談會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制問題

伊永莉

（山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261011）

一、前言

將現(xiàn)代電子信息技術(shù)運(yùn)用到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的簡(jiǎn)稱即是會(huì)計(jì)電算化。人工記賬、報(bào)賬由計(jì)算機(jī)代替，其中有很大一部分會(huì)計(jì)信息、預(yù)算及決策由會(huì)計(jì)電算化完成。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員通過會(huì)計(jì)電算化能夠使其管理及決策的職能得到充分發(fā)揮，并將會(huì)計(jì)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的方式為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供依據(jù)。在我國(guó)財(cái)務(wù)工作中，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為其發(fā)展的必然趨勢(shì)，但因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化還在初步實(shí)行階段，其中最大的問題就是對(duì)信息系統(tǒng)的安全控制問題，因此，只有對(duì)其進(jìn)行深入的分析與完善，才能確保其在未來的發(fā)展中走得更遠(yuǎn)。

二、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中安全控制所存在的問題

原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性對(duì)電算化信息數(shù)據(jù)的影響。企業(yè)在使用會(huì)計(jì)電算化時(shí)，所有通過計(jì)算機(jī)輸入的數(shù)據(jù)都在其程序的控制中，記賬、分析及編制會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表都能夠在程序中自動(dòng)運(yùn)行并儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上。但值得注意的是，原始數(shù)據(jù)必須由人工進(jìn)行審核與錄入，計(jì)算機(jī)無法對(duì)錯(cuò)誤的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，因此，在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤時(shí)，計(jì)算機(jī)只能將錯(cuò)就錯(cuò)的展開工作[1]。由此可發(fā)現(xiàn)，自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性與完整性依賴于原始數(shù)據(jù)輸入。（2）操作人員的職能問題。在會(huì)計(jì)電算化中，授權(quán)及批準(zhǔn)控制作為安全內(nèi)部控制活動(dòng)。其與手工會(huì)計(jì)記賬的區(qū)別在于手工記賬中任何環(huán)節(jié)都要具備相應(yīng)權(quán)限的管理人員對(duì)其進(jìn)行審核并蓋章。但企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，其對(duì)財(cái)務(wù)人員職能的劃分做出了較大的變革。當(dāng)前，電算化系統(tǒng)是所有業(yè)務(wù)處理的基本工具，因其高速處理的能力使得財(cái)務(wù)人員由當(dāng)前的核算型轉(zhuǎn)向管理型。企業(yè)中多數(shù)財(cái)務(wù)人員既能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行輸入，又對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出。因此，一旦放松對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的管理，就會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作人員擅自對(duì)系統(tǒng)中應(yīng)用程序及信息數(shù)據(jù)庫修改的情況。而擅自操縱的結(jié)果，增加了企業(yè)財(cái)務(wù)管理中錯(cuò)誤及事故突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

三、完善會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制的方法

（一）加強(qiáng)程序操作控制

為降低產(chǎn)生財(cái)務(wù)事故發(fā)生的概率，確保信息處理的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)上機(jī)守則及操作規(guī)程進(jìn)行完整且嚴(yán)格的制定。計(jì)算機(jī)工作內(nèi)容的一般性操作規(guī)定即是計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理中的具體流程及實(shí)際操作的具體要求，是上級(jí)守則的主要表現(xiàn)方式，主要有各項(xiàng)操作命令、計(jì)算機(jī)使用說明及特殊情況的處理方式等[2]。其包括（1）在機(jī)房操作過程中，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入；（2）只有完整且真實(shí)的原始憑證才能通過審批，并進(jìn)行錄入；（3）面對(duì)有疑問的數(shù)據(jù)，錄入員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行核對(duì)，并不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改；（4）機(jī)房?jī)?nèi)存儲(chǔ)的任何資料及信息數(shù)據(jù)，不能擅自提供給機(jī)房以外的人員；（5）機(jī)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)有外來的硬盤及軟盤；（6）需按系統(tǒng)提供的功能對(duì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行改正；（7）工作人員不能在系統(tǒng)開機(jī)后擅自離開操作現(xiàn)場(chǎng)；（8）對(duì)日備份、周備份及月備份數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄與完善。一成不變的制度是不可取的，因此，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要根據(jù)實(shí)際的變化對(duì)操作控制程序進(jìn)行完善與優(yōu)化，通過健全的制度，降低錯(cuò)誤及事故發(fā)生的概率，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與完整性做出保障。

