基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的 生物科技企業(yè)內(nèi)部控制研究

賈淑君

（麗寶生醫(yī)（廈門）生物科技有限公司，福建 廈門 361011）

經(jīng)過近二十年的發(fā)展，隨著國家制定出的一系列發(fā)展規(guī)劃、實施措施及良好的環(huán)境等，使得我國的生物科技行業(yè)得到高速的發(fā)展，在技術(shù)發(fā)展的同時，對管理水平的要求也越來越高。目前它的商業(yè)模式多為平臺化協(xié)同管理，它包括：戰(zhàn)略協(xié)同，知識協(xié)同，ERP及商務(wù)協(xié)同。以ERP系統(tǒng)為支撐，創(chuàng)新電子商務(wù)服務(wù)模式，在此模式下，效率、數(shù)據(jù)共享將成為體現(xiàn)管理水平的關(guān)鍵。本文主要以生物科技企業(yè)的內(nèi)部控制管理在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的應(yīng)用作為研究對象。在幫助ERP系統(tǒng)實現(xiàn)價值最大化的基礎(chǔ)上，有效提高企業(yè)內(nèi)部控制管理能力。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning）的英文簡稱就是ERP，它的作用就是幫助企業(yè)發(fā)展計劃制定及實施做出計算與規(guī)劃，它是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立，通過運(yùn)用信息系統(tǒng)的管理思想，使得企業(yè)管理更加規(guī)范化、正式化和效率化。隨著電子商務(wù)的快速發(fā)展，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用作為新的管理手段，其在系統(tǒng)流程的設(shè)計中，就已經(jīng)充分考慮到管理內(nèi)容與管理思想的整合了，因此它的效益優(yōu)勢、管理水平的提高等表現(xiàn)也就越來越明顯。據(jù)美國APICS學(xué)會統(tǒng)計實施ERP系統(tǒng)可使企業(yè)獲得非常明顯的效益，如下所述：

（一）庫存量能降低到30%-50%，當(dāng)庫存減少并穩(wěn)定的時候，服務(wù)水平將得到提高，減少拖期交貨30%-50%，誤期率將會降低，這將對公司的信譽(yù)及在競爭中獲得優(yōu)勢。

（二）由于企業(yè)庫存下降，企業(yè)的資金占用成本必然下降，并且倉儲管理費(fèi)用等也將隨之減少，總體降低幅度將達(dá)到15%以上。

（三）由于材料的需求透明度提高，ERP系統(tǒng)能夠設(shè)定項目材料的訂購、領(lǐng)用計劃、安全庫存等，做到及時與準(zhǔn)確地到達(dá)，因此等工待料將減少60%。

（四）采購人員能夠及時準(zhǔn)確地掌握采購需求量，這有利于采購部門研究談判策略，縮短采購時間達(dá)50%。

（五）ERP的設(shè)計就是規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程，因此將減少管理人員10%的需求，并且提高管理效率。提高生產(chǎn)能力10%-20%。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

內(nèi)部控制作為企業(yè)的一項重要管理活動，主要試圖解決的問題是：一是財務(wù)報告及相關(guān)信息的可靠性；二是資產(chǎn)的安全性、完整性及對法律法規(guī)的遵循；三是提高企業(yè)的經(jīng)營效率及效果，并且助力于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制制度二者共同的目標(biāo)都是為了實現(xiàn)企業(yè)的高效率的持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)的核心競爭力。

首先，現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的基本原則在建立和設(shè)計內(nèi)部控制框架時，必須遵循和依據(jù)客觀規(guī)律和基本法則。具體包括：一是全面性原則；二是重要性原則；三是制衡性原則；四是適應(yīng)性原則；五是成本效益原則。而 ERP就是企業(yè)內(nèi)控制度更有效運(yùn)行的載體，一個完善的ERP系統(tǒng)能夠覆蓋企業(yè)全流程，并且具有資源細(xì)分優(yōu)勢，可以細(xì)化管理中的每一個關(guān)鍵控制節(jié)點，使得企業(yè)管理更加的透明化。隨時掌握企業(yè)營運(yùn)狀況，可以具備更好，更高效的執(zhí)行力。

其次，我國的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》也要求企業(yè)在建立與實施內(nèi)部控制時，應(yīng)當(dāng)包括下列五個要素：一是內(nèi)部環(huán)境；二是風(fēng)險評估；三是控制活動；四是信息與溝通；五是監(jiān)督。ERP系統(tǒng)實施導(dǎo)入前，可以請專業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)實際情況及內(nèi)控基本規(guī)范進(jìn)行流程的優(yōu)化評估，全面地對內(nèi)部控制制度進(jìn)行系統(tǒng)性的設(shè)計，使其流程化，標(biāo)準(zhǔn)化，通過對執(zhí)行流程的限定，從而減少執(zhí)行過程中人為因素引起的缺陷，并且更高效。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）是控制環(huán)節(jié)變化

