簡(jiǎn)談如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

林雅杰

摘要：檔案管理工作，不僅僅是對(duì)于過(guò)往歷史的儲(chǔ)存和保護(hù)，其根本作用是查詢歷史依據(jù)，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對(duì)檔案管理工作的特殊性，國(guó)家針對(duì)檔案管理也頒布了相應(yīng)的法律法規(guī)，確定了檔案管理工作的重要意義，強(qiáng)調(diào)各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都要提高重視，加強(qiáng)此項(xiàng)工作的管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的管理體系中，檔案管理是其中的基礎(chǔ)性管理工作，它主要是集中事業(yè)單位日常工作以及活動(dòng)的各類信息，包括影音、文本、照片、電子信息等，將這些信息保存、整理后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。檔案管理工作，不僅僅是對(duì)于過(guò)往歷史的儲(chǔ)存和保護(hù)，其根本作用是查詢歷史依據(jù)，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對(duì)檔案管理工作的特殊性，國(guó)家針對(duì)檔案管理也頒布了相應(yīng)的法律法規(guī)，確定了檔案管理工作的重要意義，強(qiáng)調(diào)各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都要提高重視，加強(qiáng)此項(xiàng)工作的管理。

一、事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也在穩(wěn)中求進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)中保持良好。在此情形下，為進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位各領(lǐng)域?qū)θ嗣穹?wù)水平的提高，檔案管理工作的重要性就被提上日程。高效科學(xué)的檔案管理，不僅可以讓事業(yè)單位做出正確合理的決策，同時(shí)還可以提高事業(yè)部門(mén)的管理能力，縮短冗長(zhǎng)的辦事流程，形成規(guī)范化、有據(jù)可依的操作規(guī)程，從而有效的服務(wù)人民，穩(wěn)定社會(huì)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏重視

事業(yè)單位的檔案管理是在各部門(mén)的公務(wù)來(lái)往中形成的。它一方面包括事業(yè)單位工作人員在其職能工作的履行過(guò)程中所形成的各種信息文件；另一方面包括事業(yè)單位工作人員從事專業(yè)化研究所產(chǎn)生的各類有價(jià)值的信息，比如從事教育、醫(yī)療以及科研工作所產(chǎn)生的具有重要意義的信息文件。事業(yè)單位中有很多領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理的根本意義。認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的資料看管，沒(méi)有深層次的看待檔案管理可以對(duì)今后的工作發(fā)展提供的良好借鑒作用，從而導(dǎo)致了下屬員工對(duì)于檔案管理的疏忽與懈怠。領(lǐng)導(dǎo)及員工長(zhǎng)此以往對(duì)檔案管理的缺乏重視導(dǎo)致了事業(yè)單位發(fā)展的不利局面。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于事業(yè)單位檔案管理工作長(zhǎng)期無(wú)法引起重視，因此，對(duì)于檔案管理人員的啟用也缺乏根本的重視，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低，缺乏相應(yīng)的知識(shí)進(jìn)行專業(yè)化管理，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法正常有效地開(kāi)展。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)形式，將事業(yè)單位的發(fā)展方向定位為服務(wù)化管理，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的成功與否。

（三）檔案管理工作無(wú)章可循

事業(yè)單位的檔案管理工作還停留在過(guò)去簡(jiǎn)單傳統(tǒng)的模式上，再加上沒(méi)有引起足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無(wú)章，沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)程規(guī)范。主要體現(xiàn)在案卷不完整、標(biāo)題不規(guī)范、檔號(hào)無(wú)規(guī)律等嚴(yán)重的問(wèn)題。這些問(wèn)題的形成往往導(dǎo)致檔案管理失去其根本的管理意義，在需要查詢過(guò)往資料的過(guò)程中無(wú)法快速準(zhǔn)確的起到其查詢作用，關(guān)鍵時(shí)候還可能嚴(yán)重影響工作進(jìn)度，給事業(yè)單位以及其所服務(wù)的人民群眾造成了很多不利影響以及損失。

