事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

張佩

單縣人力資源和社會保障局基層公共服務(wù)管理平臺 山東單縣 274300

事業(yè)單位是我國社會結(jié)構(gòu)體系的一個關(guān)鍵部門，承擔(dān)著公眾服務(wù)職能。人事檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，從實際情況看，其管理質(zhì)量能在很大程度上影響事業(yè)單位整體工作效率以及發(fā)展趨勢。在人力資源管理工作中，應(yīng)該將人事檔案管理作為一項核心模塊，為事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展目標(biāo)提供動力。

1 事業(yè)單位人事檔案的重要性

事業(yè)單位通過高效率的人事檔案運轉(zhuǎn)，幫助單位和個人搭建和諧的聯(lián)系橋梁，實現(xiàn)對人才的科學(xué)配置，更大程度地有助于單位人才隊伍建設(shè)，人才儲備、后備干部儲備，促進人力資源管理工作順利進行。具體來說，事業(yè)單位人事檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面[1]。

1.1 人事檔案對員工個體的重要性

通常，員工個體通過人事檔案，能夠幫助個人辦理護照以及港澳等通行證，方便出行；能夠辦理社會保險，提供婚姻狀況和資產(chǎn)證明，有效證明個人的社會身份，進而使自己能夠獲得更多的社會保障，在一定程度上改善個人的生活狀況，使自身的社會安全得到保障。

1.2 人事檔案對單位管理工作的重要性

高質(zhì)量的人事檔案信息資料能夠幫助單位選拔更優(yōu)秀、更合適的人才。為單位人才隊伍的構(gòu)建和發(fā)展、遠景規(guī)劃及預(yù)測，干部選拔、聘用，員工評優(yōu)、薪資待遇調(diào)整、職稱評審、晉升等，以及退休員工年齡推算，以便做好養(yǎng)老保險等相關(guān)系列重要工作，提供有用的證明材料或參考依據(jù)，從而推動事業(yè)的健康發(fā)展[2]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 對人事檔案管理工作的重視程度不足

與其他工作相比，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，僅僅從主觀的角度將人事檔案管理視為附屬工作。這就使得人事檔案管理工作不夠完善，無法充分發(fā)揮其作用。

2.2 人事檔案管理工作的方法落后

當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面的方法落后、水平偏低，無法達到現(xiàn)代社會對這項工作的要求[3]。

2.3 人事檔案管理工作的信息化水平有待提升

盡管信息技術(shù)已經(jīng)在事業(yè)單位的各項工作中得到了普及，也進一步改進了該工作，但是某些方面仍然采用較為傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下。

3 事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

3.1 逐步完善人事檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)增加資金投入，購進先進的檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新工作管理手段，提高這項工作的管理水平。另外，應(yīng)該重視基本設(shè)施建設(shè)工作，以相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為主要依據(jù)，建設(shè)檔案閱讀室，為人事檔案存放提供良好的條件，保證其采光與通風(fēng)性能都符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，并加強防潮與防盜保護措施，安全保存檔案。負責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該定期對檔案進行維護，保障人事檔案管理工作的順利開展[4]。

3.2 建立健全的人事檔案管理機制

①公開檔案管理制度，使其能得到有效落實。每個檔案管理工作人員都應(yīng)該明確自身的職責(zé)，指定負責(zé)人對檔案管理工作實施監(jiān)督和管理。②定期召開檔案管理工作會議。以完善檔案管理制度以及升級管理人員作為基礎(chǔ)，使得檔案管理機制能夠逐步趨于健全化。③應(yīng)該在事業(yè)單位內(nèi)部積極做好檔案管理宣傳，使得各個部門之間能互相配合，從而提高檔案材料收集的準(zhǔn)確性、及時性以及便捷性，并保證檔案能被安全借閱。④將每一項檔案管理責(zé)任落到實處。只有對人事檔案管理工作實施有效的監(jiān)督，才能確保其為事業(yè)單位發(fā)展提供依據(jù)，保證檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。

3.3 提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性

基于人事制度改革，市場競爭機制被引入事業(yè)單位體系當(dāng)中，人事檔案管理人員應(yīng)該對本單位人員流動的情況給予高度密切關(guān)注，實施及時有效的把握。如果在單位中出現(xiàn)了人員調(diào)動或者調(diào)整職務(wù)，檔案管理人員應(yīng)該及時對其人事檔案進行更新，保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。對一些檔案管理工作中存在的遺留問題，如人檔分離、無頭檔案等，管理人員應(yīng)該提高處理這項工作的速度，仔細整理與歸納對事業(yè)單位有用的檔案信息，并通過當(dāng)事人轉(zhuǎn)交檔案。

3.4 有效運用信息技術(shù)建設(shè)電子化檔案系統(tǒng)

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)在事業(yè)單位管理工作中得到有效運用，并在很大的程度上使各項工作效率得到提升。在這樣的背景下，針對人事檔案管理工作，為了彌補完全運用紙質(zhì)檔案管理方式的不足之處，應(yīng)該運用信息技術(shù)建設(shè)電子化檔案管理系統(tǒng)，使其能作為檔案管理工作的一種創(chuàng)新形式，為紙質(zhì)檔案管理提供支撐。事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合單位的實際情況，為員工建立電子檔案，方便對其中的內(nèi)容進行增添和刪減，不僅能減少外界因素對檔案管理工作的不利影響，還能提高檔案傳閱的便利性。這還需要事業(yè)單位合理運用信息技術(shù)，并不斷對所建立的電子檔案系統(tǒng)進行完善[5]。

3.5 突出人事檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。這就需要事業(yè)單位檔案管理人員做好文書處理工作。盡管文書處理工作與檔案管理工作之間相互獨立，但是存在較為密切的聯(lián)系。應(yīng)該通過開展規(guī)范化的文書處理工作促進人事檔案管理工作趨于規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位人事管理部門應(yīng)該結(jié)合實際的檔案管理工作對人員實施合理配置，滿足檔案管理工作的實際需求。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位須順應(yīng)時代的發(fā)展，加強人事檔案管理隊伍建設(shè)，對人事檔案管理人員的專業(yè)能力有嚴(yán)格地把控，多途徑和措施及時全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，認識到人事檔案管理電子化的重要性和必要性，對我國事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新及提高有著至關(guān)重要的推動作用。