有關(guān)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新思考

李現(xiàn)領(lǐng)

（山東省單縣縣委宣傳部，山東 菏澤 274300）

在單位檔案資源體系中，文書(shū)檔案發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢(shì)，不僅可以將單位各項(xiàng)工作反映出來(lái)，而且直接作用于單位內(nèi)部各類(lèi)組織問(wèn)題處理等相關(guān)工作，同時(shí)，各項(xiàng)工作取得的成果和單位的整個(gè)發(fā)展過(guò)程也得到了詳細(xì)記錄，所以是不可或缺的歷史資源之一。在時(shí)代不斷發(fā)展過(guò)程中，明確提出了對(duì)于文書(shū)檔案管理的要求，現(xiàn)階段，各單位的工作環(huán)境和標(biāo)準(zhǔn)被提升到了新的高度，當(dāng)然也包括文書(shū)檔案管理水平，針對(duì)單位文書(shū)檔案管理，文書(shū)檔案信息必須要確保高度的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及完整性。

一、文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的重要性分析

文書(shū)檔案管理，是事業(yè)單位工作的重中之重。首先，文書(shū)檔案，可以詳細(xì)記錄事業(yè)單位當(dāng)前工作現(xiàn)狀，文書(shū)檔案具有參照的意義，可以對(duì)一系列工作予以有效指導(dǎo)，如財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理等，實(shí)現(xiàn)良好內(nèi)部環(huán)境的順利構(gòu)建。在文書(shū)檔案中，所涵蓋的信息較多，通過(guò)對(duì)這些信息的挖掘與利用，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。其次，文書(shū)檔案，屬于國(guó)家檔案的補(bǔ)充和延伸。基于客觀視角，事業(yè)單位文書(shū)檔案在國(guó)家檔案中占據(jù)著舉足輕重的地位。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理，可以使政府諸多重要文件資料得到保存[1]。特別在事業(yè)單位不斷改革的影響下，這些檔案的作用是不可小覷的，可以對(duì)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型予以正確指導(dǎo)。最后，文書(shū)檔案作為原始記錄資料，深刻影響著事業(yè)單位管理機(jī)關(guān)登記管理工作，詳細(xì)記錄著事業(yè)單位整個(gè)生命周期，所以，文書(shū)檔案具有法律憑證的性質(zhì)和特點(diǎn)。

二、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的不足

（一）文書(shū)檔案管理的規(guī)范性不足

一些單位文書(shū)檔案管理的規(guī)范性不足，主要體現(xiàn)在檔號(hào)、案卷標(biāo)題、案卷目錄等方面。分析這種現(xiàn)象的原因，主要是因?yàn)橐?guī)章制度的完善性不足，如監(jiān)督管理制度，所以很難有效規(guī)范文書(shū)檔案管理工作。

（二）文書(shū)檔案檢索效率較為低下

現(xiàn)階段，手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，為文書(shū)檔案檢索的重要構(gòu)成內(nèi)容，但是在當(dāng)前，手工檢索比較常見(jiàn)。所以一些單位在文書(shū)檔案手工檢索方面投入了較多的時(shí)間和精力，編制的檢索工具樣式也比較繁多，但是由于檢索形式和數(shù)量較多，很難有效提高檢索效率。分析其原因，主要是因?yàn)椴糠治臅?shū)檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檢索內(nèi)容的數(shù)量過(guò)渡重視[2]，而且對(duì)于檢索的質(zhì)量要求比較低下。

（三）文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有點(diǎn)提升

現(xiàn)階段，一些單位的文書(shū)檔案管理人員發(fā)展階段的穩(wěn)定性特點(diǎn)顯著，但是其文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不高，并不符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求。就目前而言，在信息化時(shí)代出現(xiàn)以后，一些文書(shū)檔案管理人員電腦精通性明顯不足[3]，也沒(méi)有深入分析和研究檔案信息，從而不利于文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、文書(shū)檔案管理創(chuàng)新措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

首先，單位應(yīng)不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，尤其在制度方面，也就是要對(duì)原有混雜的規(guī)章制度進(jìn)行清理，從本單位實(shí)際情況出發(fā)，嚴(yán)格遵循上級(jí)主管部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)剔除與時(shí)代發(fā)展要求不符的文書(shū)檔案管理工作制度，不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。與此同時(shí)，單位應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，明確規(guī)定文書(shū)檔案管理形式、內(nèi)容等。通常來(lái)說(shuō)，單位應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的體制進(jìn)行及時(shí)梳理，將責(zé)任機(jī)制進(jìn)行明確梳理，從而給予文書(shū)檔案管理工作有利的扶持[4]。此外，在信息化社會(huì)出現(xiàn)以后，單位還要加強(qiáng)電子檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，并集中整合原有的制度。

