通過(guò)行政督辦提高工作執(zhí)行效率的探索與實(shí)踐

王寶利

三門(mén)核電有限公司 浙江臺(tái)州 318000

在企業(yè)治理體系中，工作執(zhí)行效率無(wú)疑是評(píng)判治理能力的重要要素，一項(xiàng)工作是否能夠及時(shí)有效的完成，決定了前期決策是否能夠切實(shí)落地和后續(xù)工作計(jì)劃的擬定。特別是對(duì)于重要會(huì)議下達(dá)的行動(dòng)項(xiàng)，必須由專人進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)匯總并向上級(jí)匯報(bào)工作完成情況和遇到的問(wèn)題，由領(lǐng)導(dǎo)層判定后續(xù)工作的策略和進(jìn)度安排，以適應(yīng)新的形勢(shì)需要，這就催生了行政督辦體系。

1 行政督辦體系的建立

1.1 行政督辦責(zé)任的劃分

領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)將需督辦的事項(xiàng)傳達(dá)給行政督辦主體；對(duì)會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)、檢查調(diào)研整改項(xiàng)以及其他督辦事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行審查，并向行政督辦主體反饋審查意見(jiàn)。行政督辦主體負(fù)責(zé)重要會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)的督辦；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層巡視、檢查、調(diào)研等期間布置的工作進(jìn)行跟蹤督辦，負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行督辦；負(fù)責(zé)上級(jí)單位下發(fā)文件中的工作督辦；將督辦總體情況向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。重要會(huì)議承辦部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要編制會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)清單；將會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)清單通報(bào)會(huì)議主持人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后報(bào)行政督辦主體，納入行政督辦流程[1]。行動(dòng)項(xiàng)協(xié)辦部門(mén)，負(fù)責(zé)按照行動(dòng)項(xiàng)要求及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作，根據(jù)主辦部門(mén)的要求及時(shí)向其通報(bào)相關(guān)行動(dòng)項(xiàng)完成情況。

1.2 行政督辦內(nèi)容的確定

重要會(huì)議的行動(dòng)項(xiàng)，由行政督辦主體協(xié)同會(huì)議承辦部門(mén)進(jìn)行督辦。對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)巡視、檢查、調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)工作期間提出的整改項(xiàng)，由行政督辦主體會(huì)商行政辦公部門(mén)根據(jù)情況以狀態(tài)報(bào)告形式進(jìn)行閉環(huán)管理。一個(gè)單位年度工作報(bào)告中確定的各項(xiàng)工作以及領(lǐng)導(dǎo)層在其他場(chǎng)合交辦、批辦或要求督辦的重要工作，由行政辦公部門(mén)納入督辦行動(dòng)項(xiàng)。上級(jí)單位下發(fā)文件中要求在規(guī)定日期內(nèi)完成或辦理的重要任務(wù)或事項(xiàng)由行政辦公部門(mén)負(fù)責(zé)督辦，每周一次。上級(jí)單位下發(fā)文件中要求1-2天內(nèi)完成并反饋的緊急文件，由行政辦公部門(mén)通過(guò)電話或郵件方式提醒承辦部門(mén)及時(shí)辦結(jié)。

1.3 行政督辦的執(zhí)行方式

督辦方式可采用口頭和書(shū)面兩種，由行政督辦主體視具體情況而定。會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)或其他督辦項(xiàng)采用清單式管理，有條件的單位可以建立行政督辦的電子化流程，建立基于辦公系統(tǒng)的行政督辦子模塊，督辦項(xiàng)清單可通過(guò)行政督辦模塊導(dǎo)出。

1.4 行政督辦的反饋方式

反饋方式可采用口頭和書(shū)面兩種，由行動(dòng)項(xiàng)或工作責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)行政督辦主體的要求而定。錄入行政督辦模塊的行動(dòng)項(xiàng)根據(jù)流程進(jìn)行反饋，行動(dòng)項(xiàng)或工作責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新落實(shí)情況。如行動(dòng)項(xiàng)沒(méi)有進(jìn)展，至少每月更新反饋一次[2]。

