規(guī)范基層電大學(xué)籍檔案管理的對(duì)策思考

金育文

（福建省泉州市機(jī)關(guān)干部文化學(xué)校 福建 泉州 362000）

規(guī)范基層電大學(xué)籍檔案管理的對(duì)策思考

金育文

（福建省泉州市機(jī)關(guān)干部文化學(xué)校 福建 泉州 362000）

本文對(duì)當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的突出問(wèn)題及其原因進(jìn)行深入分析，認(rèn)為應(yīng)從加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、建立健全規(guī)章制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制等方面規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作。

基層電大；學(xué)籍檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

建立完整的學(xué)生學(xué)籍檔案，規(guī)范基層電大學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)于推進(jìn)電大教學(xué)改革、增強(qiáng)電大辦學(xué)的競(jìng)爭(zhēng)力、提高電大教育質(zhì)量和辦學(xué)水平、提升電大學(xué)生就業(yè)能力、促進(jìn)電大教育事業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展具有特別重要的現(xiàn)實(shí)意義。為適應(yīng)社會(huì)和學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的新要求、新期待，有必要對(duì)當(dāng)前基層電大學(xué)籍檔案管理中存在的突出問(wèn)題及其原因進(jìn)行深入分析，研究學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的對(duì)策和思路。

一、當(dāng)前基層電大學(xué)籍檔案管理中存在的突出問(wèn)題

（一）學(xué)籍檔案材料收集不及時(shí)、不完整。一是招生材料收集不及時(shí)、不完整。由于擴(kuò)招、補(bǔ)錄等原因延長(zhǎng)了招生期，導(dǎo)致招生材料難以及時(shí)、完整收集。二是學(xué)生成長(zhǎng)記錄材料收集不及時(shí)、不完整。學(xué)生在學(xué)期間的評(píng)優(yōu)評(píng)先獎(jiǎng)勵(lì)材料及其作弊、違紀(jì)、處分材料和社會(huì)實(shí)踐文書表格等反映學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的材料形成于不同時(shí)間，涉及多個(gè)部門，難以及時(shí)、完整收集。三是學(xué)籍異動(dòng)材料收集不及時(shí)、不完整。當(dāng)前學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)呈現(xiàn)增多態(tài)勢(shì)，其學(xué)籍材料形成時(shí)間較長(zhǎng)，難以及時(shí)、完整收集。

（二）學(xué)籍檔案收集內(nèi)容不統(tǒng)一。目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案的內(nèi)容缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)校要求收集的學(xué)籍檔案內(nèi)容要求各不相同。從電大系統(tǒng)學(xué)籍檔案歸檔材料的內(nèi)容看，歸檔材料雜亂無(wú)序，內(nèi)容少且質(zhì)量差，該歸檔的材料沒有收集，該寫明的內(nèi)容空白，該重點(diǎn)反映的信息缺失，收集的檔案材料內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，格式不規(guī)范，呈現(xiàn)“四多四少”現(xiàn)象：一是記錄政審和社會(huì)關(guān)系方面的材料多，反映培養(yǎng)成長(zhǎng)過(guò)程中技術(shù)能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力方面的材料少；二是記錄成績(jī)格式化的材料多，反映參加學(xué)習(xí)實(shí)踐和考核的材料少；三是記錄學(xué)生優(yōu)點(diǎn)和特長(zhǎng)的材料多，反映學(xué)生缺點(diǎn)和不足的材料少；四是原始記錄不完整的檔案多，齊全規(guī)范的檔案少。

（三）歸檔整理不規(guī)范。當(dāng)前學(xué)籍檔案歸檔整理距離分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、保管安全的規(guī)范要求尚有較大差距：一是時(shí)間編排和材料分類混亂，如有的按學(xué)生入學(xué)年度編，有的按學(xué)生畢業(yè)年度編，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；二是組卷裝訂不規(guī)范，有時(shí)按一個(gè)班組卷，有時(shí)按幾個(gè)班一起組卷，有時(shí)又按專業(yè)、年級(jí)組卷，組卷裝訂缺乏規(guī)范性；三是卷內(nèi)目錄填寫不規(guī)范，該填寫的內(nèi)容完全空白或未填寫完整、或填寫不規(guī)范，有得甚至用圓珠筆、鉛筆書寫，字跡龍飛鳳舞，內(nèi)容難以辨別；四是缺乏專用的檔案保存庫(kù)房，沒有專用的保管框架，沒有良好的衛(wèi)生環(huán)境，缺乏防火、防潮、防塵、防蛀、防污染的安全防護(hù)措施，存在嚴(yán)重的安全隱患。

二、存在上述問(wèn)題的原因分析

（一）檔案意識(shí)薄弱，對(duì)學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前電大領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)籍檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱，對(duì)學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，一是錯(cuò)誤認(rèn)為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育條件下學(xué)籍檔案的作用不大，錯(cuò)誤認(rèn)為現(xiàn)在是以文憑取人，以能力用人，只要工作崗位有用人需要，有文憑為證、有能力展現(xiàn)即可，有沒有學(xué)籍檔案無(wú)所謂；二是錯(cuò)誤認(rèn)為電大學(xué)籍檔案簡(jiǎn)單，容易整理，檔案材料無(wú)非是填幾張表格、蓋幾個(gè)公章、找?guī)讉€(gè)人簽字，學(xué)籍檔案有沒有收集整理關(guān)系不大，真有需要學(xué)籍檔案，到時(shí)候臨時(shí)補(bǔ)辦還來(lái)得及；三是電大系統(tǒng)普遍存在重學(xué)校人事檔案、輕學(xué)籍檔案，重教師檔案、輕學(xué)生檔案，重學(xué)生考試成績(jī)記錄、輕實(shí)踐能力材料收集的現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料收集不完整。

