關(guān)于奎屯市工程檔案收集整理管理的一點(diǎn)心得體會(huì)

郝章玲

奎屯市經(jīng)濟(jì)責(zé)任和國(guó)有資產(chǎn)投資審計(jì)中心 新疆奎屯 833200

奎屯市從2001年對(duì)建設(shè)項(xiàng)目竣工工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收備案以來(lái)，已經(jīng)有近千項(xiàng)工程在奎屯市城建檔案館備案，其備案檔案由奎屯市城建檔案館備案室進(jìn)行管理。大部分檔案資料可以做到資料齊全入檔但是還有很多備案文件材料不全，主要是分散在建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和勘察等單位資料員手中；或因記錄不詳以及無(wú)記錄，使得備案資料達(dá)不到規(guī)定要求[1]。為把奎屯市城建檔案?jìng)浒腹芾砉ぷ鞲珊?，本人以前在管理工程檔案時(shí)查閱了大量的關(guān)于如何做好工程檔案?jìng)浒傅馁Y料，并且去烏市檔案館取經(jīng)學(xué)習(xí)，由于檔案工作是一件非常繁瑣而又必須細(xì)致的工作，在工作中需要大量的時(shí)間去檢查施工單位提供的竣工驗(yàn)收資料，從每一個(gè)分部分項(xiàng)到檢驗(yàn)批劃分，還要編輯目錄，屬于什么類別工程，按照時(shí)間，性質(zhì)、自然屬性去劃分工程類別等。然后才完成收集裝訂成冊(cè)。為實(shí)現(xiàn)奎屯市城建檔案集中統(tǒng)一保管和資源整合利用，確保檔案資料收集工作有序開(kāi)展為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理奠定了良好的基礎(chǔ)，主要做了以下幾項(xiàng)工作：

1 建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案實(shí)行分級(jí)管理的必要性和重要性

目前，奎屯市在建工程量呈直線上升趨勢(shì)，每年工程竣工數(shù)量劇增，在量多、面廣、工程遍及奎屯市全方位的情況下，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督檔案室和建設(shè)開(kāi)發(fā)單位檔案室的管理十分重要。一是要建設(shè)項(xiàng)目竣工工程檔案能夠按時(shí)完整移交檔案館必須得到質(zhì)量監(jiān)督部門的全力配合協(xié)助，特別是質(zhì)檢檔案室的配合；二是建設(shè)（開(kāi)發(fā)）單位在從事工程建設(shè)活動(dòng)中，開(kāi)工前要依法領(lǐng)取建筑工程施工許可證，竣工后要依法領(lǐng)取使用許可證，這是政府對(duì)竣工工程質(zhì)量的審查認(rèn)可，其表現(xiàn)形式為工程竣工驗(yàn)收備案制度。三是質(zhì)量監(jiān)督部門和建設(shè)單位在工程建設(shè)中的原始文件材料，都是建設(shè)項(xiàng)目工程竣工備案的依據(jù)，為將來(lái)工程質(zhì)量問(wèn)題及維修做好充足的準(zhǔn)備；

2 加強(qiáng)制定和完善工程資料入檔入庫(kù)各項(xiàng)制度完善項(xiàng)目工程檔案的管理

制定和完善工程資料入檔和入庫(kù)的內(nèi)各項(xiàng)制度，進(jìn)一步規(guī)范了奎屯市市建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的管理。根據(jù)奎屯市實(shí)際情況參與制定了《奎屯市工程竣工驗(yàn)收備案制度》、《保證地上、地下工程檔案接收進(jìn)館措施》、《奎屯市工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收制度》 《奎屯市建設(shè)工程檔案“兩證一書”制度》、等制度。通過(guò)制度制定，我們依法接收和征集城建檔案，對(duì)產(chǎn)生城建檔案的單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，嚴(yán)格把好城建檔案質(zhì)量關(guān)。檔案資料接收完畢，交接雙方須在“清單”上簽字蓋章，以做憑證。凡進(jìn)館城建檔案，必須完整、準(zhǔn)確、齊全，交接手續(xù)要嚴(yán)格審核，鑒定結(jié)果須填入移交書，并由雙方單位負(fù)責(zé)人簽字，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

3 加強(qiáng)工程竣工項(xiàng)目備案工作，著力解決工程檔案進(jìn)館難的問(wèn)題

本市城建檔案工作起步晚，工程檔案管理不規(guī)范，工程檔案進(jìn)館難，館藏率不高，針對(duì)此問(wèn)題，從加強(qiáng)工程竣工項(xiàng)目備案工作著手，完成了奎屯市城建檔案館《奎屯市城建檔案管理辦法》完善了《奎屯市工程項(xiàng)目檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)及要求》，制訂了《奎屯市城市建設(shè)工程文件歸檔范圍及質(zhì)量要求 》、并且協(xié)調(diào)質(zhì)監(jiān)站、環(huán)保和消防等部門，嚴(yán)格工程項(xiàng)目備案制度，對(duì)于資料不全的工程不予核發(fā)《工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告》、《環(huán)境影響報(bào)告》和《消防審核意見(jiàn)書》，由此工程檔案進(jìn)館難的問(wèn)題迎刃而解，幾年來(lái)共備案工程項(xiàng)目形成備案資料備案率達(dá)到95%以上，使奎屯市檔案水平有了顯著提高[2]。

4 加強(qiáng)施工單位備案文件材料的審查和接收

工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案程序要求，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收合格之日起15 日內(nèi)，市直建設(shè)單位到奎屯市城建檔案館備案室辦理備案手續(xù)，州直建設(shè)單位持奎屯市城建檔案館核發(fā)的檔案認(rèn)可證到博州建設(shè)局辦理備案手續(xù)。備案部門收到建設(shè)單位提交的工程竣工驗(yàn)收備案文件后，審查備案文件的真實(shí)性。

5 建立健全的城建檔案的管理模式嚴(yán)格進(jìn)出入制度

根據(jù)工程類別入檔進(jìn)入庫(kù)房，對(duì)于手續(xù)不齊全、沒(méi)有整理好的施工資料另行放置，指導(dǎo)施工資料員正確填寫資料，半期各種手續(xù)，然后再進(jìn)行審核重新歸檔。再根據(jù)檔案放置情況，分為兩個(gè)業(yè)務(wù)小組，分派人員分別負(fù)責(zé)管轄，耐心指導(dǎo)施工資料人員，認(rèn)真收集、審核、整理每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案，為提高辦事效率，對(duì)所有的竣工檔案的驗(yàn)收采取一次性書面整改通知單，聽(tīng)取相關(guān)單位的意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行反饋意見(jiàn)統(tǒng)計(jì)，總結(jié)不足，及時(shí)整改，采用現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，電話指導(dǎo)，館內(nèi)指導(dǎo)等多種方式全程跟蹤服務(wù)，保證業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作到位，并且對(duì)施工單位部分資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)指導(dǎo)和培訓(xùn)，通過(guò)多種方式指導(dǎo)和培訓(xùn)，這樣不但鍛煉了施工單位資料員，而且提升了自我業(yè)務(wù)水平，對(duì)奎屯市整體檔案水平也有較大提高。使我市建設(shè)單位對(duì)城建檔案工作的滿意度達(dá)到100%，確保了各類竣工工程的順利備案，樹(shù)立了成檔案的形象[3]。

總之、要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來(lái)建立健全的工程竣工管理體系，我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒內(nèi)地先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，把我市建筑工程檔案做的更好管理的更好。