消防檔案管理工作常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策

嚴(yán)水芬

中核霞浦核電有限公司 福建寧德 355100

近年來(lái)隨著我國(guó)《消防法》的全面完善和實(shí)施，檔案管理過(guò)程中的消防問(wèn)題也成為了今后檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，尤其是各級(jí)檔案部門的庫(kù)房管理。更是當(dāng)前消防工作中關(guān)注的主要問(wèn)題。

1 消防檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 檔案管理依據(jù)方面

消防檔案管理工作可依據(jù)的規(guī)范性文件主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《公安檔案管理規(guī)定》和《公安專業(yè)檔案管理辦法》等。雖然這些法律、法規(guī)在檔案管理的大方向上給消防檔案管理者提供了必要的依據(jù)和要求，但對(duì)消防檔案尤其是消防專業(yè)檔案的分類、立卷、歸檔、保管等細(xì)節(jié)都未具體涉及，可操作性并不強(qiáng)。鑒于此，近年來(lái)各地消防部門結(jié)合實(shí)際工作，大膽探索、勇于創(chuàng)新，努力健全檔案管理體系[1]。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力方面

抓好檔案管理工作的前提是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。然而公安消防機(jī)構(gòu)各級(jí)機(jī)關(guān)尤其是基層單位長(zhǎng)期存在人員少、不穩(wěn)定的情況，具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員極其匱乏。大量的檔案資源得不到充分的利用開發(fā)，功能得不到充分發(fā)揮，檔案管理工作走不出困境。隨著檔案數(shù)量的逐年遞增，以往的檔案管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程。在日常工作中因以往檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、檔案管理不規(guī)范，致使后繼經(jīng)辦人無(wú)法準(zhǔn)確快捷地查詢到領(lǐng)導(dǎo)和同志們急需的業(yè)務(wù)檔案的情況屢屢發(fā)生。給各項(xiàng)工作造成不便的同時(shí)檔案管理工作本身也將惡性循環(huán)。

1.3 檔案管理機(jī)制方面

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，高科技在消防工作中得到了日益廣泛的應(yīng)用，形成了一些新式的非傳統(tǒng)紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案，如聲像檔案、電子檔案等。這類檔案具有直觀、生動(dòng)、新穎、及時(shí)、占用空間小、保存期限長(zhǎng)等特點(diǎn)，能夠真實(shí)、形象地記錄和展現(xiàn)消防部隊(duì)的大型活動(dòng)、中心工作的各個(gè)階段，可以給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供第一手真實(shí)的歷史資料用于制定正確的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，及時(shí)總結(jié)各類工作經(jīng)驗(yàn)，有效地提高滅火指揮、搶險(xiǎn)救災(zāi)及社會(huì)火災(zāi)防控能力，更好地保護(hù)人民生命財(cái)產(chǎn)安全。但由于種種原因，聲像電子檔案的歸檔、保管情況不夠理想，有些基層單位甚至從未制作保留過(guò)非紙質(zhì)檔案。如果任由這類蘊(yùn)含豐富消防實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)及消防科技知識(shí)的檔案消失無(wú)蹤，將是消防業(yè)務(wù)工作的巨大損失。

1.4 檔案管理人員思維認(rèn)識(shí)方面

檢查消防業(yè)務(wù)檔案是消防部隊(duì)考核日常業(yè)務(wù)工作的一種主要形式。但是一些檔案制作者由于認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，僅把檔案當(dāng)做應(yīng)付考核的工具，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是徹底摒棄紙質(zhì)檔案，只采用單一的電子化管理。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到法律文書的簽收和一些原始材料的記錄必須采用第一手的紙質(zhì)檔案。計(jì)算機(jī)管理檔案雖便于分類統(tǒng)計(jì)、檢索查詢，但并不能代替紙質(zhì)檔案的真實(shí)唯一性。二是臨陣磨槍，疲于應(yīng)付。只整理歸檔考核必檢內(nèi)容或近期的業(yè)務(wù)檔案，將其它檔案亂堆亂放或束之高閣，以至一些重要文檔湮沒(méi)在紛繁蕪雜的文件檔案中；三是弄虛作假、應(yīng)付檢查，甚至不惜偽造監(jiān)督檢查、行政處罰法律文書和應(yīng)由行政管理相對(duì)人簽字的回執(zhí)。嚴(yán)重違反了檔案管理工作真實(shí)、客觀、規(guī)范的要求。

