國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要性分析

申金悅

鄭州市市政工程勘測設計研究院 河南鄭州 450000

隨著當今社會的不斷發(fā)展，國有企業(yè)在市場體系中的地位也發(fā)生了變化，在國民經(jīng)濟體系中也越來越重要。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎也變得越來越重要，只有科學合理的利用現(xiàn)代化管理技術(shù)對檔案進行分類管理才能促進國有企業(yè)持續(xù)良好的發(fā)展，但是現(xiàn)階段很多國有企業(yè)內(nèi)部人員對待檔案管理的重視度不高，認為檔案管理工作只是面子工程，檔案管理工作人員工作態(tài)度消極，檔案建立不夠完整，有些企業(yè)甚至出現(xiàn)檔案泄露和丟失的事情，這都是因為管理人員不清楚檔案管理對企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的重要性造成的，那么如何提高國有企業(yè)對檔案管理的重視度，加強檔案管理的規(guī)范性，下文展開具體分析。

1 國有企業(yè)進項檔案管理的重要性

企業(yè)檔案資料是對其生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程的一種歷史性記錄材料，它記錄了一個企業(yè)的成長和發(fā)展過程，具有很高的歷史價值，但其價值卻不止于它的歷史價值。隨著近年來社會環(huán)境變化和技術(shù)的不斷更新，企業(yè)檔案管理形式也變得越來越多元化，從開始的文字圖畫記錄慢慢的轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片、視頻、音頻等多元化的記錄，這些記錄可以幫助企業(yè)實現(xiàn)其歷史價值，而且對企業(yè)今后的發(fā)展有著參考和指導的作用。比如說在進行國有企業(yè)的人事行政管理時，我們可以參考企業(yè)檔案資料來制定出合理的行政管理決策；又如在企業(yè)進行經(jīng)濟運營的過程中，如果有歷史檔案資料可供參考的話，使之與現(xiàn)有的經(jīng)濟情況相結(jié)合，制定出科學的經(jīng)濟財務風險管理方案，用以穩(wěn)固國有企業(yè)的經(jīng)濟體系；再比如我們可以參考企業(yè)檔案中的歷史文化資料，對企業(yè)文化的歷史發(fā)展有個精準的定位，制定出符合企業(yè)歷史且具有凝聚力的企業(yè)文化；最后就是企業(yè)檔案的記錄在企業(yè)發(fā)生法律風險時，能夠為我們提供強有力的憑證，規(guī)避法律風險。總而言之，國有企業(yè)的檔案管理工作能夠在個很大程度上推進企業(yè)的各項管理工作，幫助企業(yè)穩(wěn)固的可持續(xù)發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 企業(yè)對檔案管理的意識較弱

在國有企業(yè)領導班中有部分領導認為，只要把企業(yè)經(jīng)濟做好就行了，檔案管理只是一種面子工程，是為了國家看的，領導者對檔案工作的管理松散，間接導致了檔案管理員對檔案管理工作態(tài)度消極；有些國有企業(yè)內(nèi)部甚至沒有專門的檔案管理人員；有些企業(yè)內(nèi)檔案室和檔案人員的配備雖然都有，但卻沒有與之相匹配的檔案管理設備，這就使得檔案管理室形同虛設。

2.2 檔案收集率和使用率較低

在國有企業(yè)中很多工作人員并沒有主動移交檔案的工作習慣；還有一部分人根本不明白檔案哪些該歸檔，哪些是不用歸檔的，導致該歸檔的檔案沒有得到歸檔，不該歸檔的檔案卻一大堆；還有企業(yè)檔案雖然都進行了歸檔，卻幾乎存進去后就不會再拿出來進行參考使用了。

2.3 檔案員整體管理素質(zhì)偏低

很多檔案員并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)的，對于檔案管理工作本身就專業(yè)不對口，經(jīng)驗欠缺，因為缺乏專業(yè)性所以并不能很好的勝任檔案管理工作；還有一部分檔案管理人員雖然是相關(guān)專業(yè)的，但是在管理過程中只是沿用自己以前所學的老一套管理方法進行管理，對現(xiàn)代計算機應用不夠熟練；檔案管理人員在工作過程中幾乎得不到學習培訓，這也是降低他們工作積極性的一大原因所在[2]。

3 如何有效提高國有企業(yè)檔案管理規(guī)范性

3.1 建立科學的現(xiàn)代化檔案管理體系

隨著社會發(fā)展進步，利用計算機應用進行檔案管理已經(jīng)成為一種趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法早已經(jīng)不能滿足對現(xiàn)代企業(yè)檔案的收集、整理和歸納。想要進一步提高國有企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，必須普及信息化的檔案管理方式，當前國有企業(yè)也只能進行基礎化的信息化檔案管理，只是簡單的利用計算機來進行文字、圖片以及視頻的存儲。在工作中我們其實還可以通過云計算和大數(shù)據(jù)這樣的信息技術(shù)擴大收集范圍，建立共享檔案途徑，更大程度的提高企業(yè)對檔案的利用率，注重軟件和硬件平臺的搭建，通過平臺的建立，進一步提升國有企業(yè)檔案管理化水平。

3.2 增加國有企業(yè)檔案收集強度，規(guī)范檔案文書管理

國有企業(yè)要做好對重大工程的資料收集工作，明確材料收集內(nèi)容，讓工作人員能夠及時、準確、全面的進行工程材料的收集歸檔，最大程度的對企業(yè)工程的實際建設過程進行歷史記錄。

在日常的生產(chǎn)和管理過程中，也會產(chǎn)生大量繁瑣雜多的文書檔案，整理起來難度較大，這個時候我們就要對其進行規(guī)范化的歸檔管理，比如說從歸檔用紙的材料、大小以及排版裝訂等進行規(guī)范，字體大小，書寫格式等必須嚴格統(tǒng)一，收集內(nèi)容、收集過程、以及編號和歸檔的過程也要有一個統(tǒng)一的標準。讓企業(yè)檔案整理工作中有規(guī)范的管理體系作為參依據(jù)，降低國有企業(yè)因文書檔案繁雜帶來的工作難度，進一步提高企業(yè)檔案管理效率。

3.3 提高企業(yè)管理人對檔案管理的重視程度，加強檔案員管理水平

對于企業(yè)管理人員和檔案管理人員定期進行檔案管理方面的培訓，提高企業(yè)管理人員對檔案管理的重視程度，加強檔案員檔案管理水平。比如說企業(yè)可以在外聘請專業(yè)的檔案管理人員到企業(yè)進行檔案管理重要性的普及和專業(yè)檔案管理知識的傳授，讓管理人員根據(jù)自己所在國企的實際情況制定出科學合理、規(guī)范的檔案管理制度。也可以定期對檔案員進行考核審查，將考核結(jié)果與薪資掛鉤，這樣更有利于檔案員提高工作積極性[3]。

4 結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，企業(yè)檔案可以說是企業(yè)進行可持續(xù)發(fā)展的基礎所在，企業(yè)一定要對其進行高度重視，通過提高現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范和加強檔案管理工作，將企業(yè)的歷史檔案更好的進行存檔和使用，讓企業(yè)檔案能將自己的價值發(fā)揮到最大，實現(xiàn)國有企業(yè)穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展。