信息化背景下的高校行政管理創(chuàng)新研究

高 芳，楊 繼

(1.長春科技學院 信息化中心，吉林 長春 130600；2.長春科技學院 智能制造學院，吉林 長春 130600)

0 引言

行政管理是高校內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在高等教育覆蓋面逐漸擴大及高校行政體制改革不斷深化的背景下，應強化行政管理工作。行政管理方面的工作具有復雜化、高難度、多層次性等特點，為了提高行政管理效率，則需要根據(jù)高?？蒲小⒔虒W、后勤等方面的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新管理方法，最重要的是應根據(jù)信息化的時代要求構建高效能管理體系[1]。本研究分析了在信息化條件下創(chuàng)新高校行政管理模式的相關問題，旨在確保行政管理工作方式、效率等，滿足高校提升科研質(zhì)量與教學質(zhì)量的要求。

1 信息化背景對行政管理提出的要求

在信息時代，傳統(tǒng)的行政管理方式必將發(fā)生變革，只有不斷變革及創(chuàng)新行政管理方式，才能更好地滿足信息化時代背景的發(fā)展要求。為了保證在創(chuàng)新管理方式的過程中堅持正確的方向，應把握好信息時代背景對行政管理工作所提出的基本要求。首先，在行政管理中應保證領導者能夠做出高效率與準確的決策，包括財務開支決策、科研項目決策及人事變動決策等[2]。其次，需要進一步提升行政工作的管理效率。管理效率主要由信息交流的暢通性決定，如高校中的各機構、各系(學院)及各行政部門之間能夠及時傳遞、交流信息，則可以有效提升行政管理工作的效率。最后，信息化的時代背景還對高校中的行政管理工作提出了合作密切化、信息資源利用方便化與快捷化的要求。高校中的各個部門與機構可以通過校園網(wǎng)及時傳遞文件信息及相關數(shù)據(jù)，這就能夠為各部門之間的密切合作提供有效的信息支撐，確保各個部門間實現(xiàn)密切合作，進而使行政管理工作成效得到有效改進?？旖菖c方便使用信息資源是信息時代背景下創(chuàng)新管理行政工作的基本前提，所以需要保證各高校、高校內(nèi)各機構之間的信息能夠得到高效傳遞與共享，使行政管理人員能夠在最短的時間內(nèi)獲得需要的信息資源。

2 信息化背景下高校行政管理的創(chuàng)新途徑

2.1 完善行政管理OA系統(tǒng)

建設功能完備的辦公自動化(Office Automation，OA)系統(tǒng)是高效開展行政管理工作的基礎，OA系統(tǒng)也能夠為行政決策提供必要依據(jù)，保證行政決策具有科學性與合理性的特點。為了完善行政管理OA系統(tǒng)，可以從以下幾個方面入手。首先，應注重根據(jù)行政管理工作的基本要求對OA系統(tǒng)中的應用功能進行及時調(diào)整與補充。例如，從目前我國高校的行政工作來看，需要確保OA系統(tǒng)具備移動辦公功能、系統(tǒng)管理功能、個人辦公功能、公共信息功能、表單管理功能、流程管理功能、綜合辦公功能及公文管理功能等。其中個人辦公功能應包括：個人設置模塊、手機短信模塊、日常安排模塊、待辦事宜模塊等。公共信息功能應包括共享文檔模塊、公告通知模塊等。綜合辦公功能則應包括：用章管理、接待管理、用車申請等模塊。公文管理功能應包括：請示報告及督辦管理等模塊[3]。其次，在創(chuàng)新行政管理工作時應重視保障OA系統(tǒng)的安全性。OA系統(tǒng)需要通過Internet實現(xiàn)信息共享，且在通信時基于TCP/IP協(xié)議，因此具有一定的開放性，這就為行政管理信息的傳遞提供了便利，但埋下了系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失及資料泄露等安全隱患。對此，應重視采用安全保護措施，包括：防火墻、入侵檢測保護系統(tǒng)、VPN、身份認證、封鎖系統(tǒng)、數(shù)據(jù)容災及備份等保障系統(tǒng)的安全性，盡量減少系統(tǒng)因感染病毒及遭到黑客攻擊等埋下不良安全隱患，保障OA系統(tǒng)能夠為行政管理工作的持續(xù)進行提供有效的技術支撐。