1.5 行政督辦的工作流程

口頭督辦應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的將督辦事項(xiàng)傳達(dá)給責(zé)任部門(mén)，并及時(shí)反饋督辦結(jié)果。會(huì)議承辦部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束3天內(nèi)形成會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)，確認(rèn)發(fā)布行動(dòng)項(xiàng)清單或者錄入行政督辦模塊按照流程進(jìn)行督辦。行動(dòng)項(xiàng)或工作責(zé)任部門(mén)（主辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)）應(yīng)根據(jù)行政督辦主體的要求在督辦表單或者行政督辦模塊中及時(shí)反饋督辦事項(xiàng)的辦理情況，包括目前進(jìn)展情況、存在問(wèn)題等，不能簡(jiǎn)單地描述為“進(jìn)行中”。對(duì)于時(shí)限較長(zhǎng)的行動(dòng)項(xiàng)或工作，主辦部門(mén)需進(jìn)行分解，制定專項(xiàng)計(jì)劃，按階段完成相應(yīng)節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。行動(dòng)項(xiàng)或工作完成后，主辦部門(mén)應(yīng)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)閉。行動(dòng)項(xiàng)和工作是否可以關(guān)閉由領(lǐng)導(dǎo)層確定。對(duì)于有明確完成日期要求的行動(dòng)項(xiàng)，若逾期未能辦理完結(jié)，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)說(shuō)明逾期原因、實(shí)際進(jìn)展情況、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等情況，并提出延期申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層審查批準(zhǔn)后方可作延期處理。對(duì)于上級(jí)單位要求辦理的工作，若因特殊原因不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，督辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與上級(jí)部門(mén)進(jìn)行溝通和說(shuō)明。

2 行政督辦運(yùn)作的要求與設(shè)想

一是建立健全一個(gè)單位行政督辦工作匹配的考核責(zé)任機(jī)制。督辦工作一項(xiàng)重要的任務(wù)就是促成工作的落實(shí)和工作執(zhí)行效率的提升，因此，每一項(xiàng)督辦工作都應(yīng)做到責(zé)任部門(mén)明確、完成時(shí)限清晰，可以結(jié)合考核機(jī)制，進(jìn)行定期考核，確保督辦工作順利實(shí)施。行政督辦主體按月度反饋各督辦項(xiàng)責(zé)任部門(mén)的考核情況，有效促進(jìn)各項(xiàng)工作按計(jì)劃保質(zhì)保量完成[3]。

二是堅(jiān)持督辦工作“實(shí)事求是、分工協(xié)作、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則。行政督辦主體作為督辦工作的牽頭機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)督辦行動(dòng)項(xiàng)的整合與跟蹤，明確各業(yè)務(wù)部門(mén)責(zé)任；各業(yè)督辦項(xiàng)責(zé)任部門(mén)需要協(xié)同作戰(zhàn)，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保行動(dòng)項(xiàng)按要求準(zhǔn)時(shí)完成；領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)“督辦必有成果”的基本要求，同意或不同意督辦完成情況。通過(guò)“分工、分級(jí)、分項(xiàng)”，形成精細(xì)化的閉環(huán)管理，進(jìn)而提升工作執(zhí)行效率。

三是行政督辦主體需要在實(shí)際工作中不斷歷練與培養(yǎng)。一個(gè)執(zhí)行順暢的行政督辦體系需要責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并對(duì)企業(yè)各領(lǐng)域有著全面了解的人員進(jìn)行支撐，所以強(qiáng)化督辦人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)養(yǎng)成就顯得尤為重要。要有“對(duì)事情負(fù)責(zé)、對(duì)公司負(fù)責(zé)”的工作態(tài)度，能夠持續(xù)以熱情端正的態(tài)度開(kāi)展督辦工作，遇到困難和問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，或與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，達(dá)成共識(shí)。做到“大事講原則，小事講風(fēng)格”，團(tuán)結(jié)和運(yùn)用好各方面的資源將督辦工作做深做實(shí)。

四是不斷完善行政督辦的流程，使其更加規(guī)范化?？梢灾贫ā缎姓睫k》管理程序，加強(qiáng)行政督辦系統(tǒng)操作流程和考核制度宣貫，明確督辦工作要求、職責(zé)范圍及考核機(jī)制?？梢酝ㄟ^(guò)靈活督辦方法，結(jié)合現(xiàn)代化通訊方式，豐富督辦工作內(nèi)容與形式，精準(zhǔn)設(shè)定工作目標(biāo)、制定行動(dòng)計(jì)劃。

3 結(jié)語(yǔ)

行政督辦體系是領(lǐng)導(dǎo)層工作要求下達(dá)和下級(jí)工作執(zhí)行效果反饋的紐帶，也是抓好工作執(zhí)行的有效工具。充分利用信息平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)更加完善的行政督辦系統(tǒng)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)責(zé)任部門(mén)的督辦考核，提高承辦部門(mén)的參與度和積極性，是行政督辦體系發(fā)展的方向。充分利用好行政督辦，必將會(huì)為工作執(zhí)行效率的提升帶來(lái)積極的作用。