信息化時(shí)代科技檔案管理面臨的問(wèn)題和對(duì)策

孫磊

吉林省白山市科學(xué)技術(shù)館 吉林白山 134300

成的具有一定價(jià)值的材料以及聲像資料等。正因如此，要著力探索科技檔案的管理新路徑，保障科技檔案管理質(zhì)量。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，要學(xué)會(huì)把這些技術(shù)充分地融入帶到科技檔案的創(chuàng)新管理之中，加快科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

1 信息化時(shí)代科技檔案管理面臨的問(wèn)題

1.1 科技檔案歸檔仍存在諸多問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，科研單位和科研管理部門都有著較為完善的歸檔制度和計(jì)劃，但在信息化背景下，由于檔案管理流程和方式的改變，也一定程度上影響了歸檔工作，主要表現(xiàn)在：第一是技術(shù)資料歸檔不及時(shí)。由于科研管理已實(shí)現(xiàn)線上工作，技術(shù)資料和文檔等檔案的收集較為簡(jiǎn)便，也使得工作人員直接將技術(shù)文檔進(jìn)行歸檔，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行編寫和整理，導(dǎo)致后續(xù)分類和檢索的不便；二是對(duì)科研檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，將科研過(guò)程中產(chǎn)生的所有文檔都進(jìn)行歸檔，一些無(wú)使用價(jià)值的文檔也作為檔案資料進(jìn)行歸檔；三是歸檔不規(guī)范，在存儲(chǔ)格式、名稱、文件夾設(shè)置方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 相關(guān)法規(guī)不健全

在當(dāng)下，我國(guó)的相關(guān)法規(guī)中針對(duì)檔案管理，尤其是科技檔案管理的相關(guān)規(guī)定還有待進(jìn)一步完善，這也是導(dǎo)致很多企事業(yè)單位無(wú)法對(duì)科技檔案管理工作模式進(jìn)行全面創(chuàng)新的重要原因之一。在具體表現(xiàn)方面，首先，在現(xiàn)行的法律法規(guī)中，針對(duì)檔案管理工作制定的專門法規(guī)為《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及具體的實(shí)施辦法。然而這些法規(guī)制定于2010年之前，其中的部分規(guī)定已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展帶來(lái)的變化。因此，只有對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步完善，才能保障科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的順利進(jìn)行，并促使其取得應(yīng)有的效果。

1.3 檔案利用有待開發(fā)

與其他科研單位有所不同的是，科技管理部門面對(duì)的檔案資源和種類都較為豐富，但整體上看還存在著“龐而不精”的問(wèn)題，同時(shí)也缺乏對(duì)科技檔案的開發(fā)和利用，主要表現(xiàn)在以下連個(gè)方面：一是檔案管理系統(tǒng)功能單一，僅能夠滿足基礎(chǔ)的檔案收集、歸檔、整理、分類和檢索等功能，缺乏更為深入的系統(tǒng)大家，這也使得科技檔案的利用缺乏技術(shù)支撐。二是利用方式較為單一。當(dāng)前科技檔案最為常見(jiàn)的利用就是查詢，這實(shí)際上只發(fā)揮了科技檔案的參考價(jià)值，不利于科技檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2 信息化時(shí)代加強(qiáng)科技檔案管理的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)電子檔案管理制度的建設(shè)

紙質(zhì)科技檔案管理模式是經(jīng)過(guò)不斷的工作實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的檔案管理流程，與科技檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的工作實(shí)踐相一致，并且具有一定的科學(xué)性和規(guī)范性。但隨著數(shù)字化背景下計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案的信息化建設(shè)步伐的逐漸加快，電子檔案的大量出現(xiàn)，科技檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化的轉(zhuǎn)變，科技檔案的管理也有了新的載體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前數(shù)字化背景下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，因此需要建立一套完善的科技檔案管理制度來(lái)對(duì)檔案信息化管理的流程和操作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，對(duì)新的管理業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)。因此在數(shù)字化背景下科技檔案的信息化建設(shè)需要建議一套完善的配套制度，指導(dǎo)電子檔案的歸檔、保存和管理，從而指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的順利展開。