其次，在建設(shè)好制度體系后，單位要將執(zhí)行力度提升上來(lái)，定期評(píng)審規(guī)章制度的執(zhí)行情況，將管理力量組織在一起，合理篩選和修訂文書(shū)檔案管理制度體系。其中，針對(duì)互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制。通過(guò)宣傳和參與，與相關(guān)活動(dòng)部門(mén)保持密切聯(lián)系，形成合力，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)型管理路線的順利構(gòu)建，并將指導(dǎo)、服務(wù)等職責(zé)履行到位，使文書(shū)檔案管理工作有機(jī)滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

（二）優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

在文書(shū)檔案管理工作中，人才隊(duì)伍建設(shè)也是至關(guān)重要的，充分彰顯出優(yōu)秀人才的職能與作用。首先，單位應(yīng)提高對(duì)人才招聘的高度重視，對(duì)文化層次和知識(shí)基礎(chǔ)穩(wěn)固的人員進(jìn)行優(yōu)先選擇，給予文書(shū)檔案管理工作強(qiáng)有力的人力支撐。其次，單位應(yīng)積極培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，基于計(jì)劃性、層次性角度，促進(jìn)繼續(xù)教育活動(dòng)的順利進(jìn)行，并將管理業(yè)務(wù)交流不定期開(kāi)展下去，為文書(shū)檔案管理人員的修養(yǎng)的提升創(chuàng)造有利條件[5]，給予檔案管理人員綜合素質(zhì)強(qiáng)有力的保證。最后，單位應(yīng)不斷完善用人機(jī)制，靈活運(yùn)用優(yōu)勝劣汰原則。在人員職務(wù)晉升和職稱評(píng)定等方面，應(yīng)滿足公平性和公正性的要求，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)意識(shí)教育，對(duì)考核機(jī)制進(jìn)行不斷完善，從而將文書(shū)檔案管理工作人員的工作熱情充分激發(fā)出來(lái)，致力于管理工作水平的穩(wěn)步提升。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案的信息化建設(shè)

由于管理模式比較落后，在整理和歸檔檔案方面，仍然以手工方式為主，所經(jīng)歷的工序較多，在文件資料的查詢等方面，需要投入大量的時(shí)間和精力。而在信息化時(shí)代出現(xiàn)后，衍生出了全新的管理方式，也就是統(tǒng)一輸入文書(shū)檔案的相關(guān)內(nèi)容，加強(qiáng)網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。在查詢相關(guān)的資料信息時(shí)，僅僅需要對(duì)相應(yīng)的關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，同時(shí)也要借助網(wǎng)絡(luò)鏈接[6]，對(duì)資源內(nèi)容進(jìn)行閱讀。此外，文檔的信息化，對(duì)于檔案管理人員的要求也比較高，尤其在技術(shù)操作能力這一方面，而且還要正確認(rèn)識(shí)建檔、歸檔工作。

除此之外，要想與現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理的需求相契合，單位應(yīng)提高對(duì)技術(shù)創(chuàng)新的高度重視，積極研發(fā)電子文檔管理系統(tǒng)，與網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)相互融合在一起，檔案管理的計(jì)算機(jī)，要在單位的信息化建設(shè)總規(guī)劃中體現(xiàn)出來(lái)，為檔案信息的收集、整理等環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展提供便利性，同時(shí)與各部門(mén)形成合力，滿足資源共享性需求，并統(tǒng)一信息流、資金流之間的關(guān)系，更好地推進(jìn)管理服務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)文書(shū)檔案的安全管理

現(xiàn)階段，一些單位文書(shū)檔案失真問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，文書(shū)檔案被竊取、修改問(wèn)題屢禁不止，嚴(yán)重威脅著單位的健康發(fā)展。在文書(shū)檔案的價(jià)值中，真實(shí)性是不容忽視的，如果真實(shí)性不足，很難將其價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。所以單位應(yīng)提高對(duì)文書(shū)檔案安全管理的重視程度，為文書(shū)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)[7]。首先，在計(jì)算機(jī)管理終端，單位一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)漏洞，必須要進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，加強(qiáng)數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字秘鑰技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高文書(shū)檔案加密處理水平。其次，在線下終端，單位要高度關(guān)注檔案室的保管情況，加強(qiáng)集中化加密方式的應(yīng)用，特別對(duì)于涉密的檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展具有極大的幫助，在事業(yè)單位發(fā)展中，必須要提高對(duì)檔案管理工作的高度重視，尤其對(duì)于文書(shū)檔案工作。該項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的政策性和業(yè)務(wù)性特點(diǎn)，對(duì)于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，必須要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行不斷改善，不斷提高檔案管理利用效率，滿足檔案管理規(guī)范化需求，將服務(wù)的優(yōu)質(zhì)性和可靠性發(fā)揮出來(lái)，使文書(shū)檔案的一系列功能充分發(fā)揮出來(lái)，如“傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”等。