淺析企業(yè)辦公用品采購流程及管理

于文哲

中交路建自貢市政工程C．D段二分部 四川自貢 643000

隨著近年來我國“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，李克強總理在政府工作報告中明確指出，將“互聯(lián)網(wǎng)+”應用于我國經(jīng)濟社會的發(fā)展中，是保證我國市場均衡并起到國際化改革的關(guān)鍵。隨著近年來我國各項企業(yè)的不斷發(fā)展，電商平臺的建立也隨之增加。將企業(yè)辦公用品的采購，應用“互聯(lián)網(wǎng)+”來進行優(yōu)化是保證我國電商平臺化、專業(yè)化的關(guān)鍵因素。相關(guān)統(tǒng)計研究發(fā)現(xiàn)我國每年的企業(yè)辦公用品采購的市場規(guī)模已達2300億元左右，具有極為廣大的市場，而在進行傳統(tǒng)的辦公用品采購時，其中存在的弊端較多，隨著近年來“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，電商化集中采購能夠大大提高企業(yè)的招標采購模式質(zhì)量，有助于提高辦公用品的采購質(zhì)量，對于管理規(guī)范和頻繁采購來說都有積極意義[1]。

1 辦公用品使用及管理的現(xiàn)狀分析

通過調(diào)研分析企事業(yè)單位辦公用品管理及使用情況，了解到關(guān)于員工在辦公用品使用方面的態(tài)度、日常管理及審批模式均存在很多問題，日積月累形成了辦公用品的浪費。調(diào)查顯示，很多職工從來不關(guān)注辦公用品使用情況。日常辦公存在的各種浪費和不必要的損耗，同時也有很多員工認為辦公用品領(lǐng)用制度不完善、管理不規(guī)范、懲罰制度不明確，讓很多人鉆了空子等。首先，紙張的使用存在浪費。在網(wǎng)上辦公越來越方便的同時，無紙化辦公仍然是不可取代的方式，會議場合還要將文件打印出來人手一份，在大型會議的場合更是需要準備備份，而紙質(zhì)的文件在使用過后通常不會回收重復利用（所謂使用可能只是簡單的翻閱或只是作為會議陳設(shè)），這樣每年的紙張存在大量浪費，而且可能只有一個字的修改或調(diào)整，就廢棄所有打印好的文件、信封、便簽紙等，并且基本都是單面使用，對辦公資源造成極大的浪費。簽字筆替代了鋼筆、圓珠筆，本可以更換筆芯繼續(xù)使用的中性筆也很少有人愿意更換[2]。

2 傳統(tǒng)辦公用品采購模式存在的弊端

對于大多數(shù)企業(yè)來說，每年甚至每天都需要消耗大量的辦公用品，是企業(yè)的一項十分重要的支出，而在企業(yè)進行各項商業(yè)活動時，應當將辦公用品采購資金作為一項重要的運營資金，而中小型企業(yè)在進行辦公用品的集中采購時，主要采購對象以周圍的零售店和批發(fā)市場為主，但對于大型企業(yè)來說，辦公用品的采購僅僅依靠批發(fā)市場或零售店是遠遠不夠的，所以大多數(shù)大型企業(yè)都會與區(qū)域供應商進行聯(lián)系，這是現(xiàn)代我國大多數(shù)企業(yè)在進行辦公用品采購時的現(xiàn)狀。無論是中小型企業(yè)還是大型企業(yè)，在進行傳統(tǒng)的辦公用品采購時，需要面臨的因素較多，各項交流和支付方式都較為繁瑣，并且雙方在進行交易時往往存在信息不透明的狀況，對于部分小型企業(yè)來說，由于資金限制，在進行供應商的選擇時都會慎重考慮，這樣大大降低了交易雙方溝通的效率，采購周期較長，導致企業(yè)在運營過程中很容易出現(xiàn)物資短缺的現(xiàn)象。

3 企業(yè)辦公用品采購流程及管理

3.1 辦公用品采購供應鏈集中化管理

近年來，許多大型企業(yè)在接待外賓、展會展覽、采購用車等方面采取了統(tǒng)一的管理模式，并取得了很好的效果。但由于辦公用品種類繁多，各個部門需求不同等因素，還沒辦法做到集中采購，極大增加了企業(yè)的成本，造成了一定程度的浪費。辦公用品主要分為高值管理品和低值消耗品兩部分。昂貴的用品包括電腦、打印機、空調(diào)、投影儀等設(shè)備。便宜消耗品包括簽字筆、計算器、便利貼、電池、垃圾袋、A4紙等每日消耗用品。這部分日常消耗用品由于每日使用量大，具有不可控因素，肉眼無法體會到它的消耗，但這部分的支出占每年的支出費用相當大的比例。眾所周知，每日的辦公用品消耗大，很零散，導致其采購頻率遠遠高出其他用品。如果公司不設(shè)立相應部門進行管理，各部門各自為政分別采購，大大增加了采購成本。某公司意識到這一問題后采用了集中化管理，由于購買量巨大，跟供應商建立了長期合作，大大降低了采購成本，減少了人力、物力和財力的浪費，提高了辦公工作的效率，使企業(yè)運轉(zhuǎn)得更加順暢[3]。

3.2 辦公用品采購供應鏈管理的規(guī)范化

由于辦公用品種類繁多，采購頻繁，采用辦公軟件管理，可以極大地提高辦公人員效率，減少物品閑置、人員浪費的情況。該公司采用辦公管理系統(tǒng)后，使辦公用品的采購事宜變得井然有序，效率提高明顯，成本節(jié)約顯著。據(jù)了解，該公司的支出成本比之前減少了十幾萬之多。①開發(fā)商的選擇。采購部門在采購前對員工的意見進行總結(jié)整理，選擇統(tǒng)一品牌的辦公用品進行采購。在對市場進行了充分調(diào)研后，通過招標的方式選擇了信譽高、質(zhì)量好、價格低的供應商。并隨之與其建立長期合作的關(guān)系，保障了供貨的穩(wěn)定性、時效性、節(jié)約性。在降低成本的同時，提升了工作效率。②構(gòu)建采購體系。企業(yè)應該建立開發(fā)一套自己的采購系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以隨時查詢產(chǎn)品的型號、數(shù)量、價格、庫存。當發(fā)現(xiàn)自己所需的辦公用品數(shù)量不多時，可以及時向主管部門提出審批，審批后由采購部門聯(lián)系供應商進行訂貨。這種流水線的工作模式，最大限度上減輕了員工的工作負擔，增加了效率，使賬目變得透明化。企業(yè)可以在流水線的各個采購環(huán)節(jié)中設(shè)置一名主管人員，當下級部門有需求提出申請后，系統(tǒng)可以及時提醒主管部門進行審批，做到各個環(huán)節(jié)及時化、透明化、責任化，主管可以對審批內(nèi)容進行檢閱，駁回不合理的請求，使辦公用的采購更加經(jīng)濟合理，減少不必要的開支。

4 結(jié)語

辦公用品的采購與發(fā)放問題是企業(yè)成本管理中面臨的一項重要問題，信息化管理模式的構(gòu)建，是促進辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業(yè)在對辦公用品管理過程中，應該從本單位實際情況入手，對信息化的管理手段進行應用，以實現(xiàn)自身管理效率的提升。