數(shù)據(jù)傳遞通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大大提高其正確性、在手工控制方式下的錯報、漏報等發(fā)生概率大大降低。但是數(shù)據(jù)傳遞需要保證ERP系統(tǒng)設(shè)計的正確性、運(yùn)行的穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定及安全性。

（二）是控制方式的變化

數(shù)據(jù)的傳遞、處理是由計算機(jī)根據(jù)程序設(shè)定的公式自動完成的，其數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性及傳遞的及時性依賴程序的設(shè)定。

（三）是數(shù)據(jù)安全環(huán)境的變化

數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、處理的安全性，其關(guān)鍵的控制因素發(fā)生變化。

四、在ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略——以中小型生物科技企業(yè)為例

（一）內(nèi)部控制環(huán)境方面

ERP是一套現(xiàn)在代的資源管理系統(tǒng)，它的實施和完善離不開內(nèi)部環(huán)境的配合，及多人的參與，這就注定需要人人都有積極的工作態(tài)度和高漲的工作熱情。而要想具備這些，那么企業(yè)就應(yīng)該在價值觀、責(zé)任心等方面多培養(yǎng)員工，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，開拓團(tuán)隊精神，建立一個和諧、積極向上的內(nèi)部控制環(huán)境。組織形式建議采用扁平化，減少復(fù)核程序，提高審批效率，管理模式建議采用項目制，即一個項目的開展，從可行性評估、立項、審批、執(zhí)行、績效考核，由一個項目總負(fù)責(zé)人全程負(fù)責(zé)。從項目的可行性評估開始，建立相關(guān)的評估體系，評估達(dá)標(biāo)后，項目走審批流程，編制項目預(yù)算，執(zhí)行預(yù)算管理制度，項目預(yù)算是年度全面預(yù)算中的一部分。項目總負(fù)責(zé)人每月對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行差異分析說明。因為ERP可對所有信息流程共享，因此項目總負(fù)責(zé)人可根據(jù)所有相關(guān)的差異情況對項目的運(yùn)營做出實時的調(diào)整應(yīng)對措施。

（二）風(fēng)險管理方面

建立風(fēng)險評估體系，在ERP中的應(yīng)用，依據(jù)《COSO風(fēng)險管理整合框架》，在ERP流程中對關(guān)鍵指標(biāo)增加目標(biāo)值的設(shè)定，目標(biāo)值的設(shè)定應(yīng)考慮內(nèi)部和外部事項的影響。如：市場風(fēng)險，產(chǎn)品價格的波動對年度預(yù)算的影響，信用風(fēng)險，對供應(yīng)商、客戶設(shè)定信用期，超信用期進(jìn)行系統(tǒng)提示。系統(tǒng)設(shè)定對往來客戶進(jìn)行信用評價報告。流動性風(fēng)險：參考同業(yè)流動性指標(biāo)及公司實際情況作為目標(biāo)值設(shè)定，作業(yè)風(fēng)險：由專業(yè)人員定期對系統(tǒng)日志進(jìn)行處理，對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時修正。如發(fā)現(xiàn)屬于系統(tǒng)流程設(shè)計缺陷，應(yīng)及時對流程進(jìn)行改進(jìn)，對缺陷問題執(zhí)行補(bǔ)充程序核查。

通過對目標(biāo)值與實際指標(biāo)的分析結(jié)論，做出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對，風(fēng)險應(yīng)對方式：回避、承擔(dān)、降低、分擔(dān)。根據(jù)方式的不同，制訂相應(yīng)的管理制度，確保風(fēng)險應(yīng)對得到有效實施，信息的傳遞與溝通，在流程設(shè)計中根據(jù)業(yè)務(wù)流向，逐步向下一個程序推進(jìn)，每一步驟審批中，增加說明段，對審批意見，討論過程進(jìn)行記錄，后一步的審批人有權(quán)對整個流程進(jìn)行否定，直接退回流程發(fā)起人。避免層層反審批，在時間上的影響。所有流程軌跡可追溯。企業(yè)風(fēng)險管理需進(jìn)行全面監(jiān)控，因為風(fēng)險是不斷變化的，它不是一個嚴(yán)格的順序流程，一個構(gòu)成要素也并不是僅僅影響接下來的那個流程，還需充分考慮企業(yè)的實際情況，及當(dāng)下的外部條件形勢。所以并不能完全依靠系統(tǒng)流程來斷定所有風(fēng)險。還必須借助專業(yè)風(fēng)險管理人員，根據(jù)系統(tǒng)識別出的風(fēng)險及外部環(huán)境的變化作為依據(jù)來進(jìn)行綜合風(fēng)險管理。完整的風(fēng)險管理還應(yīng)包括風(fēng)險管理效果評價等環(huán)節(jié)，所以企業(yè)需在ERP的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上建立一套完整的風(fēng)險管理體系。

