企業(yè)物資采購中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施

黃飛茹

東方電氣集團(tuán)東方汽輪機(jī)有限公司 四川德陽 618000

制造企業(yè)生產(chǎn)物資采購是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動的第一步，也是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的重要基礎(chǔ)，其采購物資質(zhì)量的高低將直接影響到企業(yè)交付產(chǎn)品的質(zhì)量，長遠(yuǎn)來說影響企業(yè)生存與可持續(xù)發(fā)展。從公司內(nèi)部發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題來看，其中一半與供應(yīng)商質(zhì)量問題相關(guān)，從電廠反饋質(zhì)量問題分析，其中超60%為配套件物資質(zhì)量，同時(shí)質(zhì)量問題還會對生產(chǎn)周期造成不小的影響。因此，如何對物資采購中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范與控制是擺在公司面前的一道重要課題[1]。

1 公司目前采購質(zhì)量管理面臨的形勢

公司采購物資類別多，設(shè)及大型鑄鍛件、小型鑄鍛件、特殊鍛件、特殊鋼材、鋼板、焊材、閥門等，全年供貨供應(yīng)商超過500家，單個類別物資的品種和規(guī)格多，以特殊鋼材為例，涉及品種和規(guī)格就超過2000種。通過以上分析，采購涉的方面比較多，故公司物資采購不僅要求商務(wù)談判能力，對各方面專業(yè)能力也有要有一定要求才能進(jìn)行相關(guān)質(zhì)量管理。

2 采購物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)識別

從上分析，如果在采購過程中所有物資、供應(yīng)商均采取同一種方式進(jìn)行管控顯然是不合理的，故需要針對具體的問題進(jìn)行具體管控，進(jìn)行區(qū)分對待，結(jié)合公司實(shí)際情況，公司采購過程中存在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)識別如下：

（1）新供應(yīng)商的引入，對生產(chǎn)產(chǎn)品不熟悉，對技術(shù)和質(zhì)量要求理解不到位。

（2）新圖紙首次生產(chǎn)，生產(chǎn)工人對圖紙不熟悉或理解不到位。

（3）長周期生產(chǎn)物資（如轉(zhuǎn)子）生產(chǎn)過程中存在質(zhì)量問題而報(bào)廢的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）鋼廠生產(chǎn)物資由于冶煉水平限制，在到廠后發(fā)現(xiàn)鋼材缺陷導(dǎo)致零件報(bào)廢。

（5）特殊鋼材料由于國內(nèi)生產(chǎn)水平問題不能全部滿足采購技術(shù)條件。

（6）配套件發(fā)貨到電廠現(xiàn)場后發(fā)生影響安裝或投運(yùn)的質(zhì)量問題，造成用戶不滿。

（7）供應(yīng)商生產(chǎn)過程中不注重生產(chǎn)過程記錄（或記錄不全），不注重軟件質(zhì)量，對后期實(shí)物質(zhì)量的判斷造成影響。

（8）部分供應(yīng)商生產(chǎn)過程記錄造假，造成嚴(yán)重影響。

3 防范措施

3.1 加強(qiáng)技術(shù)管理

針對新供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)和管理技術(shù)交底，對特殊物資可以要求供應(yīng)商進(jìn)行首件試生產(chǎn)并對首件試生產(chǎn)物資進(jìn)行全面檢查，必要時(shí)候可采取現(xiàn)場跟蹤生產(chǎn)過程，以檢查其過程的規(guī)范性。

新圖紙生產(chǎn)要求技術(shù)人員對工人進(jìn)行技術(shù)交底，確保工人沒有疑問后再進(jìn)行生產(chǎn)，首件生產(chǎn)完成后進(jìn)行簡單總結(jié)。

考慮部分物資國內(nèi)生產(chǎn)水平問題，可與供應(yīng)商開展聯(lián)合QC，以持續(xù)提高供應(yīng)商的技術(shù)和生產(chǎn)水平，不僅能提高質(zhì)量還能降低采購價(jià)格，確保生產(chǎn)周期，最總獲得用戶的認(rèn)可。

對問題多發(fā)的供應(yīng)商進(jìn)行幫扶和交流，幫助其技術(shù)提升，解決其生產(chǎn)過程中面臨的問題，分享其它企業(yè)生產(chǎn)過程中的經(jīng)驗(yàn)[2]。