（二）加強(qiáng)從業(yè)人員控制

將系統(tǒng)中相容的職責(zé)進(jìn)行分離是企業(yè)財(cái)務(wù)控制的主要表現(xiàn)方式。只有對(duì)財(cái)務(wù)人員的各項(xiàng)工作進(jìn)行分工才能保證在規(guī)章制定時(shí)與自身的職能相適應(yīng)。通過相互監(jiān)督，相互制約的方式對(duì)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性及可靠性做出保障，是財(cái)務(wù)職能控制的主要目的。企業(yè)將電算化部門及財(cái)務(wù)部門的職責(zé)相分離，是加強(qiáng)在職人員職能控制的主要內(nèi)容。財(cái)務(wù)人員作為原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入部門，只有與電算化部門人員的職能分離才能保證其工作的有效性。企業(yè)為彌補(bǔ)不相容職能的不足，對(duì)財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部職責(zé)進(jìn)行有效分工，使其職能在有效控制中形成相互制約，相互稽查，相互平衡的局面。

（三）完善檔案管理制度

打印輸出的賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行憑證、會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)、程序中存儲(chǔ)的軟件及其他介質(zhì)是檔案管理的全部?jī)?nèi)容。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)文檔資料的儲(chǔ)存，保管與保密工作，是企業(yè)檔案管理制度的主要功能。其中制定與實(shí)施管理是檔案管理的主要實(shí)現(xiàn)方式，其中包括（1）在存檔保管時(shí)，必須由會(huì)計(jì)主管及信息系統(tǒng)管理員簽字蓋章才能完成；（2）各種安全保證措施的實(shí)現(xiàn)，必須以安全、干凈、干燥的地方保存為前提，并將保護(hù)標(biāo)簽貼在備份軟盤上；（3）定期檢查和復(fù)制磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，避免出現(xiàn)因磁性介質(zhì)損壞造成的會(huì)計(jì)檔案丟失。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)，為其提供相應(yīng)的物質(zhì)與資源，全力以赴為企業(yè)打造一批高質(zhì)量、高素質(zhì)的財(cái)務(wù)科技團(tuán)隊(duì)，為企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的有效開展提供支持。

（四）加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

系統(tǒng)安全控制是為了對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行做出保障，降低因外界因素影響而導(dǎo)致運(yùn)行出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率。其中接觸控制、環(huán)境保護(hù)作為其中主要內(nèi)容，接觸控制是指防止未經(jīng)過經(jīng)授權(quán)人允許而出現(xiàn)動(dòng)用系統(tǒng)中資源的行為，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)資源的準(zhǔn)確性進(jìn)行保障。其主要措施有（1）對(duì)內(nèi)部操作制度的建立。禁止非法操作人員對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作；（2）操作權(quán)限設(shè)置；（3）采用密碼控制的方式對(duì)操作人員身份進(jìn)行驗(yàn)證；（4）采用隔離的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)與處理；（5）設(shè)置操作日志，對(duì)接觸與操作的行為進(jìn)行記錄。而環(huán)境保護(hù)則是降低由外界因素而造成的計(jì)算機(jī)故障，對(duì)計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行進(jìn)行保護(hù)。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)制度

企業(yè)安全控制系統(tǒng)中，審計(jì)作為其中最關(guān)鍵的部分，對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督制度的合理安排有強(qiáng)化作用[3]。由于“人機(jī)對(duì)話”是會(huì)計(jì)電算化中的主要形式，其對(duì)企業(yè)審計(jì)工作提出更為嚴(yán)苛的要求。相關(guān)工作者認(rèn)為，企業(yè)審計(jì)工作必須包括以下幾方面：（1）定期核查會(huì)計(jì)資料，對(duì)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理進(jìn)行審查。查看其是否遵循相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行賬務(wù)活動(dòng)；審核費(fèi)用簽字是否依照企業(yè)財(cái)務(wù)控制制度；是否有完整及規(guī)范的憑證附件。（2）對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)存有的數(shù)據(jù)及紙質(zhì)資料的一致性進(jìn)行審查；查看賬表內(nèi)容是否符合要求記賬要求；對(duì)之前有錯(cuò)誤的賬表內(nèi)容有無進(jìn)行調(diào)整處理。（3）對(duì)數(shù)據(jù)保存方式的合法性及安全性進(jìn)行監(jiān)督；對(duì)非法修改企業(yè)歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象進(jìn)行防范；審查系統(tǒng)運(yùn)行中的每個(gè)環(huán)節(jié)。查看是否有漏洞存在。

四、總結(jié)

人工記賬方式與會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)有極大的差別，只有對(duì)安全控制制度進(jìn)行構(gòu)建與完善，才能使財(cái)務(wù)人員的作用得到充分發(fā)揮，進(jìn)而對(duì)安全控制措施的強(qiáng)弱進(jìn)行核查與評(píng)估，并及時(shí)提出整改意見。對(duì)安全控制制度進(jìn)行逐步地優(yōu)化與完善。能夠使會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)正常的應(yīng)用與運(yùn)行得到保障，為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中提供得到可靠的財(cái)務(wù)信息，使其后續(xù)的工作能夠順利開展，從而推動(dòng)整個(gè)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。