研究生檔案管理機(jī)制服務(wù)于就業(yè)工作的幾點思考

趙紅梅

（新疆師范大學(xué)研究生處，新疆 烏魯木齊 830054）

研究生的培養(yǎng)，較之其他的教育層次，有著明確差別的地方，就在于研究生招生、培養(yǎng)、學(xué)位、就業(yè)等多個環(huán)節(jié)上，更加細(xì)致，而研究生檔案正是上述內(nèi)容的最好體現(xiàn)，所以高校研究生檔案管理不僅是高校檔案管理中的一項重要工作，同時也是此后形成的干部人事檔案管理的一部分，因為研究生檔案體現(xiàn)了研究生培養(yǎng)的全過程，也是其在校學(xué)習(xí)期間的真實記錄，是了解研究生成長過程的最佳的資料。適當(dāng)?shù)鼗钣醚芯可鷻n案管理的政策，使得社會上針對著研究生資源的需求，特別是通過研究生檔案可以更具體地了解研究生的學(xué)習(xí)內(nèi)容、個人特點，是最好的文獻(xiàn)文本。

一、研究生檔案的特點

研究生檔案管理集中地反映了研究生培養(yǎng)、管理工作的主要成果，因此其具有以下幾個特點：

（一）研究生檔案具有的層次感強的特點。研究生自入學(xué)到畢業(yè)，其培養(yǎng)過程的每一個環(huán)節(jié)都有著很具體的規(guī)定，并有著明確的結(jié)論性的評價，這是一個研究生成長過程的總匯。這些資料清晰地反映出研究生發(fā)展自身能力的每一個階段特征，有利于用人單位更好地了解研究生的全面情況。

（二）研究生檔案具有信息量大的特點。研究生檔案中除了學(xué)習(xí)成績以及社會實踐方面的成就外，研究生在讀期間，在導(dǎo)師指導(dǎo)下的科研與社會實踐活動，有明確的記載，其中許多的內(nèi)容是一般的成績表所不能完全揭示的，其屬于研究生個人能力以及研究生面對社會現(xiàn)實所能做出應(yīng)變能力的全面展示。這對于研究生用人單位而言，是極為重要的人力資源信息。

二、研究生檔案存在的問題

在研究生檔案管理制度不斷規(guī)范的同時，也存在著一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是細(xì)致的研究生檔案雖然可以清晰地反映出研究生培養(yǎng)的全過程，甚至是其中的細(xì)節(jié)，包括研究生個人的特點。但是研究生檔案管理中，研究生檔案的出發(fā)點是以培養(yǎng)單位使用研究生檔案的便利為指向的，以此與研究生用人單位的需求有很大的距離，而且此種背離的趨勢還有不斷強化的趨勢。

二是研究生檔案管理制度的規(guī)范化，以及使用上責(zé)權(quán)的制度化，實際上導(dǎo)致了研究生檔案紙本化的深入，形成了龐大的檔案森林，很不利于更有針對性的反映用人單位所需要的研究生信息資料，也導(dǎo)致了培養(yǎng)單位研究生檔案管理人員為查找這些信息，必須付出巨大的手工勞動。

三是在過于關(guān)注不使研究生個人信息流失的背景下，培養(yǎng)單位對于研究生檔案管理歷來是從嚴(yán)的態(tài)度，實際上在研究生檔案使用方面，人為地設(shè)置了無數(shù)的門檻，手續(xù)極為繁瑣、復(fù)雜，使得用人單位在獲得研究生檔案信息方面，實際上存在著無從下手的局面。上述的問題，如是單從研究生檔案管理的角度，自然也是無可厚非的事，但如果我們是著眼于研究生培養(yǎng)的終極目的是要讓很多的研究生及時就業(yè)，為社會發(fā)展提供更多、更好的人力資源的角度，可以認(rèn)為，舊的研究生檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)今天社會對研究生教育的要求了。

三、完善研究生檔案主要措施

基于上述的思考，我們從適應(yīng)社會對于研究生的需求入手，提出幾點看法：

首先是要建立一個以研究生電子檔案與紙本檔案相結(jié)合的新管理制度，研究生檔案管理的目標(biāo)也設(shè)定為長久保存研究生檔案資料和為研究生用人單位提供更好、更快捷的信息。針對用人單位的需求信息，應(yīng)該建立相應(yīng)的研究生檔案數(shù)據(jù)庫，利用電子儲存信息量大，編輯、復(fù)制迅速網(wǎng)上檢索便利的特點，使得用人單位按照自己對需求，可以實現(xiàn)更有針對性的、便捷查詢。實現(xiàn)這一過程，當(dāng)然會增加研究生檔案管理老師們的工作量，這也是應(yīng)該考慮到的問題。此外，在對外公布研究生的信息之前，應(yīng)該針對保護(hù)研究生個人信息，要充分尊重研究生個人的隱私要求；也要進(jìn)行廣泛的調(diào)研，摸清研究生用人單位的基本要求，做到有的放矢的開放研究生個人信息，又可以滿足研究生用人單位的信息要求。

其次是研究生檔案管理政策方面要有所突破，即針對研究生檔案管理的權(quán)限問題上有所變化。長期以來，我國在各類檔案的管理、使用上都有著很多的規(guī)章制度，有些的確是完全必要的。對研究生檔案管理來說，在電子化檔案的背景下，實際上檔案理論上實現(xiàn)了全開放的條件下，如何實現(xiàn)使更多的檔案信息提供給用人單位，就要制定合理的保護(hù)研究生個人信息與有利于用人單位需要，滿足就業(yè)必需的資料政策。在此提出三點建議：一是應(yīng)該征求研究生的意見，即實現(xiàn)研究生授權(quán)研究生培養(yǎng)單位有一定的研究生個人信息發(fā)布權(quán)；二是制定相應(yīng)的管制、協(xié)商制度，全面規(guī)范研究生檔案使用單位在查詢、獲得、使用檔案中摘錄的權(quán)限問題。其三是要有相應(yīng)的電子技術(shù)的保障。在信息公開的時候，要做到信息不流失，電子窗口實現(xiàn)有效的管理，規(guī)定管理員的權(quán)限及設(shè)備維護(hù)人員的權(quán)限。同時，當(dāng)然還需要有效的電子軟件的配置與技術(shù)的維護(hù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在研究生教育大發(fā)展的時代，研究生教育已經(jīng)是我國高等教育中最重要的教育層次，而維系這個不斷發(fā)展的局面，就要以實現(xiàn)研究生的全面就業(yè)為主要的前提。我們認(rèn)為，要實現(xiàn)研究生的全面就業(yè)，在研究生檔案管理方面，還有很多的工作要做，其中以服務(wù)于研究生就業(yè)這一重要的目標(biāo)，應(yīng)該是研究生檔案管理的終極目標(biāo)之一。