探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

龐凌亞

山東省德州市數(shù)字化城市服務(wù)中心 山東德州 253000

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理人員必須要盡快轉(zhuǎn)變自身思想認(rèn)識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作理念和方式的創(chuàng)新。檔案管理人員要善于應(yīng)用好現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展工作，借助大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)更好地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，確保事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視

在傳統(tǒng)的檔案工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在工作中沒(méi)有主動(dòng)性，也沒(méi)有管理創(chuàng)新的意識(shí)。在統(tǒng)籌規(guī)劃上，通常認(rèn)為檔案管理的工作只是對(duì)人事檔案信息的保管、儲(chǔ)存，并不愿意耗費(fèi)過(guò)多的精力和時(shí)間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，這種管理思維已經(jīng)不能順應(yīng)檔案管理的新需要。

1.2 檔案管理人員信息化處理能力低

在信息化突飛猛進(jìn)的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)、綜合素質(zhì)都難以充分適應(yīng)工作需求。當(dāng)下很多檔案從業(yè)者不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，也未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理信息化的理念認(rèn)知，在新思想、新思維方面，整體知識(shí)儲(chǔ)備薄弱，對(duì)待現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握、數(shù)據(jù)的處理等都不夠熟悉，總體來(lái)說(shuō)工作缺乏有效性和針對(duì)性。

1.3 工作者專(zhuān)業(yè)水平有限

在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中，工作者的專(zhuān)業(yè)水平在很大程度上影響著信息技術(shù)的應(yīng)用效果。就目前來(lái)看，部分工作者對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，僅將其看成程序化的邊緣性工作，未了解到檔案在事業(yè)單位決策中的重要性，因此，在信息技術(shù)上缺少自我提升意識(shí)，使得各項(xiàng)高新信息技術(shù)難以在檔案管理工作中推行。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)者早已適應(yīng)了以往的工作狀態(tài)，沒(méi)有意識(shí)到信息化建設(shè)為工作帶來(lái)的益處，因此，對(duì)培訓(xùn)工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識(shí)的渠道匱乏，難以及時(shí)接觸到先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，降低了檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)水平，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體路徑

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

一是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和管理層應(yīng)起到 “領(lǐng)頭羊” 的作用，積極轉(zhuǎn)變觀念，建立起完善開(kāi)展檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，充分掌握檔案信息化管理的含義、關(guān)鍵價(jià)值、長(zhǎng)處及不足，樹(shù)立良好的信息化應(yīng)用意識(shí)；二是積極引進(jìn)檔案管理人才，并培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，事業(yè)單位可借助內(nèi)部競(jìng)聘、向社會(huì)招聘、邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士講座制定等方式，來(lái)搭建起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，并強(qiáng)化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強(qiáng)的責(zé)任心、良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、牢固的檔案管理知識(shí)等；三是強(qiáng)化輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，確保檔案管理人員能夠及時(shí)掌握最新的檔案管理知識(shí)，充分了解信息化管理手段與技能，使之專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)能夠始終滿(mǎn)足現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的需求；同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等培訓(xùn)，對(duì)其管理業(yè)務(wù)能力進(jìn)行著重考核，強(qiáng)化其檔案管理思想認(rèn)識(shí)的培養(yǎng)，促使其一心一意投身到檔案管理事業(yè)之中。

2.2 完善配套制度

配套制度作為各級(jí)職工干部共同落實(shí)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級(jí)職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對(duì)各項(xiàng)工作的具體落實(shí)，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)任務(wù)的自覺(jué)性[2]。

2.3 積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)

為了保護(hù)事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果，首先，預(yù)警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對(duì)于可能預(yù)見(jiàn)的危險(xiǎn)性隱患防患于未然，起到預(yù)見(jiàn)的作用。在事業(yè)單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，保證每個(gè)成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率，通過(guò)防御不法分子通過(guò)惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全性。其次，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)，并加以有效的推廣和落實(shí)，強(qiáng)化各級(jí)干部職工的信息安全意識(shí)，排除威脅檔案管理技術(shù)應(yīng)用安全的因子，使檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)得以順利落實(shí)。例如，利用防火墻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互動(dòng)，還可以通過(guò)反擊使網(wǎng)絡(luò)入侵者無(wú)法實(shí)施入侵，破壞檢測(cè)系統(tǒng)難以得逞。

2.4 嚴(yán)格控制檔案質(zhì)量

在檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中會(huì)形成較多的電子檔案，還會(huì)涉及到紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，所以應(yīng)當(dāng)真正把好質(zhì)量關(guān)。首先要做好質(zhì)量鑒定，針對(duì)各部門(mén)上交的各種檔案材料按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格把關(guān)，不符合規(guī)定的必須第一時(shí)間更正。其次應(yīng)做好電子檔案的保存管理，明確電子檔案歸檔管理需要注意的問(wèn)題。最后需提升電子檔案的利用效率，強(qiáng)調(diào)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理工作必須要真正落到實(shí)處，對(duì)信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用是每一名檔案工作者應(yīng)當(dāng)引起重視的問(wèn)題。在實(shí)踐工作中必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是，抓住機(jī)遇，不斷探索尋求新的檔案管理辦法，深入挖掘檔案資源的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，為事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。