2.2 加強規(guī)范化、陽光化管理

強化規(guī)范化及陽光化管理是保障信息暢通及信息公開的前提，也是確保行政管理職能得到充分發(fā)揮的條件。在信息化的時代背景下，應注意為規(guī)范化及陽光化的行政管理創(chuàng)設必要的環(huán)境氛圍與條件。首先，可以在開展行政管理工作的過程中應用信息主管(Chief Information Officer，CIO)體制。CIO的主要職責為管理組織中事務，在管理行政事務的過程中需要堅持民主化的原則，確保行政管理信息能夠在高校職能部門之間及時傳遞，保證信息傳遞過程具有時效性，同時減少管理者決策的隨意性[4]。其次，在規(guī)范化管理高校行政事務的過程中，要重視根據(jù)信息時代發(fā)展的需要不斷對相應的管理制度進行完善，確保管理制度成為約束行政管理過程的法規(guī)，并由此確保管理體系能夠實現(xiàn)穩(wěn)定運行與長期運行。例如，可以根據(jù)信息化的管理需要對后勤管理、財務管理、招生分配、社會實踐、人力資源、科研及教學管理等方面的制度進行有針對性的完善。在陽光化管理方面，應認識到合理運用行政權力是建立信息化行政管理機制的基本前提，并確保能夠在最大限度上實現(xiàn)行政信息共享。在減少權力真空問題的基礎上，陽光化管理高校所參與的經(jīng)濟活動、透明化支配用于建設基礎設施的各類資源，從而有效鏟除滋生職務犯罪或各類腐敗的土壤。應重點抓好容易出現(xiàn)腐敗問題的行政管理環(huán)節(jié)，包括：物資招標與采購環(huán)節(jié)、工程建設環(huán)節(jié)、財務管理環(huán)節(jié)及招生環(huán)節(jié)等，通過公開信息保證信息共享，以實現(xiàn)陽光化管理。

2.3 提升信息素養(yǎng)

信息素養(yǎng)指的是可以及時認識所需信息，并快速檢索、評估以及利用信息開展相應工作的一項綜合性能力。對于高校中的行政管理人員而言，培養(yǎng)良好信息素養(yǎng)對于科研信息化、教學信息化管理能力的提升有著非常大的幫助，因此在創(chuàng)新行政管理方式的過程中要充分重視培養(yǎng)及提升相關人員的信息管理意識、倫理道德、知識及應用能力等。遵守信息倫理是培養(yǎng)良好信息素養(yǎng)的基本要求，對于違背倫理道德的不良信息，包括攻擊性言論、不文明言論等，需要做到自覺過濾，避免行政管理工作受到外界不良信息、垃圾文件的侵蝕、干擾，保證行政管理始終在正確的思想方針政策的指導下開展。在信息意識方面，一方面，要重視提升對于有用信息的持久注意力與敏銳感受力，及時洞察、發(fā)掘以及捕捉與行政管理有關的信息。另一方面，保證行政人員擁有扎實、全面的信息管理知識也是提升信息素養(yǎng)的基本要求[5]。為了保證在信息化的時代背景下順利開展行政管理工作，相關人員要注重及時擴充與完善自身信息知識架構，包括：計算機網(wǎng)絡技術、信息文化、信息發(fā)展前景、信息特征、信息構成及信息本質(zhì)等。此外，具備信息能力也是創(chuàng)新行政管理工作的重要保障。信息能力主要包括：行政管理信息的處理能力及應用能力等，具體指在開展管理工作時需要熟練應用信息技術、通過利用各種渠道及時收集有用信息，在同事與同事、上級與下級、各職能部門相互溝通時，可以用信息技術作為載體，包括：網(wǎng)絡發(fā)布及電子郵件等。

3 結語

綜上所述，信息時代對高校中的行政管理工作提出了許多新的要求。為了確保行政管理的工作方式、方法及理念能夠適應信息時代的發(fā)展要求，應重視不斷創(chuàng)新管理模式，包括：強化規(guī)范化、陽光化管理等，以高效率的工作方式促進高校行政體系的不斷優(yōu)化與完善。