農(nóng)機(jī)檔案管理的重要性及策略

王秀平

寧武縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化服務(wù)中心 山西忻州 036700

在農(nóng)村機(jī)械化作業(yè)方式的推廣下，以及國家對(duì)購置農(nóng)用機(jī)械的農(nóng)戶進(jìn)行財(cái)政補(bǔ)貼等惠民政策的推進(jìn)下，我國農(nóng)機(jī)數(shù)量驟增，并且機(jī)械使用分散，這些實(shí)際情況造成農(nóng)機(jī)檔案管理工作變得復(fù)雜，同時(shí)在農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)方面帶來了諸多的隱患。提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作水平能客觀掌握農(nóng)機(jī)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并且便于綜合管理，因此，需要盡快制定規(guī)范化的管理辦法[1]。

1 提高農(nóng)機(jī)檔案管理水平的重要性

1.1 農(nóng)機(jī)安全使用責(zé)任分明

在農(nóng)機(jī)使用過程中易出現(xiàn)操作失誤或違法行為，從而產(chǎn)生一系列安全問題。而做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作，不僅可以掌握相關(guān)信息，而且能作為證據(jù)存檔，便于后期查證核驗(yàn)，做出正確的處理；同時(shí)能通過檔案記錄了解農(nóng)機(jī)的使用情況，并且對(duì)機(jī)械操作手起到督促作用，為農(nóng)機(jī)安全性管理提供一定的保障。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案具有非常重要的社會(huì)參考價(jià)值，通過記錄農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)行政執(zhí)法情況，能客觀反映行政執(zhí)法的規(guī)律及質(zhì)量。

1.2 促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理管理良性發(fā)展

對(duì)當(dāng)?shù)剞r(nóng)機(jī)使用者及擁有者的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)整理，并且真實(shí)有效地記錄在檔案中，可為農(nóng)機(jī)監(jiān)理管理數(shù)據(jù)庫提供真實(shí)信息，為日后管理工作的開展提供依據(jù)。通過電子數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息，掌握各類農(nóng)機(jī)型號(hào)和數(shù)量，對(duì)農(nóng)機(jī)進(jìn)行類別劃分，為農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理提供參考依據(jù)，更好地掌握地區(qū)的農(nóng)機(jī)監(jiān)理發(fā)展方向。同時(shí)，提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理水平，為國家統(tǒng)計(jì)相關(guān)農(nóng)業(yè)信息提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持[2]。

2 提高農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理水平的措施

2.1 完善農(nóng)機(jī)檔案管理工作機(jī)制

農(nóng)機(jī)檔案管理工作中，關(guān)于檔案的收集和整理是基礎(chǔ)，也是重中之重。為確保檔案的真實(shí)性，需要有關(guān)部門建立一套完整的農(nóng)機(jī)檔案管理機(jī)制。從檔案的收集到銷毀，每一步都要按照國家規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保查閱的時(shí)候有跡可循。對(duì)于檔案的日常管理工作也需要不斷完善，管理人員可以從三個(gè)方面進(jìn)行：第一，做好檔案的收集與歸檔工作。檔案的收集需要真實(shí)完整，政府及有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案的來源進(jìn)行有效管控，在農(nóng)機(jī)局、農(nóng)機(jī)管理站這些單位的日常工作中，會(huì)產(chǎn)生很多檔案，難免出現(xiàn)一些不規(guī)范的問題，進(jìn)而降低檔案的質(zhì)量，也為檔案后續(xù)的工作造成隱患。以農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案為例，檔案中需要工作制度、工作規(guī)范、工作計(jì)劃、具體方案、相關(guān)活動(dòng)推廣以及群眾投訴和咨詢等一系列材料，涉及廣泛，信息的收集難度大。工作中發(fā)票遺失，有關(guān)證件材料遺漏的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，級(jí)個(gè)別地區(qū)甚至只有登記表格，其余材料全部缺少。所以，管理者要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷歸檔工作，使得管理工作更加高效；第二，加強(qiáng)檔案的鑒定工作。管理部門要對(duì)已經(jīng)建檔的農(nóng)機(jī)檔案進(jìn)行審查，鑒定檔案全部內(nèi)容。一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)容與實(shí)際不符，第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改更正，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤才可以存檔。這項(xiàng)工作需要及時(shí)謹(jǐn)慎，也就是在一定時(shí)間內(nèi)完成，發(fā)現(xiàn)和解決問題要及時(shí)迅速；第三，做好農(nóng)機(jī)檔案保存工作。檔案的保存也是工作中很重要的一部分，要保證其安全性和保密性，管理人員要選擇專業(yè)可靠的人才，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案保存。一旦出現(xiàn)檔案丟失、泄漏等情況，要追究工作人員的責(zé)任。

