新時期干部人事檔案整理工作對策研究

張蕾

鐵法煤業(yè)（集團）有限責任公司檔案館 遼寧調(diào)兵山 112700

1 干部人事檔案整理工作中常見的問題

1.1 工作程序復雜，整理效率不高

《干部檔案整理工作細則》指出，干部檔案整理主要包括鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等流程。這其中要數(shù)檔案材料的鑒別、分類和排序最為關鍵。單就鑒別而言，就包括判斷材料是否屬于應歸檔內(nèi)容、審查材料是否齊全完整、手續(xù)是否完備、是否涉及其他重要問題等。這對人手通常不足的基層檔案管理機構(gòu)來說，經(jīng)常會使簡單的一卷檔案都要經(jīng)歷數(shù)次補充完善，一個環(huán)節(jié)跟不上，其他環(huán)節(jié)就受到影響，而檔案整理的各個環(huán)節(jié)絕大多數(shù)都要依靠管理人員手工操作，增加了工作難度和強度，效率不高[1]。

1.2 檔案資源缺乏，影響材料完整

受干部所在單位或材料形成部門對干部人事檔案工作重視程度不夠等影響，一些基層單位沒有專人負責干部人事檔案工作，這就造成常規(guī)性材料收集不及時，關鍵材料長期缺失，檔案整理工作“巧婦難為無米之炊”的問題，影響了后期干部人事檔案管理的質(zhì)量和利用效果。部分干部對干部人事檔案的重要性認識不足，在填寫履歷表或其他材料時能省則省，信息填寫不規(guī)范，個人在職經(jīng)歷、崗位培訓、職務晉升等材料不及時送交檔案管理部門，材料缺少審核部門印章、沒有本人親筆簽名等瑕疵不時出現(xiàn)。

1.3 整理深度不夠，信息管理混亂

有的檔案管理機構(gòu)存在“重收集、輕整理”思想，只是簡單接收材料，整理不及時、不深入，對干部人事調(diào)整、工資待遇、個人信息（如學歷、榮譽、家庭情況、社會關系）等動態(tài)調(diào)整的信息，沒能及時準確地整理匯總，缺乏對干部信息的統(tǒng)計分析。有的在接收材料時，不按要求審核材料，將一些未經(jīng)組織同意本人擅自提供的材料，或是組織上未予審定認可等手續(xù)不完備的材料收集歸檔，造成信息混亂。還有一些檔案管理機構(gòu)標準化程度不高，在收集、整理材料時，對材料鑒別缺乏流程控制，甚至個別管理人員違反紀律，協(xié)助材料造假或知情不報，給檔案信息認定等工作帶來了很大困難[2]。

2 干部人事檔案材料整理的新要求

2.1 掌握分類及排序方法

（1）干部人事檔案根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類履歷材料，第二類自傳和思想材料，第三類考核鑒定材料，第四類學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓材料，第五類政審、審計和審核材料，第六類黨、團材料，第七類表彰獎勵材料，第八類違規(guī)違紀違法處理處分材料，第九類工資、任免、出國和會議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。其中第四類分四小類：4-1 學歷學位材料，4-2 職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料，4-3 科研學術(shù)材料，4-4 培訓材料。第九類分四小類：9-1工資、待遇材料，9-2任免材料，9-3因公出國（境）材料，9-4 參加會議的代表登記表等材料。

（2）材料排序是檔案整理的重要一環(huán)，科學準確地分類排序，是做好檔案整理工作的基礎。干部人事檔案整理常見排序方法有三種。一是按人事檔案材料形成時間排序：第一類、第二類、第三類、第七類、第十類材料。二是按人事檔案材料內(nèi)容的主次關系進行排序：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為，上級批復，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類材料排列順序為，入團志愿書、入團申請書；加入民主黨派材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書。其余材料按照形成時間順序排列。三是按照檔案材料性質(zhì)和時間順序相對集中排序的：第四類和第九類材料。

2.2 規(guī)范收集材料

（1）要按時收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時要定期催要材料。

（2）所收集的材料應規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復印件，使用復印件時要清楚地注明復印時間、出處，并加蓋材料提供方所在組織人事部門的印章[3]。