三、改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的方式

（一）提高重視

事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)首先應(yīng)當(dāng)從提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)開(kāi)始。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度直接影響了該工作的改進(jìn)效果。所以，對(duì)于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的思想革新是相當(dāng)有必要的，只有意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于現(xiàn)有工作的嚴(yán)格制約，從根本上轉(zhuǎn)變這種認(rèn)識(shí)，才能從真正意義上理解檔案管理工作的重要性，進(jìn)而使檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的機(jī)能，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始重視檔案管理工作后，相應(yīng)的檔案管理工作人員的觀點(diǎn)也會(huì)改變，從而改變了工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性和開(kāi)拓性，使得檔案管理工作的效率顯著提高。當(dāng)事業(yè)單位由上至下都開(kāi)始高度認(rèn)可檔案管理工作的重要性后，才能促進(jìn)該工作的不斷進(jìn)步，保證事業(yè)單位健康有序的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的有效開(kāi)展，檔案管理人員隊(duì)伍也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)不斷發(fā)展提高，特別是在當(dāng)今信息化高度提倡的時(shí)代，能夠?qū)n案信息進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)和研究的專業(yè)人才極度匱乏。因此，定期開(kāi)展對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)十分必要，在提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的同時(shí)考慮在招聘新員工的過(guò)程中，招收具有檔案管理潛力的專業(yè)人員。除此之外，檔案管理人員還必須具備高度的責(zé)任心，對(duì)待工作要耐心細(xì)致，通過(guò)以上方式加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，使他們可以熟練掌握現(xiàn)代化信息管理的技能，快速適應(yīng)當(dāng)前階段檔案管理的需求，從而促進(jìn)事業(yè)單位的不斷進(jìn)步。

（三）形成規(guī)范化的檔案管理制度

檔案管理的長(zhǎng)期忽視，導(dǎo)致了事業(yè)單位對(duì)檔案管理制度的不規(guī)范操作，從而影響了檔案管理工作發(fā)揮其真正意義的作用。形成規(guī)范化檔案管理的制度，對(duì)于提升工作效率、加強(qiáng)存檔資料的借鑒與追蹤溯源功能起到了十分重要的意義。規(guī)范化的檔案管理，可以簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率，發(fā)揮檔案管理的真正優(yōu)勢(shì)；可以明確指出檔案工作人員的管理范疇，在法律法規(guī)的指導(dǎo)下，有序清晰地開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，檔案管理工作具有保密性，根據(jù)保密級(jí)別的不同，應(yīng)當(dāng)制定出相應(yīng)的管理規(guī)范，內(nèi)容涉及檔案調(diào)閱的審批流程、外借資料因泄密所需承擔(dān)的法律責(zé)任以及檔案借出與歸還時(shí)間等等。檔案管理的規(guī)范化制度設(shè)立之后，工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照規(guī)范執(zhí)行，不能將制度束之高閣，成為擺設(shè)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理為事業(yè)單位提供了備查依據(jù)、發(fā)揮了客觀實(shí)際的歷史參考性以及強(qiáng)大的宣傳教育功能。檔案管理工作的管理具有一定的專業(yè)性，已經(jīng)不再局限于舊時(shí)檔案的整理、收集，而是將方向轉(zhuǎn)入服務(wù)化的理念。事業(yè)單位的檔案管理直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展問(wèn)題，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，深入理解并執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)對(duì)于檔案管理的實(shí)施。提升檔案管理工作者的積極性和綜合素質(zhì)，形成規(guī)范化的檔案管理制度，將事業(yè)單位的發(fā)展與人民群眾的需求緊密結(jié)合起來(lái)。面對(duì)新時(shí)期的到來(lái)，事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代潮流，不能被社會(huì)淘汰出局，最大程度的提高和完善檔案管理工作的效率，根據(jù)過(guò)去所留存的寶貴資料正確預(yù)測(cè)事業(yè)單位今后的發(fā)展，使事業(yè)單位更好的服務(wù)于社會(huì)和人民。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫玲.如何做好事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者.2015，30（15）：191.