2.2 加大檔案建設(shè)與管理的投入，確保監(jiān)理檔案管理的及時(shí)性、有效性

重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理，確保信息管理的有效性，注意加大項(xiàng)目資金投入力度，更新電腦、打印機(jī)、檔案柜等設(shè)施，提檔檔案管理的硬件設(shè)備，確保檔案管理工作的完整性、安全性。響應(yīng)大數(shù)據(jù)管理訴求，推進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案微機(jī)化管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的完整對(duì)接，推進(jìn)檔案信息的雙向管理。

2.3 改善檔案管理工作環(huán)境

農(nóng)機(jī)檔案的保管離不開一套完整的配套設(shè)施，主要包括：檔案室、檔案柜、計(jì)算機(jī)等。無論是新建立的檔案保存地還是舊的保存地，管理人員都需要檢查這些基礎(chǔ)設(shè)施是否完整，對(duì)于缺少的設(shè)施要及時(shí)補(bǔ)充、需要翻修的地方找好臨時(shí)替換點(diǎn)。只有不斷優(yōu)化農(nóng)機(jī)檔案管理的工作環(huán)境，做到與時(shí)俱進(jìn)，定期排查安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，才能更好地完成農(nóng)機(jī)檔案的保存和管理工作，有效避免出現(xiàn)火災(zāi)、受潮、檔案遺失、遭竊等情況。

2.4 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

我國大多數(shù)地區(qū)農(nóng)業(yè)監(jiān)理檔案管理人員素質(zhì)都有不同程度的提高，但是與建設(shè)一支現(xiàn)代化、信息化的隊(duì)伍還存在很大差距。對(duì)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)是一項(xiàng)長期且艱巨的任務(wù)。

（1）培養(yǎng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作人員政治素質(zhì)。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是民生發(fā)展的重要工作，管理人員在思想和行動(dòng)上要做到與時(shí)俱進(jìn)，政治上與黨保持高度一致，具有正確的世界觀和人生觀，確保業(yè)務(wù)工作的開展保持正確的政治方向。

（2）培養(yǎng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員的工作宗旨就是服務(wù)，思想和行為相統(tǒng)一是衡量檔案管理員職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)。因此，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作人員應(yīng)樹立“為人民服務(wù)”的觀念，端正服務(wù)態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量。

（3）培養(yǎng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案人員的服務(wù)能力。要想提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員的服務(wù)能力，需要加強(qiáng)在職員工的綜合素質(zhì)培訓(xùn)。依據(jù)各地不同情況，每年開展一兩次培訓(xùn)，主要圍繞信息化的應(yīng)用來開展培訓(xùn)，使在職員工學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，為提升檔案管理水平提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員在工作過程中要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，豐富專業(yè)知識(shí)，對(duì)出現(xiàn)的新問題、新情況及時(shí)進(jìn)行總結(jié)、制定解決方案。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員在工作中不斷學(xué)習(xí)，掌握各種新技術(shù)和新知識(shí)，從而不斷開拓檔案工作新領(lǐng)域，使其從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理水平[3]。

3 結(jié)語

農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理水平的提高對(duì)我國農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展影響重大，所以各有關(guān)部門應(yīng)加大資金投入，提供必要的物質(zhì)支持，以提升農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門的檔案管理水平，以便更好地服務(wù)于廣大農(nóng)民群眾。