（二）學(xué)籍檔案管理人員配備不全，專業(yè)素質(zhì)不高。目前學(xué)籍檔案管理人員配備不全，缺乏專職的學(xué)籍檔案管理人員，檔案管理人員身兼數(shù)職，難以滿足日益重要的學(xué)籍檔案管理需求。另一方面，現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不足，絕大多數(shù)學(xué)籍檔案管理人員之前缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，有的甚至沒有從事過(guò)跟檔案管理有關(guān)的工作，也沒有參加過(guò)有關(guān)檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)與檔案管理工作的實(shí)際要求存在較大差距，客觀上缺乏規(guī)范做好檔案管理工作的能力和時(shí)間。

（三）學(xué)籍檔案管理制度不規(guī)范，信息化程度不高。目前基層電大學(xué)籍管理工作缺乏系統(tǒng)有效的管理規(guī)章制度，學(xué)籍管理人員應(yīng)具備何種業(yè)務(wù)能力要求、管理職責(zé)是什么、學(xué)籍檔案材料的立卷、材料收集、歸檔整理、使用管理、保管存放等工作如何開展，有何監(jiān)督制約機(jī)制，均缺乏明確的、可操作的管理規(guī)范。另一方面，在提倡建設(shè)數(shù)字化校園的今天，紙質(zhì)檔案尚未全部掃描或翻拍成照片格式上傳至相關(guān)的信息系統(tǒng)，學(xué)籍管理信息化程度總體上處于低水平狀態(tài)。

三、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對(duì)策思考

（一）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，提高檔案意識(shí)對(duì)于規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作至關(guān)重要。要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入學(xué)校教務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，科學(xué)劃分層級(jí)管理。同時(shí)要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，將計(jì)算機(jī)操作能力強(qiáng)、協(xié)作精神好、吃苦耐勞、具有檔案和管理專業(yè)知識(shí)的人員調(diào)整充實(shí)到學(xué)籍檔案管理崗位，優(yōu)化檔案管理人員配置，建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理并相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)化隊(duì)伍。

（二）建立健全規(guī)章制度，推動(dòng)檔案管理工作制度化。要根據(jù)《檔案法》、國(guó)家教育部和中央電大的有關(guān)精神和文件，結(jié)合工作實(shí)際，建立和完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，包括學(xué)籍檔案管理實(shí)施辦法、學(xué)籍管理人員崗位責(zé)任制、學(xué)籍檔案室管理規(guī)定和學(xué)籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規(guī)范等學(xué)籍檔案管理制度，使學(xué)籍管理工作有章可循、有據(jù)可依，努力做到學(xué)籍注冊(cè)規(guī)范化、成績(jī)管理檔案規(guī)范化、畢業(yè)辦證手續(xù)規(guī)范化和學(xué)籍檔案資料的收集、整理、歸檔規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，堅(jiān)持紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共存管理。設(shè)計(jì)、開發(fā)和優(yōu)化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、方便快捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)生的錄取名冊(cè)、學(xué)籍表、成績(jī)表、學(xué)籍變更等情況進(jìn)行及時(shí)記錄更正，確保學(xué)籍檔案的齊全、完整和真實(shí)有效，并實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享。同時(shí)，鑒于紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案各有其優(yōu)、缺點(diǎn)，應(yīng)堅(jiān)持紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共存管理。紙質(zhì)學(xué)籍檔案便于長(zhǎng)期永久保存，具有法律憑證作用，但查找、利用較為不便；電子學(xué)籍檔案便于檢索和利用，但法律憑證作用存在爭(zhēng)議，永久保存的難題有待解決。因此，在加強(qiáng)電子學(xué)籍檔案管理的同時(shí)，也要重視收集具有法律效力及原始憑證性質(zhì)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案，并通過(guò)高速掃描、數(shù)碼成像、大容量存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容完整儲(chǔ)存在學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)中。

（四）建立學(xué)籍檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。為體現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性，確保學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化，實(shí)行學(xué)籍檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制尤為必要。首先要制定一套量化的學(xué)籍檔案管理追責(zé)細(xì)則，明確追責(zé)對(duì)象和追責(zé)措施，合理確定責(zé)任大小，保證追責(zé)工作順利開展。同時(shí)要通過(guò)建立學(xué)籍檔案管理激勵(lì)機(jī)制樹立典型，表彰先進(jìn)，激發(fā)管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)精神，提高學(xué)籍檔案管理水平。

總之，學(xué)籍檔案管理工作無(wú)小事，需要在實(shí)踐中不斷探索和完善。學(xué)籍檔案管理單位和人員應(yīng)該始終把握為學(xué)生負(fù)責(zé)、為學(xué)生服務(wù)的方向，從強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)和建章立制入手，切實(shí)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的信息化管理，建立健全學(xué)籍檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，持續(xù)推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化。

1.何榮泉：《淺談新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理》，載《中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢》2005年第25卷第5期，第110-113頁(yè)。

2.陳長(zhǎng)林：《新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題與研究對(duì)策》，載《延邊黨校學(xué)報(bào)》2013年12月第29卷第6期，第127-129頁(yè)。

3.劉家棟：《實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理科學(xué)化的途徑探討》，載《商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào)》2010年5月第26卷第5期，第139-141頁(yè)。

4.陳巧凡：《電大學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策》，載《內(nèi)蒙古電大學(xué)刊》2005年第4期，第70-72頁(yè)。

5.李厲琳：《電大學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策》，載《黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)》2013年5月第26卷第3期，第134-136頁(yè)。

金育文，女（1970年9月）回族，泉州市鯉城區(qū)人，職稱：助理館員。