2.2 創(chuàng)新科技檔案信息化服務(wù)

在信息化背景下，科技檔案信息資源得以豐富，開發(fā)和利用的渠道也進(jìn)一步拓展。針對(duì)科技檔案利用不足的問(wèn)題，應(yīng)首先運(yùn)用信息化建設(shè)的成果和新興技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)科技檔案的利用，扭轉(zhuǎn)“重保管輕利用”的思想，將傳統(tǒng)科技檔案的靜態(tài)服務(wù)逐漸發(fā)展住現(xiàn)代化的動(dòng)態(tài)服務(wù)。如在科技館設(shè)置終端設(shè)備，利用VR技術(shù)增強(qiáng)參觀者的視聽(tīng)體驗(yàn)。此外，還可以借助微信、等新興自媒體開展在線咨詢業(yè)務(wù)，提高科技檔案的利用率。

2.3 提升科技檔案的信息安全防護(hù)水平

當(dāng)前，我們已經(jīng)全面步入了信息化時(shí)代，新形勢(shì)下要想確?？萍紮n案的信息安全，應(yīng)該從以下三方面著手：首先，針對(duì)實(shí)體科技檔案，可以采用驅(qū)蟲保護(hù)法、裝幀保護(hù)法、建筑保護(hù)法等等，確保實(shí)體科技檔案完好，延長(zhǎng)其保存時(shí)間。其次，做好數(shù)字科技檔案的重點(diǎn)防護(hù)，要應(yīng)用數(shù)據(jù)安全技術(shù)、系統(tǒng)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來(lái)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)。最后，定期加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，注意查缺補(bǔ)漏，定期對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性與bug進(jìn)行測(cè)試，以便提前制定應(yīng)對(duì)措施，另外關(guān)于數(shù)據(jù)安全方面還運(yùn)用應(yīng)急處理、數(shù)據(jù)加密、備份技術(shù)等等，保護(hù)具有較高價(jià)值的科技檔案。

2.4 重視人才培訓(xùn)，打造一支復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍

在檔案管理隊(duì)伍中，絕大多數(shù)員工都能夠熟練的做好科技資料收錄歸檔、科技檔案保存管理等基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)，但是真正能夠勝任科技檔案資源開挖、整合利用的復(fù)合型人才相對(duì)匱乏。針對(duì)這一現(xiàn)象，企業(yè)要提供多樣化的培訓(xùn)教育機(jī)會(huì)，順應(yīng)檔案信息化管理趨勢(shì)，將大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)，作為日常培訓(xùn)的內(nèi)容，組建一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。在今后的工作考核中，將信息化管理水平作為衡量員工業(yè)務(wù)能力的重要指標(biāo)。通過(guò)“培訓(xùn)+考核”的組合模式，逐漸推動(dòng)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變。密切關(guān)注檔案管理事業(yè)中信息技術(shù)的應(yīng)用情況，體現(xiàn)出培訓(xùn)的針對(duì)性、創(chuàng)新性，切實(shí)提升檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)。

3 結(jié)語(yǔ)

面對(duì)日益激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，必須要重視科技檔案在支持和推進(jìn)前沿技術(shù)創(chuàng)新方面的參考作用。從這一點(diǎn)出發(fā)，通過(guò)增加資金投入、做好人員培訓(xùn)和采取安全防護(hù)措施，全方位、立體化的支持檔案信息化管理建設(shè)。利用信息管理系統(tǒng)，在保證科技檔案資料完整性的前提下，充分依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，結(jié)合科技工作需要，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合、利用，利用前人的工作經(jīng)驗(yàn)和成果，為當(dāng)前科技創(chuàng)新的開展提供助力。