2 檔案消防工作應(yīng)對(duì)的策略

2.1 提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)檔案消防工作的支持

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的支持是順利完成檔案消防工作的最重要因素。任何單位的工作都需要得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的熱切關(guān)注和支持。只有在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)首肯的情況下，才可能招聘專業(yè)的人才，或者加大對(duì)現(xiàn)在人員的培訓(xùn)；才能增加對(duì)檔案消防工作經(jīng)費(fèi)的投入，購(gòu)買先進(jìn)的防火設(shè)備，為檔案消防提供最有力的保障。做好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“吸引”工作。作為檔案消防工作人員，不僅要做好本職工作，還要以不同手段“吸引”領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重視檔案消防工作。領(lǐng)導(dǎo)不僅日理萬(wàn)機(jī)，而且對(duì)各項(xiàng)工作的重心不同，有的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，肯定會(huì)大力支持檔案工作；有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作是可有可無(wú)的工作，碰到這種領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作人員要以迂回的方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的重要性，比如以報(bào)告或者專題檔案宣傳頁(yè)及網(wǎng)絡(luò)宣傳等方式，要著重向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案消防的重要性，“吸引”領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作發(fā)生興趣，以此為契機(jī)，得到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)注和支持[2]。

2.2 提升工作人員的消防安全意識(shí)

檔案消防工作，說(shuō)到底，關(guān)鍵在人。必須找到提升工作人員消防安全意識(shí)的路徑。在此環(huán)節(jié)中，領(lǐng)導(dǎo)必須應(yīng)該積極發(fā)揮帶頭作用，因?yàn)樵趯?shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)是下屬的標(biāo)桿和旗幟，只有領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的安全意識(shí)不同程度地提升了，才能帶動(dòng)廣大檔案工作人員提升安全意識(shí)，要以點(diǎn)帶面，上下步調(diào)一致，只有這樣，才能有效加強(qiáng)對(duì)檔案消防意識(shí)的提升。檔案工作人員還應(yīng)該定期接受相關(guān)的檔案安全教育。從而在教育工作開展中更有效地提升自身責(zé)任意識(shí)和工作使命感，通過(guò)觀看相關(guān)消防視頻和舉辦知識(shí)競(jìng)賽等方式，全面提升自身火災(zāi)意識(shí)，進(jìn)一步提升單位自身的檔案消防能力。

2.3 強(qiáng)化對(duì)設(shè)備和技術(shù)的更新

火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警機(jī)制和滅火設(shè)備，是對(duì)檔案消防安全進(jìn)行保障的首要環(huán)節(jié)，這些消防設(shè)施，對(duì)于一個(gè)企業(yè)或是單位的消防工作有著極為關(guān)鍵的作用，所以要加強(qiáng)對(duì)社備的更新，只有設(shè)備先進(jìn)了，才能保證在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)火災(zāi)，同時(shí)還能在最短時(shí)間內(nèi)對(duì)出現(xiàn)的火災(zāi)進(jìn)行撲救，給后期的恢復(fù)工作提供有效的保障。所以對(duì)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行技術(shù)更新是當(dāng)前消防檔案管理工作中的關(guān)鍵問(wèn)題。技術(shù)的更新主要是針對(duì)工作人員而言的，工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷了解和掌握先進(jìn)的檔案消防技術(shù)，避免出現(xiàn)空有先進(jìn)的設(shè)備，但不會(huì)操作的窘境，在火災(zāi)到來(lái)時(shí)，眼睜睜看著檔案化為灰燼[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，不斷學(xué)習(xí)理論知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)消防檔案管理工作全方位的改革與發(fā)展，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。