淺談企業(yè)采購中的質(zhì)量控制策略

張冰冰

巨江電源科技有限公司 浙江蘭溪 321100

所謂風(fēng)險(xiǎn)主要指的是某個(gè)特定的事件所發(fā)生的概率及其后果的組合。在國家最新發(fā)布的GJB9001C-2017質(zhì)量管理體系中明確指出，企業(yè)在進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程中應(yīng)提高自身的識(shí)別和防范能力，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)要及時(shí)進(jìn)行預(yù)防，避免帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。而風(fēng)險(xiǎn)管控可以被看做是企業(yè)進(jìn)行綜合管理的重要組成部分，企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)、采購、生產(chǎn)、加工、銷售等流程都有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，因此，企業(yè)在做任何決策的時(shí)候都應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

1 企業(yè)采購管理的問題

1.1 缺乏采購機(jī)制

采購工作在企業(yè)中占據(jù)重要地位，由于采購管理機(jī)制的缺失造成采購人員缺乏管理，不利于企業(yè)經(jīng)營成本的控制。目前企業(yè)物資采購工作多交給采購部門完成，采購部門不僅是執(zhí)行者，也是決策者，且企業(yè)訂單式生產(chǎn)模式，物資采購不僅要滿足生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，更要重視采購時(shí)間的控制[1]。在采購工作中，受到多種原因的影響，導(dǎo)致采購成本高，企業(yè)經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)重等問題。

1.2 合同風(fēng)險(xiǎn)

合同詐騙具有隱蔽性，一般情況下很難區(qū)分同正常合同的區(qū)別，詐騙行為主要包括：詐騙主體常常會(huì)使用虛假的身份與企業(yè)以合作的方式簽訂相關(guān)合同；會(huì)偽造各種擔(dān)保數(shù)據(jù)來博取企業(yè)的信任；在收到企業(yè)所支付的預(yù)付款后就消失；合同的簽訂沒有任何實(shí)際意義，對(duì)方本就是“空殼公司”，更沒有物資來交付；供應(yīng)商會(huì)事先擬好一份合同，表面看起來沒有任何問題，但實(shí)際上卻存在一些隱秘的漏洞，便于供應(yīng)商進(jìn)行合同的更改。

1.3 供應(yīng)商的選擇風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商選擇不當(dāng)會(huì)直接影響到采購品的成本、貨期和質(zhì)量，有以下風(fēng)險(xiǎn)：沒有建立一個(gè)完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，從而無法掌握元器件供應(yīng)市場(chǎng)的實(shí)際情況，選擇前沒有對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信用進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，沒有建立一個(gè)完善的選擇供應(yīng)商制度評(píng)價(jià)體系，沒有對(duì)供應(yīng)商展開動(dòng)態(tài)的監(jiān)督管理，沒有定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況、貨品質(zhì)量進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)，雙方之間存在明顯的溝通缺陷，供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)庫沒能得到及時(shí)的更新，也沒有建立保證金制度，這些制度的缺失使得供應(yīng)商缺乏相應(yīng)的約束，從而帶來一定的供貨風(fēng)險(xiǎn)[2]。

2 企業(yè)優(yōu)化采購管理的措施

2.1 立采購管理機(jī)制優(yōu)化采購流程

企業(yè)要著手建立采購管理機(jī)制，對(duì)采購流程進(jìn)行規(guī)范性管理，降低采購成本。按照自身發(fā)展現(xiàn)狀，分離物資采購決策以及職能部門，組建專門的采購管理小組，負(fù)責(zé)對(duì)采購工作進(jìn)行審核和管理。在企業(yè)采購物資的過程中，最關(guān)鍵的工作在于對(duì)成本的控制。首先要對(duì)采購流程設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，要求采購部門按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行采購工作，嚴(yán)禁任何暗箱操作的機(jī)會(huì)。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采購流程，采購人員需要層層審批進(jìn)行采購，由集體進(jìn)行決策，相互監(jiān)督，減少人為失誤。其次需要針對(duì)采購流程，尋找管理制度中的漏洞，以降低采購成本為目標(biāo)，最大程度上完善管理制度，提高采購工作效率。最后要安排采購管理小組負(fù)責(zé)對(duì)采購工作進(jìn)行定期以及不定期的審核，找出違規(guī)問題，并將審核結(jié)果用于優(yōu)化采購流程。具備采購管理機(jī)制后，采購部門受到全面監(jiān)管，采購流程得到優(yōu)化，采購質(zhì)量得以保證，成本得以控制，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益也能有所降低。

