探討新時(shí)期高校教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作

周麗園

武漢大學(xué) 湖北武漢 430074

各大高校的主要作用就是教書與育人，一切活動(dòng)都是圍繞教育教學(xué)開展的，因此，高校的教學(xué)管理工作做得好壞直接影響教學(xué)進(jìn)程的快慢、教學(xué)質(zhì)量的高低以及整個(gè)學(xué)校的綜合質(zhì)量水平。當(dāng)代大學(xué)的管理模式都是較為開放的，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，靈活地進(jìn)行調(diào)整，不是固有古板的管理模式。教學(xué)秘書是整個(gè)高校管理結(jié)構(gòu)之內(nèi)的核心部分，發(fā)揮著極其重要的作用。作為連接教師與學(xué)生之間的橋梁，認(rèn)真盡責(zé)的履行其自身的責(zé)任[1]。

1 教學(xué)秘書的設(shè)立在高校教學(xué)管理工作的意義

1.1 協(xié)助教學(xué)工作順利進(jìn)行

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理之中發(fā)揮著極其重要的作用。在一般管理系統(tǒng)之內(nèi)，教學(xué)管理都是由校長等人負(fù)責(zé)，當(dāng)然教學(xué)管理方案也是由校長等人一同制定。但學(xué)校都設(shè)有教學(xué)秘書這個(gè)職位，應(yīng)該讓其發(fā)揮一定的作用才對。因此，在制定教學(xué)管理方案時(shí)，校長可以與教學(xué)秘書一同制定，因?yàn)榻虒W(xué)秘書與其他教師或者管理階層的人聯(lián)系較多，可以為校長等人提供學(xué)校的真實(shí)情況作為方案制定的依據(jù)。另外，方案制定之后是需要實(shí)行的，這項(xiàng)工作就更能發(fā)揮教學(xué)秘書的作用。在方案實(shí)施中，教學(xué)秘書可以與教師等人了解情況，發(fā)現(xiàn)方案的不足，將其反饋給校長等人，這樣更好地解決問題，制定新的教學(xué)管理方案。

1.2 更好地管理學(xué)生以及教學(xué)資料

教學(xué)秘書的工作是教學(xué)管理，因此，學(xué)生與教師的檔案資料整理也是其工作的一部分。近些年，高校逐漸擴(kuò)招，教師也逐漸增多，檔案資料更需要像教學(xué)秘書這樣的管理型人才進(jìn)行處理。高校內(nèi)學(xué)生與教師的數(shù)量較大，為了教學(xué)管理方案的制定順利進(jìn)行，應(yīng)將這些檔案錄入電腦進(jìn)行備份，方便日后查閱。這項(xiàng)工作需要細(xì)心的教學(xué)秘書這類人才來完成，檔案資料的準(zhǔn)確整理也是對教師與學(xué)生利益的尊重，彰顯了一個(gè)學(xué)校的服務(wù)全面性[2]。

2 高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)策略

2.1 增強(qiáng)教學(xué)秘書的思想素質(zhì)

教學(xué)秘書不但需要完成整個(gè)院系的教學(xué)管理組織工作與活動(dòng)，工作量大，同時(shí)工作的范圍也比較大。由于教學(xué)秘書是受教務(wù)處與院系領(lǐng)導(dǎo)方面的雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此日常工作中會(huì)受到一定的限制，其中最重要的就是無法實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的定位，外界對于教學(xué)秘書與相關(guān)工作沒有正確的認(rèn)識(shí)，因此會(huì)受到一定的誤解與歧視等，職位具備一定的特殊性。所以，在教學(xué)秘書的日常工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具備較高的思想素質(zhì)，不但需要排除外界對于職業(yè)的誤解與非議，還應(yīng)當(dāng)任勞任怨、耐心細(xì)致地完成相關(guān)工作，義務(wù)感和責(zé)任感屬于教務(wù)秘書必備的素養(yǎng)。有時(shí)候由于一個(gè)微小的失誤，便會(huì)對高校以及學(xué)生等的切身利益造成損害，這樣的高壓工作需要教學(xué)秘書具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)，能夠沉著應(yīng)對各種工作以及突發(fā)狀況。

2.2 關(guān)注教學(xué)秘書的需求

“有效溝通是管理中的藝術(shù)方法” 指出新時(shí)代的管理者更應(yīng)該認(rèn)識(shí)到管理的藝術(shù)性，要善于傾聽、有效溝通。這不僅有助于營造和諧的工作氣氛，而且可以提高員工的信任感和滿意度，更能有效地開展工作。其實(shí)，當(dāng)前高校教學(xué)秘書很多都是非專業(yè)人員。對于初涉秘書行業(yè)的他們而言，工作量大、不受重視、存在感低，可是卻無處表達(dá)。他們也希望在工作中能夠得到認(rèn)可，也希望能把工作做得更好。然而，往往由于沒有專業(yè)的秘書技巧，他們在工作中很辛苦。因此，學(xué)校相關(guān)人員可從傾聽中了解其需求，為他們提供進(jìn)一步參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)進(jìn)修、經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)，讓其深入了解秘書工作的特點(diǎn)，接觸新思想、新觀念，不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高文化素養(yǎng)與管理水平。

2.3 提高教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的能力

只有提高學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的能力，高校內(nèi)的教學(xué)管理工作才能順利進(jìn)行。教學(xué)秘書應(yīng)端正自身的工作態(tài)度，積極努力的 “體察民情”，為學(xué)校教學(xué)管理方案的制定提供實(shí)際依據(jù)。教學(xué)秘書應(yīng)該具備掌控全局并做好計(jì)劃的能力，要對學(xué)校內(nèi)的各個(gè)活動(dòng)全面了解，并且要對這些活動(dòng)提前做好備用方案，以防意外發(fā)生；活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)做好善后工作，并且記得每次做總結(jié)，方便積累經(jīng)驗(yàn)，為了下一次的活動(dòng)做準(zhǔn)備。另外，教學(xué)秘書還應(yīng)具備良好的溝通能力，因?yàn)榻虒W(xué)秘書連接教師、學(xué)生與校長等人的至關(guān)重要的紐帶。教學(xué)秘書經(jīng)常與各個(gè)部門進(jìn)行溝通，這就要求其做事情要從多方面考慮，只有處理好了各部門之間的關(guān)系，學(xué)校內(nèi)的整個(gè)管理機(jī)制才能正常運(yùn)行。

2.4 構(gòu)建教學(xué)管理信息化系統(tǒng)

新時(shí)期，伴隨著高校規(guī)模的逐步擴(kuò)大，設(shè)置的專業(yè)也不斷增多，師資人數(shù)也逐步增多，使得教學(xué)管理系統(tǒng)越來越完善。為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，充分利用好信息化技術(shù)，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)管理信息化系統(tǒng)，使得性教學(xué)管理工作逐步走向無紙化。同時(shí)，為了方便教師間的有效溝通，打造完善的教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)系統(tǒng)，要構(gòu)建相應(yīng)的教學(xué)交流平臺(tái)與資源共享平臺(tái)，以便教師使用，以形成安全而可靠的交流平臺(tái)。

3 結(jié)語

綜上所述，對于高校教學(xué)管理工作而言，教學(xué)秘書具有高度的存在價(jià)值，其所發(fā)揮的作用也是不可替代的。打造優(yōu)質(zhì)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)是確保教學(xué)管理的重要保證。因此，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，強(qiáng)化教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高秘書團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)，打造信息化管理系統(tǒng)，從而將教學(xué)秘書的價(jià)值充分發(fā)揮出來，以提高教學(xué)管理水平[3]。