2.3 加強材料鑒別

干部人事檔案管理機構(gòu)應嚴格干部人事檔案日常管理，貫徹組織人事部門“凡提必審、凡進必審、凡轉(zhuǎn)必審”要求，在接收材料時，認真鑒別檔案材料，發(fā)現(xiàn)送交的材料不符合歸檔要求時，及時通知相關部門補送、補辦手續(xù)。同時加強對干部規(guī)范填寫檔案材料的指導，認真審查檔案信息，尤其是關乎干部年齡、工齡、黨齡、學歷、經(jīng)歷和身份等方面的材料，杜絕材料涂改造假，從源頭上把好虛假材料“入口關”，維護干部人事檔案材料的真實性。

3 新時期干部人事檔案整理工作對策

3.1 嚴格審核，做好檔案收集補充工作

干部人事檔案是隨著干部工作的進行而不斷更新變化的，因此各單位必須做好檔案的收集補充工作，保障檔案的實時性和完整性。首先，應當選擇工作能力強，善于溝通的工作人員來負責與干部進行溝通聯(lián)絡，對檔案進行及時的審查，針對檔案中的問題和缺失進行及時的溝通，將缺失的部分及時進行采集補充，形成有效的聯(lián)系網(wǎng)，保證人事資料的不斷更新完善。其次，要定期對檔案材料進行審核，將檔案中的缺失疏漏排查出來，及時進行完善；在收集檔案材料時，要方法靈活、形式多樣，保證檔案材料的完整真實；材料收集完成后還要進行嚴格的審查，篩選出真實有效的信息資料，確保檔案信息的完整真實，為干部任用的公平公正奠定堅實基礎。

3.2 加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識

中組部2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、2012年《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》、2017 年《關于完善干部人事檔案材料的通知》以及2018 年《干部人事檔案工作條例》等規(guī)定，對干部人事檔案整理工作提出了具體而明確的要求，這些政策出臺時間都不長，除檔案整理人員要帶頭遵守外，干部人事檔案管理機構(gòu)還要加大宣傳力度，讓廣大干部充分認識到人事檔案整理與干部工作的密切聯(lián)系，通過培訓、業(yè)務知識競賽以及專家授課等方式，讓更多的人了解新規(guī)定，同時還可以運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過微信、微博、手機等新媒體，積極向廣大干部宣傳新政策，以廣大干部喜聞樂見的形式推廣干部檔案最新整理要求，提高全面依法管檔意識，使干部人事檔案相對人積極配合，為干部人事檔案整理工作順利開展奠定良好基礎。

3.3 健全干部人事檔案整理工作機制，提升檔案整理效率

干部人事檔案整理工作中存在諸多問題的主要原因，是各項規(guī)章制度落實不嚴格。建立健全干部人事檔案整理工作機制、加強檔案資源體系建設，已成為基層一線干部人事檔案整理工作迫切需要解決的實際問題?！陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》指出，干部人事檔案管理部門應當建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。各地可以建立由黨委牽頭、政府負責，組織人事、紀檢監(jiān)察和教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門配合的干部人事檔案管理運行機制，形成干部人事檔案聯(lián)絡員工作體系，加強檔案部門與干部人事及其他部門的配合，增強檔案整理工作的合力。

3.4 積極推動干部人事檔案精細化管理

（1）細化整理流程。制定干部人事檔案整理具體實施辦法，不斷優(yōu)化檔案整理操作流程，逐項逐條明確干部人事檔案材料整理具體標準，建立整理復核制度，嚴格按照檔案整理規(guī)范操作，做到檔案整理工作有章可循。

（2）細化制度執(zhí)行。進一步從嚴管理干部人事檔案，研究分析檔案整理工作中的風險點，明確檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、整理等控制點，加強檔案材料審核，嚴禁隨意修改干部人事檔案材料，確保檔案整理的嚴肅性和規(guī)范性。

（3）細化信息管理。加大對檔案整理人員培訓力度，提升檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)。根據(jù)檔案整理情況，跟蹤檔案信息動態(tài)，挖掘開發(fā)干部檔案信息資源，做好檔案整理工作信息化建設，全面提升新時期干部人事檔案整理及整個管理工作質(zhì)量和水平。

總之，干部人事檔案記載著干部的成長履歷，是展現(xiàn)干部各項信息的主要媒介，對干部任用和管理都有著重要的作用。但是當前我國的干部人事檔案管理還存在著諸多的不足，因此相關人員要用正確的態(tài)度去應對檔案管理工作中的缺失，積極尋找解決辦法，不斷完善干部人事檔案管理的工作方式，提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，保障單位任用干部的正確性。