試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合

王宗勇

濟(jì)南市濟(jì)陽(yáng)區(qū)城市更新服務(wù)中心 山東濟(jì)南 251400

現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)迅速發(fā)展。同時(shí)，無(wú)紙化辦公深入推定，使得電子檔案逐步成為主要的檔案保存形式。但是，就當(dāng)前的情況來(lái)看，電子檔案管理模式并未全方位推行，一些技術(shù)性問(wèn)題未得到較好解決，這就推進(jìn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理，提升了館員的工作難度。

1 概述

1.1 檔案特點(diǎn)

電子檔案是由電子文件借助計(jì)算機(jī)的識(shí)別、處理以及存儲(chǔ)等功能轉(zhuǎn)換而來(lái)的，并且能夠在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行傳遞，通常來(lái)說(shuō)是以案卷作為單位。而電子文件在現(xiàn)階段的主要載體有硬盤、光盤、磁盤等，所以電子文件中所記錄的信息已經(jīng)打破了源文件的局限性，具有載體多樣化、儲(chǔ)存簡(jiǎn)便、快速、容納性高的特點(diǎn)。但電子文件也存在一些缺點(diǎn)，比如互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中電子文件的安全性可能會(huì)受到威脅，如果管理不到位，可能會(huì)造成文件數(shù)據(jù)被盜竊、篡改、抹除等，另外制作電子檔案也需要一定的技術(shù)含量，對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和現(xiàn)代化辦公工具應(yīng)用能力具有相對(duì)嚴(yán)格的要求。紙質(zhì)檔案就是以紙作為信息記錄的載體，通過(guò)文字?jǐn)⑹龅姆绞接涊d相關(guān)活動(dòng)和材料信息等。紙質(zhì)檔案的主要特點(diǎn)就是容易識(shí)別、存儲(chǔ)方式更直觀、保存時(shí)間長(zhǎng)等。不過(guò)受紙質(zhì)載體的影響，紙質(zhì)檔案材料具有易潮、易燃、易老化的缺點(diǎn)，這使得紙質(zhì)檔案的管理工作具有很大的難度，文字模糊、檔案破損等使檔案價(jià)值無(wú)法得到充分的發(fā)揮。

1.2 融合的必要性

紙質(zhì)文件和電子檔案各自存在著優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際生活中我們無(wú)法完全舍棄其中某種文件的存在形式，也不便于單獨(dú)使用某種文件形式來(lái)儲(chǔ)存、保管信息。通過(guò)實(shí)際的應(yīng)用，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)在很多情況下兩種文件存在形式的優(yōu)缺點(diǎn)可以互相彌補(bǔ)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。從此可以看出，兩者融合更有利于滿足人們對(duì)于社會(huì)信息越來(lái)越多，越來(lái)越快的需求。在實(shí)際應(yīng)用中，紙質(zhì)文件一經(jīng)完成歸檔儲(chǔ)存就不好再修改，因?yàn)橹挥羞@樣才能保證檔案的記錄原始性和真實(shí)性。當(dāng)人們需要進(jìn)行信息處理時(shí)，紙質(zhì)文件不方便被修改就變成了它的缺點(diǎn)。這時(shí)電子檔案便于修改的特性則彌補(bǔ)了紙質(zhì)文件的不足[1]。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合策略

2.1 落實(shí)雙檔制管理模式

對(duì)于紙質(zhì)檔案與電子檔案來(lái)說(shuō)，兩者均具備一定的局限性。而使用 “雙檔制” 管理，就能夠解決紙質(zhì)檔案與電子檔案管理本身的局限性問(wèn)題。在此過(guò)程中，館員需要重點(diǎn)落實(shí)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化。依照重要程度、使用頻率等因素對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)，對(duì)重要程度強(qiáng)、使用頻率高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行第一時(shí)間的數(shù)字化，促使其轉(zhuǎn)變成電子檔案，實(shí)現(xiàn) “紙質(zhì)+ 電子” 雙途徑保存管理。利用雙檔制管理，能夠避免借閱與使用、長(zhǎng)時(shí)間保存對(duì)紙質(zhì)檔案的損毀，同時(shí)也防止了由于電子載體損壞而導(dǎo)致的檔案信息丟失、無(wú)法修復(fù)的問(wèn)題發(fā)生。因此在使用過(guò)程中，最好定期對(duì)電子文檔資料進(jìn)行備份或者備份紙質(zhì)版檔案資料，在相關(guān)的目錄中進(jìn)行準(zhǔn)確的備注，同時(shí)也要方便查詢和調(diào)用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時(shí)這種將電子檔案跟紙質(zhì)檔案結(jié)合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時(shí)將電子文件和紙質(zhì)文件共同保存起來(lái)也做到了雙保險(xiǎn)，采用雙檔制有效解決了電子文件在保存中容易出現(xiàn)的問(wèn)題。

2.2 加速紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

在現(xiàn)實(shí)生活之中，紙質(zhì)檔案與電子檔案融合是可行的。對(duì)于電子檔案而言，可以在發(fā)展過(guò)程中借助于紙張打印的形式來(lái)向紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)換，這樣就能有效提升電子檔案直觀性。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，使用掃描亦或者是計(jì)算機(jī)輸入等手段，自然能夠有效轉(zhuǎn)換成為電子檔案，從而有效提升檔案管理工作效率。針對(duì)這一點(diǎn)，在發(fā)展過(guò)程中就可以將兩者之間可以共存且十分合適的臨界點(diǎn)及時(shí)尋找出來(lái)，這樣就能更好地提升檔案管理質(zhì)量和效率。在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的期間，需要及時(shí)借助于掃描儀亦或者是數(shù)碼相機(jī)等一系列數(shù)碼設(shè)備來(lái)進(jìn)行數(shù)字化加工，這樣自然能夠促使其向磁盤、磁帶、光盤等載體存儲(chǔ)形式而轉(zhuǎn)化。在恢復(fù)檔案材料模糊褪變字跡以及對(duì)于污損殘缺照片的時(shí)候，這一技術(shù)也能夠起到一定的恢復(fù)促進(jìn)效果，同時(shí)及時(shí)改變檔案利用孤本狀態(tài)，讓更多的人能夠參與到資源共享之中。最后，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理真正實(shí)現(xiàn)之后，即可直接將已經(jīng)開(kāi)放的檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，這樣就能便于使用者無(wú)限期的查詢與使用，從而有效擴(kuò)大使用者檔案空間，減少原載體檔案因?yàn)轭l繁使用而造成的損害，而紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)以及使用壽命也能夠因此而得到有效提升[2]。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的基本素養(yǎng)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化的普及，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案是非常重要的信息資源，檔案管理不僅要體現(xiàn)專業(yè)性，也要體現(xiàn)組織紀(jì)律性，檔案管理人員肩負(fù)著管理、保護(hù)檔案的職責(zé)，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，而檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系到檔案的完整、齊全、安全和利用效果[3]。因此，對(duì)于檔案管理人員，必須熟悉和掌握電子檔案的各類存儲(chǔ)質(zhì)及其相應(yīng)的特點(diǎn)。同時(shí)更要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高檔案管理的能力，并在平時(shí)工作中及時(shí)進(jìn)行必要的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，逐步健全完善檔案管理手段，以保證檔案工作能夠扎實(shí)開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的信息社會(huì)里，紙質(zhì)文件與電子檔案是可以做到并實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、共存共贏的。二者融合是當(dāng)前社會(huì)信息時(shí)代發(fā)展的需要，它解決了人們足不出戶知天下的追求，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、人類進(jìn)步方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。