人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

張佩

單縣人力資源和社會保障局基層公共服務管理平臺 山東單縣 274300

高校人事檔案記錄了教職員工從入學、中高考、工作、科研、教學、工資晉升等人事活動，這些重要歷史記錄信息，客觀地展示了教職員工在不同歷史階段的思想、工作績效和成就的發(fā)展軌跡。更為重要的是，干部人事檔案作為重要人力資源信息具有重要的價值，按照“凡提必查”原則，是組織在人才選拔過程中的必要參考。因此，推進高校人事檔案信息化建設(shè)、提高人力資源建設(shè)效率是高校人事檔案管理的必然趨勢。

1 高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性

第一，原始的人事檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，雖然紙質(zhì)檔案輕便、易于保存，但人力資源的更新給管理工作人員帶來巨大的工作壓力。第二，加強高校人事檔案信息化建設(shè)可以提高教職工、管理人員等績效考核的公平性、公正性、時效性，并能夠?qū)搪毠ず凸芾砣藛T等進行綜合能力分析和判定，從而提高工作人員與工作崗位的契合程度。第三，人事檔案信息化建設(shè)有助于高校管理部門制定適合的激勵政策，以優(yōu)化現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)，并吸引更多優(yōu)質(zhì)人才[1]。

2 當前我國高校人事檔案信息化管理過程中的問題現(xiàn)象

2.1 缺乏對于人事管理工作的不重視，缺乏人事管理制度

由于缺乏足夠的重視，文件信息建設(shè)工作進展緩慢，相應的資金投入很小，嚴重制約了信息建設(shè)的正常發(fā)展。人事檔案不是一項性能出色的工作，工作人員可能會在一段時間內(nèi)看不到具體結(jié)果，這就是為什么會進一步忽視的原因。實際上，人事檔案具有極高的機密性，其適用范圍受到限制并且不經(jīng)常使用。這些原因并未引起人們對這項工作的重視，指定的法規(guī)沒有詳細的規(guī)則，只有一般說明和框架，難以起著指導作用。因此，每個單位只能在本規(guī)定的指導下結(jié)合自身的實際情況，規(guī)定自己的管理規(guī)范，沒有統(tǒng)一的模型。因為沒有標準化的指南，所以很難形成普遍性[2]。

2.2 人事管理人員工作素養(yǎng)亟待提高，工作效率較低

因為人事管理工作始終是未知的，大多數(shù)有能力的人才正在尋求更大的開發(fā)平臺的方法，導致了行業(yè)人才流失，最終導致了管理人員整體素質(zhì)并未提高。目前，人事管理行業(yè)的檔案管理人員具有良好的敬業(yè)精神和審慎細致的工作，但是他們對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的管理方法的變化并不高度認可。隨著當前我國高校互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)的不斷推進，大量新鮮血液進入了檔案管理業(yè)務，新的工作人員通常在互聯(lián)網(wǎng)操作和網(wǎng)絡(luò)信息管理方面具有很高的專業(yè)素養(yǎng)，但工作人員缺乏文件管理方面的實踐經(jīng)驗，需要工作人員不斷探索、練習并積累經(jīng)驗。綜上所述，單一的人才結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難滿足未來人事檔案信息建設(shè)的需要，現(xiàn)在需要能力全面的人才[3]。

3 優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的策略

3.1 完善管理制度

首先，高校要將人事檔案信息化建設(shè)提升到高校整體發(fā)展的戰(zhàn)略高度，并建立符合高校實際情況和人事檔案信息化建設(shè)需求的監(jiān)管措施。其次，人事檔案信息化管理工作具有一定的保密性，為使高校上、下協(xié)同一體，提高高校整體對人事檔案信息化建設(shè)工作的了解程度和重視程度，高校和相關(guān)工作人員就要加大宣傳力度，使全校師、生、工作人員能夠合理使用人事檔案信息，促使他們給予人事檔案信息化建設(shè)工作高度支持，并提高他們對人事檔案管理工作的配合程度，從而進一步提高人事檔案信息的使用效率和質(zhì)量。最后，完善的人事檔案管理制度是提高人事檔案信息化建設(shè)速率和質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。高校要對人事檔案信息化管理工作的職責進行清晰的劃分，并將責任落實到相關(guān)工作人員身上[4]。

3.2 加強人事檔案信息化管理隊伍建設(shè)

首先，高校要定期邀請信息技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員為人事檔案信息化管理工作人員進行技能培訓，使人事檔案信息化管理工作人員在專業(yè)人員的指導下，進一步提高解決問題的能力。其次，高?？梢远ㄆ诮M織人事檔案信息化管理工作人員去一些在人事檔案信息化建設(shè)上取得優(yōu)異成績的高校進行學習，以吸取他校的經(jīng)驗、創(chuàng)新的管理理念以及相關(guān)工作的流程模式，以此不斷提升本校的人事檔案信息化管理工作效率。最后，由于人事檔案信息化管理工作的信息安全要求、保密性要求高，相關(guān)工作人員必須要具有較高的專業(yè)能力、良好的道德品質(zhì)、沉穩(wěn)的性格、高度的安全意識等綜合素養(yǎng)。

3.3 優(yōu)化人事檔案信息化管理服務權(quán)限，提高信息安全

首先，高校要不斷優(yōu)化服務權(quán)限，提高人事檔案信息資源的利用率，以此促進高校人事檔案信息化建設(shè)。其次，提高人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性是實現(xiàn)高效人事檔案信息安全的根本途徑。第一，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)登錄設(shè)置方面，高校要充分結(jié)合學校發(fā)展的需要和實際應用狀況，采用密碼驗證、權(quán)限卡驗證等身份驗證方式，對系統(tǒng)的識別模式進行設(shè)定，以提高用戶登錄的安全性。第二，在管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置方面，高校要對人事檔案信息使用者的身份信息進行整合和分析，并針對不同的身份信息設(shè)置不同的查詢權(quán)限，以達到對重要人事檔案信息加密的目的。第三，在信息資源保護方面，高校要積極利用版權(quán)保護技術(shù)，避免人事檔案信息資料被篡改，為人事檔案信息資料的使用提供安全保障。第四，在人事檔案信息化管理系統(tǒng)的日志記錄管理方面，高校要利用系統(tǒng)追蹤和記錄功能，對用戶的訪問、讀取、下載等行為進行追蹤，并在系統(tǒng)中自動形成日志記錄[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，高校積極開展人事管理信息化工作不但可以顯著提高績效考核的有效性和公正性，還可以使高校人事管理工作更加兼容，輔助工作人員實現(xiàn)人事信息的精確定位。