淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑

姜良

山東省淄博市第七人民醫(yī)院 山東淄博 255040

醫(yī)院工作中，文書檔案具有重要的作用，體現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展歷史，其中包含了各科室的臨床醫(yī)療診治方案、發(fā)展歷史、相關(guān)文件和協(xié)議等，檔案價值不可估量，需要進(jìn)行妥善管理，確保文書檔案能夠得以傳承發(fā)展。此外，這些資料的管理工作對于檔案的總體管理而言也是十分重要的，為達(dá)到這些目的，需要通過專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，創(chuàng)新管理模式，使其能夠與醫(yī)院發(fā)展相符，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供保障。

1 醫(yī)院文書檔案概述

1.1 特征

醫(yī)院文書檔案的特征主要表現(xiàn)在以下兩方面：

（1）專業(yè)性特征。醫(yī)院文書檔案主要記錄了醫(yī)療工作相關(guān)信息，其真實(shí)的反映了醫(yī)療工作情況，本身內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性，其中記載了醫(yī)院的發(fā)展計劃、診療情況、臨床操作規(guī)范、規(guī)章制度、醫(yī)學(xué)研究等內(nèi)容，整個檔案都具有專業(yè)性[1]。由于文書檔案專業(yè)性特征，導(dǎo)致其在管理時必須要注意保密，有些人員在接觸這些文書檔案時必須要注意做好保密工作，并具備良好的職業(yè)道德。

（2）綜合性特征。醫(yī)院檔案部門是醫(yī)院辦公機(jī)構(gòu)，其對于文書檔案具有管理責(zé)任，檔案中詳細(xì)記錄了人事、財務(wù)、醫(yī)療、科研等信息，其來源于上級機(jī)構(gòu)或是本院，具有一定的規(guī)范性和業(yè)務(wù)性，其中有些與醫(yī)院相關(guān)單位有聯(lián)系，主要為編史修志等資料[2]。由于文書檔案的綜合性特征，因此需要對文書及時整理，對于醫(yī)院各部門產(chǎn)生的文件資料要實(shí)現(xiàn)階段性的收集整理，確保文件連續(xù)、完整。

1.2 作用

醫(yī)院文書檔案管理的作用主要體現(xiàn)在以下兩方面：

（1）參考作用。合格的文書檔案要能夠?qū)⑨t(yī)療部門科研情況充分體現(xiàn)出來，其是基礎(chǔ)性資料，能夠?yàn)椴“Y防止以及后續(xù)科研工作提供依據(jù)，對于醫(yī)療和科研，文書檔案中記錄以往的經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)院在決策調(diào)查時可以參考文書檔案。

（2）憑證作用。通過記錄醫(yī)院各種活動、規(guī)章制度、上級批復(fù)等內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上解決處理問題。醫(yī)院文書檔案中記載著醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展歷程和各種制度、活動，其可以作為憑證教育后人，具有較強(qiáng)的說服力和感染力。

（3）現(xiàn)實(shí)作用。國內(nèi)有些基礎(chǔ)醫(yī)院無法理解文書檔案作用，對于檔案工作的管理缺乏責(zé)任意識，盡管建立了檔案管理制度，但是沒有將其作用充分發(fā)揮出來，管理人員本身素質(zhì)影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

2 醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 創(chuàng)新管理理念

隨著社會的發(fā)展，新的工作理念優(yōu)勢也逐漸體現(xiàn)出來，可以利用信息技術(shù)和文書檔案指導(dǎo)各項(xiàng)醫(yī)療活動。同時，通過加大力度應(yīng)用信息技術(shù)，建設(shè)電子檔案，通過電子檔案進(jìn)行文書檔案管理。對此，醫(yī)院檔案管理人員需要重視對電子檔案的建設(shè)管理工作，使文書檔案管理實(shí)現(xiàn)多元化和高層次化發(fā)展，有利于推動文書檔案管理工作進(jìn)步，進(jìn)而為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)[3]。

2.2 創(chuàng)新管理手段

完善的文書檔案管理為人們獲取和應(yīng)用這些信息提供了便利，同時也能夠幫助人們獲得準(zhǔn)確的幫助，進(jìn)而達(dá)到管理目的。為了使人們能夠有效利用這些資源，需要提高醫(yī)院文書檔案主動服務(wù)水平，擴(kuò)大并創(chuàng)新服務(wù)范圍、領(lǐng)域以及方式?，F(xiàn)階段，大部分醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，加大信息化建設(shè)，在管理醫(yī)院文書檔案時，利用計算機(jī)處理各種信息，迅速收集醫(yī)院文件資料，保證管理實(shí)踐和管理效率。同時，通過計算機(jī)中的各種檢索工具迅速查詢醫(yī)院文書檔案，并通過各種手段查閱文書檔案，更好的管理醫(yī)院文書資料[4]。文書檔案價值需要通過持續(xù)開發(fā)利用才能夠被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而為醫(yī)療、科研以及教學(xué)等方面提供服務(wù)，其不僅能夠充分發(fā)揮醫(yī)院文書檔案編制管理作用，同時也能夠?yàn)獒t(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)和社會效益。

2.3 創(chuàng)新管理工作

通常情況下，文書工作與管理工作具有一定的共性，其是一種工作的兩種表現(xiàn)形式，文書是通過分析歸檔進(jìn)而構(gòu)成檔案，文書資料利用科學(xué)編輯發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用，而為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要在對文書資料分析編輯前，掌握文書具體工作，提高其工作質(zhì)量，為文書管理工作奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行文書工作時，需要具有職業(yè)責(zé)任意識，在相關(guān)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行文書工作，確保檔案質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。此外，為了提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，需要由醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者共同擔(dān)任管理職位，確保文書檔案管理工作能夠保證持續(xù)發(fā)展。

2.4 創(chuàng)新管理技術(shù)

醫(yī)院在開展文書檔案管理工作時，需要具有現(xiàn)代化管理思想，了解各種先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)，并能夠通過計算機(jī)和信息化方式做好文書檔案的管理工作，有效提高文書檔案管理效率以及質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下，需要對文書檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)總和，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，開發(fā)數(shù)據(jù)化的檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的創(chuàng)新管理[5]。

3 結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新工作的開展需要利用科學(xué)的發(fā)展，并重視文書檔案管理工作，使醫(yī)療部門能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理時可以利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新管理，形成標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理模式，進(jìn)而滿足醫(yī)院文書檔案管理的科學(xué)發(fā)展需求，將醫(yī)院文書檔案的價值充分發(fā)揮出來。