城建檔案信息資源共享的探討

趙艷榮

濟(jì)南市城建檔案館 山東濟(jì)南 250014

城建檔案信息化是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會(huì)需求等諸多因素共同推動(dòng)的結(jié)果。對(duì)城市的發(fā)展而言，開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立數(shù)字城市、智慧城市的重要信息源，意義重大，影響深遠(yuǎn)。但城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程不是一蹴而就的，需要城建檔案管理部門(mén)、建設(shè)系統(tǒng)各部門(mén)和工程各參建單位的共同努力。

1 城建檔案信息資源的重要性

1.1 真實(shí)性和有效性

城建檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的，并具有保存價(jià)值的文字、圖紙、影像等各種形式的歷史記錄。其本身具有檔案的本質(zhì)屬性，即真實(shí)性和有效性。隨著城市建設(shè)的發(fā)展和人民生活水平的提高，對(duì)城建檔案的利用需求越來(lái)越多。比如為新建工程提供檔案資料參考，為社會(huì)糾紛提供檔案證據(jù)等，這一切都基于檔案的真實(shí)性和有效性。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了不同類(lèi)型的城建檔案，電子文件和紙質(zhì)文件并存。

1.2 為城市建設(shè)基礎(chǔ)服務(wù)

城建檔案信息包括城市發(fā)展所涉及的所有行業(yè)，比如說(shuō)城市規(guī)劃、公共建設(shè)、園林設(shè)計(jì)等等，保存著這些方面所有的相關(guān)資料。正是基于城建檔案對(duì)城市建設(shè)的真實(shí)和完整的記錄，其所承載的信息可以極大還原整個(gè)城市的建設(shè)情況。所以，城建檔案能夠?yàn)槌鞘幸院蟮陌l(fā)展，為相關(guān)部門(mén)的規(guī)劃決策提供相應(yīng)的參考[1]。

2 城建檔案信息共享策略分析

2.1 城建檔案工作部門(mén)要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各級(jí)機(jī)關(guān)和全社會(huì)普遍應(yīng)用，建設(shè)行業(yè)產(chǎn)生的文件無(wú)論是設(shè)計(jì)圖紙、施工管理文件還是審批文件，絕大多數(shù)都是在數(shù)字信息環(huán)境下進(jìn)行。城建檔案管理部門(mén)要對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行有效管理，必須走檔案信息化之路，否則就會(huì)面臨 “無(wú)檔可歸、無(wú)檔可用” 的尷尬局面，嚴(yán)重影響城建檔案事業(yè)的發(fā)展，影響數(shù)字城市和智慧城市的建設(shè)。如果城建檔案工作部門(mén)不能充分認(rèn)識(shí)城建檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使自身檔案管理水平滯后，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整，從而造成檔案部門(mén)的嚴(yán)重失職、國(guó)家檔案的嚴(yán)重缺失、社會(huì)記憶的嚴(yán)重丟失[2]。

2.2 盡快開(kāi)展城建檔案資源數(shù)字化

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)。只有把紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用和便捷利用。要根據(jù)實(shí)際需要及本地的經(jīng)濟(jì)能力，科學(xué)制訂城建檔案數(shù)字化的實(shí)施計(jì)劃和實(shí)施方案。首先做好檔案數(shù)字化工作整體規(guī)劃，摸清家底，對(duì)尚未實(shí)施數(shù)字化的檔案數(shù)量和類(lèi)別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)估算；并按照優(yōu)先選擇珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方法，制訂檔案數(shù)字化年度計(jì)劃；同時(shí)要制定包括經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、組織方式等方面完善的實(shí)施方案和資金預(yù)算，找準(zhǔn)重點(diǎn)和難點(diǎn)，逐一克服解決，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。

2.3 拓寬城建檔案服務(wù)范圍

隨著城市建設(shè)的發(fā)展和人民生活水平的提高，對(duì)城建檔案的需求也逐步增加。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展，也要求城建檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式。必須了解用戶的相關(guān)需求，并根據(jù)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及對(duì)所掌握的城建檔案的信息資源來(lái)滿足用戶的要求。現(xiàn)階段，大部城建檔案部門(mén)主要的檔案服務(wù)范圍都集中在為工程項(xiàng)目新建、改造，為普通民眾辦理相關(guān)手續(xù)等提供資料。其實(shí)，這對(duì)檔案信息進(jìn)開(kāi)發(fā)利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。城建檔案信息還可以做到更多。

2.4 豐富和細(xì)化可共享的城建檔案信息資源

各城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息資源建設(shè)，積極推進(jìn)城建檔案目錄、全文、原件數(shù)據(jù)庫(kù)及各種專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，豐富可共享的城建檔案信息，為城建檔案信息資源的共享打下堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。并應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化有關(guān)信息共享操作規(guī)則，城建檔案工作開(kāi)展多年來(lái)，對(duì)城建檔案信息的提供利用和共享工作已積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，住建部應(yīng)組織對(duì)城建檔案的密級(jí)、保管期限、檔案類(lèi)別、利用對(duì)象等開(kāi)展研究，制定具體的城建檔案信息資源實(shí)施細(xì)則，明確對(duì)不同類(lèi)別、不同內(nèi)容的檔案信息采取不同的共享方式，明確國(guó)家相關(guān)部門(mén)、城建檔案權(quán)利人和利害關(guān)系人等主要利用對(duì)象的共享范圍和共享方式[3]。

2.5 加強(qiáng)城建檔案信息安全保障

應(yīng)建立信息安全技術(shù)保障體系和管理保障體系，保障城建檔案信息的安全。構(gòu)建信息安全管理保障體系，即利用數(shù)字認(rèn)證、電子簽名、密碼認(rèn)證、密鑰管理、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)來(lái)保證信息安全，應(yīng)重點(diǎn)完善用戶身份認(rèn)證信息、訪問(wèn)控制、信息審計(jì)追蹤等防控措施，保障檔案信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性、可用性。還應(yīng)通過(guò)建立有效的管理保障體系，建立包括安全法律保障體系、信息管理制度、信息共享相關(guān)人員管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、安全應(yīng)急處置和災(zāi)難恢復(fù)等制度，妥善處理各類(lèi)突發(fā)安全事故，為檔案信息資源的合理安全利用創(chuàng)造良好環(huán)境。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，城建檔案從形成到歸檔案再到開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)之間有著非常密切的聯(lián)系，每個(gè)環(huán)節(jié)都可能影響最終的信息成果。檔案信息資源框架建設(shè)過(guò)程中，由于需要多部門(mén)多專(zhuān)業(yè)合作，還會(huì)受到各種因素的影響。因?yàn)?，做好城建檔案建設(shè)，從數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)到人員管理等細(xì)節(jié)，都不容忽視。相信在未來(lái)城市建設(shè)中，做好檔案信息資源框架建設(shè)之后，城建檔案信息一定會(huì)更好地發(fā)揮自身價(jià)值，為城市建設(shè)和民生保障服務(wù)。