建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及對策研究

徐建新

（濟南城市投資集團有限公司，山東 濟南 250014）

建筑工程檔案是指在工程項目實施的過程中，將工程圖紙，工程實物以及在整個工程項目中具有中重要價值的信息和資源進行收集整理的一項重要工作。建筑工程檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工程和技術(shù)性的管理工作，對提高工程項目質(zhì)量和水平促進建筑企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

1 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 建筑企業(yè)對于工程檔案管理的重視程度不高

目前，絕大部分的建筑企業(yè)認為工程檔案不過就是一張紙，沒必要太在意，將更多的注意力放在了工程項目的施工建設(shè)上，對檔案管理的重視程度十分低下，致使管理人員在記錄檔案時總是草草了事，工程檔案的信息內(nèi)容不完善，長此以往，會出現(xiàn)工程信息缺漏，許多已經(jīng)建好的工程資料無從查起，對建筑企業(yè)造成了很大的負面影響，阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.2 建筑工程檔案管理的人員結(jié)構(gòu)不合理，人員的專業(yè)素質(zhì)低下

所有企業(yè)的檔案都具有專業(yè)性和機密性的特征，這就要求相應(yīng)的檔案管理人員要具備相應(yīng)的管理能力和專業(yè)知識素養(yǎng)，這是管理檔案的關(guān)鍵所在?，F(xiàn)如今，絕大部分的建筑企業(yè)都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理部門設(shè)置也十分混亂，都是一些兼職的工程人員來捎帶處理檔案，這樣必定會對項目工程的檔案信息產(chǎn)生很大的影響，致使許多工程的信息交錯在一起，出現(xiàn)信息混亂的情況，大大降低了管理的效率，阻礙建筑企業(yè)的發(fā)展。

1.3 建筑工程檔案管理的方法落后，管理效率低下

建筑工程項目具有周期長，體重大，節(jié)點多，專業(yè)性強的特點，這就決定了工程檔案的種類繁雜，數(shù)量龐大的特性，建檔以及管理的難度很大，而現(xiàn)如今，絕大部分的建筑企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式，這就會導致在遇到多個項目工程建檔時，無法及時快速的進行信息收集和處理，大大降低檔案的管理效率，阻礙企業(yè)的進一步發(fā)展。

2 如何實現(xiàn)高效的建筑工程檔案信息化管理

對于建筑企業(yè)重視程度不夠的問題，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分重視建筑工程的檔案管理，提高檔案管理的意識，完善檔案信息和內(nèi)容，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

例如，建筑企業(yè)可以聘請相關(guān)的工程檔案管理專家對企業(yè)的一些典型工程項目情況做一個全面而具體的了解和分析，并且根據(jù)企業(yè)目前存在的問題提出切實可行的建議，引導企業(yè)有效的開展檔案管理工作，并且派遣專門的監(jiān)督人員對檔案管理進行有效的監(jiān)督，提高企業(yè)對于工程檔案管理的重視程度。企業(yè)自身也應(yīng)充分認識到檔案管理的重要性，積極地采取內(nèi)部措施來加強管理，提高管理意識，約束管理行為，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)注重建筑工程檔案信息的完整性，將工程從施工設(shè)計到施工結(jié)束中所有的信息收集起來，進行逐一篩選整理，完善整個工程的檔案信息，防止出現(xiàn)信息缺漏，信息丟失的情況，對企業(yè)產(chǎn)生不必要的影響。在檔案編制方面，檔案管理人員要將原有的紙質(zhì)檔案編制成為電子檔案，在編制過程中，需要保障電子檔案內(nèi)容的真實性和有效性，而在檔案編制完一年后，則要對紙質(zhì)檔案的重要性進行再次測評，如果紙質(zhì)檔案的重要性較低，那么該檔案可以被進行銷毀，僅存在電子檔案形式進行保存。

1）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高人員的管理水平。管理人員是工程檔案管理的核心所在，企業(yè)深刻認識到檔案管理人員的重要性，積極地采取措施加強對管理人員管理技術(shù)的培訓和專業(yè)管理人才的引進，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，有效提高人員的管理水平，促進企業(yè)的發(fā)展。例如，企業(yè)應(yīng)加大資金投入力度，在社會上廣泛的招聘人事檔案管理專業(yè)的人才，選拔責任心強，管理知識和經(jīng)驗豐富，管理技術(shù)和水平高的人員對建筑工程檔案進行有效的管理，并對這些人才展開相關(guān)的培訓，熟悉建筑工程項目的類型，了解相關(guān)的工程細節(jié)。

2）采用先進的信息化管理方法，建立完善的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)目前建筑檔案的管理，現(xiàn)如今，信息技術(shù)逐步發(fā)展并且已經(jīng)成為趨勢，因此，建筑企業(yè)應(yīng) 采取先進 的信息化管理方法，建立完善的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理效率，促進建筑企業(yè)的發(fā)展。例如，企業(yè)首先應(yīng)對檔案管理人員開展信息技術(shù)培訓，有效提高管理人員的計算機水平，然后將紙質(zhì)檔的工程檔案利用計算機進行重新整理，可以按照工程項目的大小或者工程項目的類型等共同性質(zhì)來進行具體的分類，然后根據(jù)其建立不同的有層次的檔案系統(tǒng)賦予簡介的檢索字眼，然后設(shè)置相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵字即可找到相關(guān)全部資料，建立大型的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫能夠提高檔案的管理效率，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，建筑工程檔案管理對建筑企業(yè)具有十分重要的影響，企業(yè)應(yīng)充分重視對工程檔案的管理工作，完善檔案信息內(nèi)容，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，采用信息技術(shù)進行高效的管理，建立完善的工程檔案數(shù)據(jù)庫，讓每一個項目工程都查有所依，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。