對檔案管理工作的幾點(diǎn)思考及對策

李瑾

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 274300

在當(dāng)今信息化的時(shí)代中，檔案管理工作的進(jìn)行并不是一帆風(fēng)順的，信息數(shù)量之大，傳播速度之快在帶來便利的同時(shí)也帶來信息的不安全性，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代中，以處理數(shù)據(jù)信息為主要工作的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷為適應(yīng)社會(huì)而對相關(guān)工作進(jìn)行創(chuàng)新。從規(guī)章制度的制定上、人才的培養(yǎng)上、宣傳和監(jiān)督力度上、服務(wù)機(jī)制上等等，積極促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、合理化、有效化，從基礎(chǔ)上對檔案管理工作進(jìn)行革新，不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級。將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的更好的發(fā)展[1]。

1 檔案管理工作常見的難點(diǎn)

1.1 檔案缺失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，管理工作難以進(jìn)行。

檔案保存期長，而其管理也是一個(gè)長期的工作，因?yàn)闀r(shí)間跨度長，很多檔案遺失或是散佚，使得一些基礎(chǔ)性的資料丟失而無法進(jìn)行彌補(bǔ)。檔案的缺失在很大程度上會(huì)影響管理工作的正常進(jìn)行，連貫的整理行為無法開展，事件也不能很好的銜接起來，因此，檔案缺失現(xiàn)象對檔案的管理工作有著重要的影響，也是檔案管理工作正常開展和進(jìn)行下去的一大阻力。

1.2 檔案管理工作受管理決策層的桎梏

檔案管理工作是對檔案的信息進(jìn)行管理，理應(yīng)是對數(shù)據(jù)的客觀反應(yīng)，不應(yīng)受到其他外來因素的影響；但是，事實(shí)并非如此。一些擁有決策權(quán)力的人員為了自身的利益而干預(yù)檔案管理工作的正常進(jìn)行，增添了人為的因素，使得檔案的內(nèi)容缺乏真實(shí)性，對檔案管理工作的發(fā)展有著消極影響。

1.3 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為只是將檔案收集起來，進(jìn)行分類保存就可以了，檔案信息的價(jià)值不能很好地發(fā)揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

2 檔案管理工作存在難點(diǎn)的對策

2.1 落實(shí)好檔案管理的制度

將檔案資料散亂、丟失的現(xiàn)象進(jìn)行改進(jìn)，制定一套科學(xué)的管理制度對檔案進(jìn)行合理管理。從檔案的收集、整理、保存等等一系列步驟都要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)章制度的制定，以防檔案的散落、丟失。明確檔案保存借閱的流程和方式，完善相關(guān)的程序，將檔案管理的制度落實(shí)到實(shí)處[2]。

2.2 對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督

檔案管理工作不僅需要管理部門進(jìn)行一定的制度規(guī)范，對從事檔案管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)水平的提高，更重要的是要對檔案管理的工作進(jìn)行監(jiān)督。相關(guān)部門定期檢查檔案管理工作的進(jìn)行情況，因此，檔案管理部門要提高監(jiān)督的意識。

2.3 完善服務(wù)的機(jī)制

伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)量的龐大、傳播速度迅速，單純地靠一個(gè)小小的檔案管理部門是無法處理好的，因此，這就要求各行各業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行一定的合作，建設(shè)一個(gè)共享型的檔案管理體系，信息共享、分工合作。完善檔案管理的服務(wù)機(jī)制，通過建立相關(guān)的檔案管理的平臺(tái)，提高人們的檔案管理意識，促進(jìn)檔案的更好的管理，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，不僅適應(yīng)新的時(shí)代要求，更是滿足社會(huì)信息的需要[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理隊(duì)伍。需要積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，優(yōu)化隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，整體提高管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。定期對于當(dāng)前從事檔案管理的人員進(jìn)行檔案知識技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)工作中的實(shí)際情況來開展針對性的培訓(xùn)。提高從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓(xùn)的內(nèi)容，通過技術(shù)培訓(xùn)，不斷地提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，更好地為現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)。

2.5 做好檔案信息的開發(fā)利用工作

檔案管理的目的是為了提供信息服務(wù)，因此，要更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。在這一理念下，檔案管理人員要樹立為用戶提供信息服務(wù)的意識，開展編研工作和咨詢服務(wù)，改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，主動(dòng)地將數(shù)據(jù)資料庫向應(yīng)用人群進(jìn)行推廣。利用大數(shù)據(jù)分析用戶的需求，定向地將檔案信息提供給用戶，開展有針對性的服務(wù)。

2.6 檔案管理的安全保障

正如前文所說，由于信息時(shí)代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。針對這一問題，必須要加強(qiáng)安全保障，例如，加強(qiáng)對檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案信息資源的安全進(jìn)行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門還需要加強(qiáng)投入，對檔案信息數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性進(jìn)行維護(hù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)需要從兩個(gè)方面入手：首先，是對儲(chǔ)存信息的維護(hù)，保證儲(chǔ)存安全，防止數(shù)據(jù)庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護(hù)，針對使用過程中的安全措施，應(yīng)該利用實(shí)名登記的方式，嚴(yán)格審查信息使用相關(guān)人員的信息[4]。

3 結(jié)語

社會(huì)各個(gè)行業(yè)都面臨著對龐大的數(shù)據(jù)如何進(jìn)行有效管理的挑戰(zhàn)，當(dāng)然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務(wù)就是原始數(shù)據(jù)的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量非常龐大，對于檔案管理從業(yè)者帶來了很大的挑戰(zhàn)[5]。