2.2 合同及評(píng)審

合同中應(yīng)明確的規(guī)定所采購的元器件型號(hào)，設(shè)計(jì)師要了解和掌握國內(nèi)外通用元器件廠家信息，將一些常見的型號(hào)產(chǎn)品作為首選。因?yàn)椋髁魃a(chǎn)廠家所生產(chǎn)出來的產(chǎn)品多為國內(nèi)廠家研發(fā)的重點(diǎn)。要想避免質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，基本方式就是要積極開展采購合同的評(píng)審工作，對(duì)合同中的內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)，如各項(xiàng)檢驗(yàn)規(guī)定、質(zhì)量問題處理等[3]。

2.3 建立供應(yīng)商管理體系

企業(yè)物資采購需要和多個(gè)供應(yīng)商建立合作，合理使用供貨商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)作用，選擇性價(jià)比更高的物資。如建造訂單需要根據(jù)需要選擇物資，部分物資會(huì)隨著時(shí)間變化出現(xiàn)變動(dòng)，因此在不同時(shí)間段，需要更換供應(yīng)商合作，保證價(jià)格和成本的雙贏。采購工作中，簽訂合同需要考慮合同時(shí)間限制，若材料供應(yīng)周期長(zhǎng)，將導(dǎo)致無法和性價(jià)比高供貨商合作，浪費(fèi)不必要的成本。因此企業(yè)需要積極總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，使用檔案管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商的管理體系，根據(jù)自己的實(shí)際需求，變動(dòng)供貨商，讓采購成本得到有效控制。

2.4 實(shí)施企業(yè)采購戰(zhàn)略

在制定這一戰(zhàn)略的時(shí)候，要先對(duì)所采購的材料進(jìn)行分類管理。一般可以從兩個(gè)維度進(jìn)行分類，一個(gè)是風(fēng)險(xiǎn)、復(fù)雜度維度，一個(gè)是價(jià)值維度。第一個(gè)維度指的是如果采購中斷，就會(huì)給企業(yè)帶來很大影響，而且在采購的過程中，程序復(fù)雜；第二個(gè)維度指的是擁有成本和價(jià)格彈性。在采購的過程中，要加強(qiáng)對(duì)供貨商的管理工作。在選擇供應(yīng)商的時(shí)候，可以運(yùn)用SWOT的方法，對(duì)供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)進(jìn)行分析，根據(jù)自身所采購的目的，選擇供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)和企業(yè)采購目標(biāo)相吻合的企業(yè)，這樣就能夠形成互補(bǔ)。只有這樣，才能選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。只有這樣，才能有效實(shí)施采購戰(zhàn)略，提高采購質(zhì)量。

2.5 采購前大量收集物資信息

為保證采購工作的效率和合理性，采購人員務(wù)必要大量收集采購信息。要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要總結(jié)采購清單，發(fā)給采購部門。采購部門受到清單后明確物資材料的型號(hào)和標(biāo)準(zhǔn)，有出入或者不清楚的地方要立即和對(duì)應(yīng)部門進(jìn)行溝通，保證采購清單詳細(xì)準(zhǔn)確。采購部門逐項(xiàng)收集市場(chǎng)價(jià)格，和制定廠商進(jìn)行談判議價(jià)，得到議價(jià)結(jié)果后，將文件發(fā)送給財(cái)務(wù)決策部門。經(jīng)過財(cái)務(wù)決策部門的審核后，才能繼續(xù)采購工作。如果采購物資并不在供貨商清單內(nèi)，還需要通過招標(biāo)程序，經(jīng)過招標(biāo)工作選擇供應(yīng)商。

3 結(jié)語

總之，在企業(yè)生產(chǎn)過程中，采購是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。在采購中，要確保采購質(zhì)量。只有采購質(zhì)量得到了保證，才能提高企業(yè)產(chǎn)品的合格率，從而控制企業(yè)成本。企業(yè)采購使企業(yè)走出了一條可持續(xù)發(fā)展質(zhì)量，讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。