選取重要供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)保督查，以檢查其管理是否符合質(zhì)量體系要求，以外部力量倒逼供應(yīng)商進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

合同中增加質(zhì)保金和現(xiàn)場服務(wù)要求，以快速響應(yīng)現(xiàn)場需求。

建立供應(yīng)商質(zhì)量紅線清單，提升供應(yīng)商質(zhì)量意識，對違反質(zhì)量紅線供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

3.2 加強(qiáng)物資采購管理，實(shí)施采購全程監(jiān)督

企業(yè)采購采購部門，要按照物資采購工作制度和采購流程，對企業(yè)采購工作實(shí)施有效管理。同時(shí)企業(yè)要建立完善的物資采購監(jiān)督檢察機(jī)制，有企業(yè)紀(jì)委、監(jiān)察部門、審計(jì)、法律事務(wù)、工會、有關(guān)技術(shù)部門組成聯(lián)合監(jiān)督機(jī)構(gòu)，分工負(fù)責(zé)對企業(yè)物資采購進(jìn)行全程監(jiān)督檢察。加強(qiáng)對物料需求計(jì)劃，物資采購計(jì)劃的審查。確定合格供應(yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)審查，市場信譽(yù)調(diào)查，實(shí)際存貨調(diào)查結(jié)果，要報(bào)企業(yè)監(jiān)督部門審查后確定。做好和合同簽約審查。企業(yè)成立委員會，有紀(jì)委人員和工會職工代表全程參與過程。合同訂立要經(jīng)過企業(yè)法律事務(wù)部門審核把關(guān)，確保簽約合規(guī)合法、嚴(yán)密有效。

3.3 構(gòu)建合格供應(yīng)商檔案

物資管理機(jī)構(gòu)一定要充分地考慮合作的供應(yīng)廠商信譽(yù)，構(gòu)建信譽(yù)度良好的供應(yīng)商檔案，規(guī)避在市場中進(jìn)行物資采購的時(shí)候隨機(jī)性地選擇供應(yīng)商，并對供應(yīng)廠商的情況考查的行為，以免因供應(yīng)商信譽(yù)問題無端地浪費(fèi)人力、物力。建立合格供應(yīng)商的檔案，以便與市場信譽(yù)度優(yōu)良的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，最大化地規(guī)避供求雙方發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛而造成的資源浪費(fèi)。

3.4 強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制

企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)物資管理制度的建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部控制高效、有序地運(yùn)行，進(jìn)而化解企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)中一系列風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)于物資管理制度內(nèi)容，一定要對采購活動的、采購、驗(yàn)收流程進(jìn)行明確，同時(shí)，還要對盤點(diǎn)、存貨管理等制度予以明文規(guī)定，讓采購管理者有章可循。物資采購、驗(yàn)收是企業(yè)的重要崗位，應(yīng)定期進(jìn)行輪崗作業(yè)及培訓(xùn)，強(qiáng)化審計(jì)、監(jiān)察機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，防范發(fā)生舞弊現(xiàn)象。對管理人員應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識、技能的培訓(xùn)，全面提升其管理水平。

3.5 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升采購決策的科學(xué)性

我國已進(jìn)入信息時(shí)代，借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我國物資供應(yīng)和商品交易進(jìn)入電子商務(wù)階段，商業(yè)信息成為商業(yè)行為的決策依據(jù)。企業(yè)物資采購也要借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與現(xiàn)行的ERP管理模式相結(jié)合，大批量搜尋收集物資供應(yīng)市場信息，建立企業(yè)物資采購信息庫，依靠大數(shù)據(jù)分析，掌握市場動向和變化趨勢，掌握物資價(jià)格和供求信息，爭取在物資采購中的主動地位，為采購計(jì)劃的制定和價(jià)格決策提供科學(xué)依據(jù)，以此規(guī)避采購中的價(jià)格和資源風(fēng)險(xiǎn)[3]。

4 結(jié)語

總而言之，對于企業(yè)物資管理來說，物資采購是一項(xiàng)至關(guān)重要的采購流程，需要嚴(yán)格遵循法律要求執(zhí)行采購工作，于此同時(shí)還應(yīng)采取一系列措施規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。通過完善企業(yè)物資過程、提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力、嚴(yán)格審查物資供應(yīng)商與投標(biāo)方，使企業(yè)物資采購工作順利進(jìn)行。