做法的推廣。領導層應切實發(fā)揮帶動作用，確保內部辦公室文書檔案管理工作質量的顯著提升。

3.2 優(yōu)化檔案文書管理人員專業(yè)素質

要想得到檔案文書管理工作的效益最大化，應切實發(fā)揮管理人員的重要作用。以文書檔案管理工作制度落實作為基礎，強化管理人員素質的提升。以增強管理意識出發(fā)，借助相關培訓工作開展，要求工作人員應充分把控整體規(guī)范管理原則，樹立良好的檔案法律意識，全面推動自身綜合業(yè)務能力的提高。建立在良好的專業(yè)水平基礎上，工作人員能夠游刃有余地解決管理工作中的突發(fā)性問題，推動事業(yè)單位內部文書檔案管理呈現(xiàn)出更為良好的發(fā)展態(tài)勢，與行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求相一致。管理人員應注重自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，積極參與到單位中的各項培訓中來，以更加專業(yè)的態(tài)度做好檔案文書管理工作。

3.3 加強檔案文書管理制度建設

以檔案文書管理制度作為基礎，以事業(yè)單位內部領導層的重視度作為關鍵，管理人員應把控文書檔案管理的深刻內涵以及工作重點，確保其檔案管理工作的作用、功能得到最大化發(fā)揮。強化文書檔案管理工作的有效性，應注重外部環(huán)境的塑造，通過提升管理人員對工作的重視度，借助制度規(guī)范及時發(fā)現(xiàn)當前事業(yè)單位內部檔案管理中存在的問題，全面提升檔案管理水平的標準化。

3.4 結合現(xiàn)代化手段，優(yōu)化檔案文書管理效率

結合互聯(lián)網產業(yè)發(fā)展，應將現(xiàn)代信息技術有機融入到實際文書檔案管理中，在逐漸增多的文書檔案管理工作中，減輕管理人員的工作壓力。充分發(fā)揮信息技術優(yōu)勢的同時，使文書檔案管理流程得到進一步簡化，不僅提高了其工作效率，還使其工作內容的準確性顯著增強。以實際發(fā)展出發(fā)，事業(yè)單位應根據自身管理情況，加快新型管理模式的構建，推動管理的數字化、統(tǒng)一化進程，確保檔案管理資料準確性更高，為相關決策人員提供有效參考。具體而言，借助計算機網絡技術，不僅能夠符合文書檔案管理質量的提升需求，還能夠提高工作的精準度。將計算機系統(tǒng)應用到實際管理工作中，可以使領導層更加快速了解到各級工作情況。因此，在構建一體化管理模式中，工作人員應系統(tǒng)分析計算機技術與文書檔案管理的深度融合。要求工作人員應具備熟練的計算機操作技術，保證文獻檢索速度。同時，健全統(tǒng)一化的文書檔案管理，要求各項管理制度應體現(xiàn)出規(guī)范化特點，強調管理制度應符合事業(yè)單位發(fā)展。統(tǒng)一化管理模式的優(yōu)勢在于可以實現(xiàn)各科室的統(tǒng)一管理，要將批注簽字納入管理制度內容中，無論是材料的進庫還是出庫，應具有完整的審批簽字流程，確保檔案管理的安全性[2]。

4 結論

就事業(yè)單位而言，通過有效落實文書檔案管理工作，能夠有效推動內部各項工作的開展，與新時期發(fā)展形勢具有一致性。事業(yè)單位應切實強化對文書檔案管理工作的總體規(guī)劃，建立在完善的制度保障基礎上，著力于相關管理人員培訓工作的開展，確保檔案文書管理質量、水平的進一步提高。

參考文獻

[1]韋珉.提升機關事業(yè)單位文書檔案管理質量的建議[J].辦公室業(yè)務，2020（07）：113-114.

[2]韓娟.提高事業(yè)單位文書檔案管理質量的幾點思考[J].城建檔案，2019（09）：59-60.