財政財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及相關(guān)問題解決思路探索

崔春紅

（吉林省白城市財政科學(xué)研究所，吉林 白城 137000）

財政財務(wù)檔案管理實質(zhì)是指機關(guān)事業(yè)單位信息化管理工作的一個方面，與機關(guān)事業(yè)單位財政信息相關(guān)的管理對象包含了財政財務(wù)檔案的管理，機關(guān)事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)資源庫的核心組成部分的其中一項就是財政財務(wù)信息數(shù)據(jù)，在財政財務(wù)檔案管理工作中，機關(guān)事業(yè)單位存在著管理理念和管理方法上的不足，管理隊伍人員的素質(zhì)參差不齊，而且沒有完善的財政財務(wù)檔案管理規(guī)定。本文從目前所面臨的問題癥結(jié)所在處出發(fā)，仔細研究分析問題所在，總結(jié)出了一些解決問題的思路以供參考。

一、財政財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財政財務(wù)檔案資料的收集不全面

有些單位在整理檔案時，只注意財務(wù)專業(yè)資料的歸檔，如會計憑證、賬簿、報表等，而忽視了對財務(wù)文件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存儲的文件收集整理，影響了財務(wù)工作和檔案整理的完整性。有些單位將財務(wù)信息存入光盤等存儲設(shè)備后，而在后期不進行相關(guān)的檔案管理工作，導(dǎo)致財務(wù)文件資料缺失，使得進行全方位的檔案資料收集時出現(xiàn)各種困難。此外，一些單位在移交財務(wù)檔案時沒有檢查記錄。沒有轉(zhuǎn)移名單，也沒有固定或定期的類別，在后續(xù)需要查找檔案資料室程序非常繁瑣，違反了財政財務(wù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定。此外，現(xiàn)在有很多機關(guān)事業(yè)單位不重視會計電算化管理，以至于會計電算化系統(tǒng)落后，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱的情況，不利于對財務(wù)資料進行系統(tǒng)的整理及歸檔。

（二）財政財務(wù)檔案人員整體素質(zhì)還需提高

隨著財務(wù)管理工作的不斷優(yōu)化與發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理工作也提出了更高的要求，在檔案資料的收集、整理、歸檔等方面制定了相應(yīng)的規(guī)范，明確了電子財務(wù)檔案的地位以及規(guī)范了財務(wù)檔案管理程序等內(nèi)容，要求財務(wù)檔案管理工作人員具備必需的專業(yè)素養(yǎng)。但是，目前我國大部分財務(wù)檔案管理人員是會計人員兼職，計算機應(yīng)用能力還缺乏完善，使得其在進行電子檔案的整理時存在一定的難度，并且工作方式也缺乏一定的規(guī)范性，尤其是在進行大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等具有一定難度的計算機應(yīng)用時表現(xiàn)出了明顯的不足。還有，部分機關(guān)事業(yè)單位存在著檔案管理人員的廉政意識和崗位意識，有些工作人員缺乏職業(yè)道德，這就導(dǎo)致財政財務(wù)檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，整體素質(zhì)急需提高。

（三）財政部門對財政財務(wù)檔案管理的監(jiān)督不足

機關(guān)事業(yè)單位在接受財政部門監(jiān)督進行財務(wù)檔案的整理和審核工作的過程中，并不將會計檔案規(guī)范化管理作為重要的檢查事項。即使在單位的內(nèi)部，大多數(shù)管理者不重視財務(wù)記錄的管理，缺乏對檔案管理工作的事前、事中、事后工作進行相應(yīng)的規(guī)范與監(jiān)督，導(dǎo)致其工作出現(xiàn)紊亂的情況，影響了財務(wù)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響財務(wù)管理工作的科學(xué)、有序進行。

（四）財政財務(wù)軟件缺乏創(chuàng)新

隨著我國計算機水平的不斷提高，信息化的工作勢在必行。為了彌補現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位財政財務(wù)軟件的不足，各方力量都大力扶持軟件的開發(fā)，為我國機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作提供了巨大的幫助。然而，由于我國機關(guān)事業(yè)單位檔案制度不夠完善，一些機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)管理信息化的工作不夠重視，使得財務(wù)管理軟件在機關(guān)事業(yè)單位中得不到有效酌利用。特別對于財政財務(wù)檔案管理工作，工作量煩瑣雜亂，如果可以有效地運用財務(wù)檔案管理軟件，將會大大提高其工作效率，為后期的財務(wù)管理工作提供資料保障。