（三）控制活動方面

制定全面預(yù)算管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算、項目預(yù)算。因行業(yè)的特殊性，在整個控制活動流程設(shè)計中，除了相關(guān)職能部門的控制外，還需要擁有必要授權(quán)和專業(yè)勝任能力的人進(jìn)行復(fù)核。如：采購驗收，除了采購人員，請購人員外，還需對物品特性了解的專業(yè)人員到場進(jìn)行驗收。職責(zé)分離需設(shè)計、執(zhí)行到位，做到相互制衡。

監(jiān)管方面，因采用項目制，項目總負(fù)責(zé)人可對整個項目的所有流程進(jìn)行查閱，并提出意見。

業(yè)務(wù)記錄方面，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)時，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的審核操作，保證真實、準(zhǔn)確。每一個關(guān)鍵控制節(jié)點，可增加控制程序，如增加外部憑證作為附件。因ERP會依靠存儲的數(shù)據(jù)自動生成財務(wù)報表。所以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、關(guān)鍵控制節(jié)點的審核就尤為重要。

（四）監(jiān)督在ERP中的應(yīng)用

可由最高權(quán)力機(jī)構(gòu)授權(quán)對內(nèi)部內(nèi)控及流程設(shè)計執(zhí)行進(jìn)行審計或是請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對企業(yè)所有內(nèi)部控制進(jìn)行全面的評價與分析，提出優(yōu)化方案，確認(rèn)其方案后，用制度形式增強(qiáng)該業(yè)務(wù)流程體系的權(quán)威性。企業(yè)整個內(nèi)部控制的過程應(yīng)該具備監(jiān)督程序，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在缺陷時及時進(jìn)行修正，以保持其對內(nèi)外部環(huán)境變化的適應(yīng)性。

（五）對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行多層數(shù)據(jù)備用管理制度

采用專業(yè)人員對數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行管理。設(shè)置好數(shù)據(jù)庫自動備份功能，各部門建立自己的臺賬，減少對ERP的依賴。倉庫每天對金額較大、體積較小的生物專用原材料進(jìn)行盤點，根據(jù)專用試劑的特殊要求做特別管理臺賬。醫(yī)學(xué)部門根據(jù)項目特性建立部門的項目臺賬，以使其符合專業(yè)及行業(yè)監(jiān)管要求。

（六）ERP的培訓(xùn)學(xué)習(xí)方面

首先，定期對員工進(jìn)行ERP的專業(yè)培訓(xùn)，對于不同等級的員工開展不同項目的培訓(xùn)，如高層管理者更多是在企業(yè)全部的數(shù)據(jù)資料，程序流程等，中層管理者更多的是關(guān)鍵業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)分析，關(guān)鍵用戶更多則是作業(yè)操作方法上的培訓(xùn)。通過以上的專業(yè)培訓(xùn)使ERP在實際執(zhí)行中得到全面高效的運(yùn)用，提高全員的工作效率。其次，企業(yè)應(yīng)該重視財務(wù)人員的教育培訓(xùn)，使其能更快地適應(yīng)職能角色的轉(zhuǎn)變，財務(wù)會計人員在企業(yè)實施了ERP系統(tǒng)提升管理水平的同時，其對自身的要求也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，這些要求不再局限于基本的專業(yè)知識和技能，更需要具備的是分析理解能力、溝通能力、協(xié)調(diào)和控制能力。最后，企業(yè)需要加強(qiáng)培養(yǎng)員工的風(fēng)險防范意識，全面履行相關(guān)準(zhǔn)則要求。

（七）績效評價制度的應(yīng)用

因ERP執(zhí)行的是負(fù)責(zé)人管理項目，一個項目從建立，整個營運(yùn)狀況可以直接獲得所有數(shù)據(jù)，因此可對各負(fù)責(zé)人的項目進(jìn)行全面的評價分析，每個項目的效益，納入相關(guān)人員的績效考核中，并且項目營運(yùn)的數(shù)據(jù)庫，累積了每個負(fù)責(zé)人的管理經(jīng)驗知識，不會因人員異動而流失。此項有利于提高企業(yè)綜合的管理水平。

五、結(jié)語

內(nèi)部控制的重要性不言而喻，作為現(xiàn)代企業(yè)管理的優(yōu)選方法，需根據(jù)企業(yè)的實際情況，構(gòu)建一套實用的、系統(tǒng)嚴(yán)密的、完善的內(nèi)控體系。本文基于實踐經(jīng)驗和理論研究，希望企業(yè)在ERP這個高效的平臺基礎(chǔ)上應(yīng)用內(nèi)部控制，更好的保障企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展的穩(wěn)定性與可持續(xù)性。