企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的措施

任惠韜

內(nèi)蒙古交通設計研究院有限責任公司 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通常情況下，企業(yè)檔案會以文字、音像、實物等形式進行儲存，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，檔案信息的科學整理，能夠為企業(yè)進行管理決策提供可靠的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其與企業(yè)檔案管理工作的融合程度在不斷加深，因此，在信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務模式的創(chuàng)新十分必要，這對于推動企業(yè)檔案管理工作的完善并發(fā)揮檔案管理的作用有著重要的意義。

1 企業(yè)檔案管理工作的問題

1.1 企業(yè)檔案儲存的問題

企業(yè)在以前進行檔案管理的時候，輸入檔案信息來進行儲存是非常簡單的操作方法。但是隨著企業(yè)的信息數(shù)據(jù)變得越來越多，企業(yè)在存儲數(shù)據(jù)信息到同一個地方的時候，那么就會變成大數(shù)據(jù)。再加上企業(yè)在運營，很多的工作都在開展，這樣也就導致數(shù)據(jù)信息會變得越來越多，這樣也就導致檔案的存儲量也會開始變大。而且檔案信息的存儲量越來越多，在查詢檔案的時候也會比較的困難，而且查詢和存儲檔案的速度也會漸漸地下降，這樣也就會導致企業(yè)的檔案管理工作無法順利進行[1]。

1.2 企業(yè)檔案資源管理中的問題

企業(yè)的檔案在進行管理的時候，以往都是使用筆來進行記錄，然后在發(fā)展到使用數(shù)字化技術(shù)進行記錄，然后再到現(xiàn)在使用全新的管理方法來進行管理。數(shù)字化管理的方法雖然可以對企業(yè)的檔案資源來進行合理的收集與整理，但是這樣的技術(shù)還是無法滿足現(xiàn)階段企業(yè)對檔案管理工作的需求，這樣也就會使企業(yè)的檔案管理工作效率下降。要想提升企業(yè)的管理工作效率，促進企業(yè)可以更好的發(fā)展，就一定要重視對信息技術(shù)的研究，結(jié)合信息技術(shù)來發(fā)掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案資源管理工作業(yè)數(shù)據(jù)檔案工作當中非常關(guān)鍵的一個問題。

1.3 企業(yè)檔案管理人員存在的問題

在最近幾年，人們已經(jīng)開始重視大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息管理的工作，而且現(xiàn)在很多的學生在高考報志愿的時候，也會選擇與這些技術(shù)相關(guān)的專業(yè)來進行學習。但是對于現(xiàn)階段的情況來說，還是缺少這方面的專業(yè)人才。在企業(yè)當中，不管是哪種工作，都是需要有專業(yè)的人才來從事的。所以，企業(yè)的檔案管理工作也缺少專業(yè)的管理人才，這個問題急需進行解決。雖然企業(yè)也有很多管理的人才，但是在信息化時代當中，企業(yè)所需要的管理人才是要具備管理能力和信息化技術(shù)的人才。企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)信息變得越來越多，所以只能使用先進的信息技術(shù)才可以對企業(yè)的大數(shù)據(jù)來進行整理和收集。所以，知道如何使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理人才才是企業(yè)檔案管理工作當中最需要的人才[2]。這樣才可以保證企業(yè)能跟上時代的發(fā)展，在激烈的競爭中脫穎而出。

2 企業(yè)檔案管理中推行精細化管理的措施

2.1 運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作

作為企業(yè)檔案的管理人員首先必須要保證收集整理的檔案資料的完整性、真實性及精確性，其次依據(jù)檔案的內(nèi)容來實施多樣化的管理措施，清楚劃分好檔案的類別。同時，根據(jù)檔案資料的等級及類別對其歸檔工作進行全過程的記錄，以避免檔案的損壞及丟失，為檔案的日常使用及查閱提供方便。再其次，在檔案歸檔工作中應用精細化理念，就必須要提高檔案歸檔工作的條理性，結(jié)合企業(yè)檔案管理需要，切實提高企業(yè)檔案管理的整理及歸檔水平，推動企業(yè)發(fā)展。

2.2 加強企業(yè)精細化檔案管理機制建設

為確保企業(yè)檔案管理的精細化及完整性，務必要加強和完善企業(yè)的精細化檔案管理機制建設，以提高企業(yè)檔案管理工作的效率及水平。同時，建立完善的檔案管理機制，不僅可以保持企業(yè)檔案管理工作的長效性，而且也有助于增強企業(yè)整體的管理工作水平，更好地推動企業(yè)向前發(fā)展。另外，企業(yè)檔案管理部門也要細分明確檔案管理的每個步驟及環(huán)節(jié)，并制定合理的考核制度，加強檔案管理人員的考核，從而在確保檔案管理人員工作高效性的同時，增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)及實操能力，為企業(yè)檔案管理的發(fā)展奠定良好基礎[3]。

2.3 普及信息化技術(shù)

信息化技術(shù)是檔案信息化管理的核心重點，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質(zhì)辦公的基礎上，將電子檔案的信息技術(shù)進行應用和普及，電子檔案的開發(fā)是以計算機設備為載體，互聯(lián)網(wǎng)為媒介，將信息資源進行數(shù)字化，在便捷錄入、儲存、查找的基礎上，更能夠?qū)⑿畔①Y源進行深層次的開發(fā)和利用。其次，建立電子檔案服務平臺，將計算機設備進行合理的利用，建立完整的信息資源網(wǎng)絡，能夠?qū)n案資源形成面向社會的共享平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公、檔案室存儲辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設備轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愚k公的形式，將加大信息資源的利用實效。

2.4 加強檔案管理制度的建設

在信息化環(huán)境下，為了實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務的創(chuàng)新，企業(yè)必須利用嚴格的管理制度來促進企業(yè)檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作嚴格執(zhí)行。為此，針對檔案管理工作的開展，企業(yè)應該根據(jù)自身實際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對檔案管理工作的流程以及各個環(huán)節(jié)的工作進行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規(guī)范化。

3 結(jié)語

在社會及科技不斷發(fā)展進步的背景下，企業(yè)檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯，因此，企業(yè)的檔案管理人員必須要認清現(xiàn)在檔案管理工作中的問題，從制度、技術(shù)、人員及觀念等各方面積極創(chuàng)新，引入精細化管理的理念及方法，細化、細分企業(yè)檔案管理工作的每個步驟及環(huán)節(jié)，明確檔案管理人員的具體職責，提高企業(yè)檔案管理工作的整體精細化水平，從而推動企業(yè)實現(xiàn)長久、穩(wěn)健、快速發(fā)展。