二、財政財務(wù)檔案管理問題的解決思路

（一）加強財政財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

要加強機關(guān)事業(yè)單位科學(xué)化和信息化管理財政財務(wù)檔案管理，就必須加強財務(wù)管理軟件和設(shè)備的更新，與此同時，還需要提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平。在技術(shù)和設(shè)備達到先進標準的情況下，可以對檔案管理工作進行相應(yīng)的優(yōu)化，既節(jié)省了工作人員檢索檔案資料的時間，又使資料的保存更加安全，提高了檔案管理人員的水平。提高工作效率，使行政事業(yè)單位的財務(wù)管理更加合理有序。具體實現(xiàn)方法有以下兩點:一是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對現(xiàn)有檔案進行信息管理，進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件共存的管理模式，提高了檔案資料的安全性。其次，財務(wù)檔案管理工作人員可以將不屬于保密范圍內(nèi)的資料上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，從而方便了單位內(nèi)、外部人員的資料使用情況，使得資料的使用得到最大化的效率，實現(xiàn)了資源的共享，促進了社會發(fā)展。

（二）財政財務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)的提高

解決財務(wù)和財務(wù)檔案管理中存在的問題，改善工作現(xiàn)狀，首先要從檔案管理人員的概念入手。正確糾正原來錯誤的工作觀念，充分認識財務(wù)檔案管理的巨大價值及其工作的重大意義。徹底拋棄工作權(quán)、對“錢”的誤解，從整體和宏觀層面審視財務(wù)檔案管理的意義，充分認識到財務(wù)檔案管理的重要性和必要性。其次，解決財務(wù)檔案管理中存在的問題，改善工作現(xiàn)狀，也要依靠建立一支高素質(zhì)的工作團隊。人始終是現(xiàn)代經(jīng)濟活動的主要和決定性因素。只有一支高素質(zhì)的人才隊伍才能保質(zhì)保量地完成工作。人才的聚集和儲備也是保持企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。人才發(fā)展戰(zhàn)略體現(xiàn)在形成一支高素質(zhì)的財務(wù)工作團隊和財務(wù)檔案管理。在專業(yè)和專門領(lǐng)域培訓(xùn)財務(wù)人員。如對網(wǎng)絡(luò)有清晰的認識，精通基本的電子辦公技術(shù)。同時，掌握先進的財務(wù)和財務(wù)檔案管理理念，將理論知識與實踐相結(jié)合，構(gòu)建現(xiàn)代財務(wù)和財務(wù)檔案管理工作。最后，解決財務(wù)檔案管理中存在的問題，改善工作現(xiàn)狀，是相應(yīng)的監(jiān)督機制、評價體系和獎懲制度不可或缺的。所謂無規(guī)則不是一個正方形，企業(yè)是一個復(fù)雜的整體，其中勞動力是多樣化的，思想是復(fù)雜的，工作態(tài)度是不同的，這些都是影響工作效率的重要因素。對于財務(wù)和財務(wù)檔案管理工作，沒有必要的監(jiān)督機制，容易產(chǎn)生自治和放任的復(fù)雜局面。工作績效的評價和個體工作成果的大小是評價員工價值、員工工作能力以及員工薪酬福利水平的重要決定因素。因此，建立財務(wù)和財務(wù)檔案管理的評價機制，分析員工的工作成果和工作能力至關(guān)重要。評價機制的意義和價值很大程度上取決于獎懲、獎懲。從這個意義上說，監(jiān)督機制、評價機制和獎懲機制是相互銜接、相互推進的，是保證財務(wù)和財務(wù)檔案管理順利進行的三個基本制度保障。

（三）強化財政部門監(jiān)督管理力度

想要強化財政部門在財務(wù)檔案管理方面的力度，就要加強財政部門的內(nèi)部控制工作。首先，財政部門要設(shè)立內(nèi)部審計機構(gòu)，對有關(guān)的財務(wù)管理工作進行監(jiān)督管理，提高工作的規(guī)范性，并根據(jù)相關(guān)單位的實際情況建立和健全資金管理制度、財務(wù)審批制度、票據(jù)管理使用制度和內(nèi)部控制制度等，使得財務(wù)檔案管理制度實現(xiàn)規(guī)范化的檔案資料存取，減少財務(wù)信息丟失的情況。其次，還要進行獎懲制度的設(shè)立，使得財務(wù)檔案管理工作的效率得到有效提高。然后，合理的配置財務(wù)檔案管理人員，使得財務(wù)檔案管理人員的職責(zé)分工明確，保證自己工作高效地完成，促使財務(wù)檔案管理工作合理有序地進行。

三、結(jié)束語

財務(wù)檔案管理工作是一項復(fù)雜而又意義重大的工作，應(yīng)受到機關(guān)事業(yè)單位決策者的高度重視。但是，當(dāng)前的財務(wù)檔案管理工作存在著制度缺乏、人員素質(zhì)低、工作錯位等問題。解決方案可以針對這些問題建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理團隊和現(xiàn)代化的財務(wù)檔案制度。引入管理理念和管理制度，糾正員工的錯誤觀念。新時期是現(xiàn)代化步伐加快的時期，也是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展和更新的時期。財政財務(wù)檔案的管理有著悠久的歷史，必須要從問題的本身出發(fā)釋放新的活力，通過創(chuàng)新發(fā)展不斷完善財政財務(wù)管理。