計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

宋明鑫

（長(zhǎng)白山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吉林省白山市 134300）

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要階段，尤其是在全球一體化進(jìn)程深入推進(jìn)影響下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，提高企業(yè)辦公效率已經(jīng)成為保障企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在。對(duì)此，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)辦公自動(dòng)化體系，能夠在實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息交互的基礎(chǔ)上保障企業(yè)各項(xiàng)辦公工作的便捷性與高效性，有助于提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，并在推進(jìn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公管理系統(tǒng)快速構(gòu)成的基礎(chǔ)上促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化概念分析

針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，其以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為支撐，以多樣化計(jì)算機(jī)設(shè)備與軟件為基礎(chǔ)，多通過(guò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的自動(dòng)化傳輸、管理與分析來(lái)確保信息控制的精確性和高效性。而在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)最大的應(yīng)用體現(xiàn)在于網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)與計(jì)算機(jī)辦公技術(shù)，同時(shí)，根據(jù)《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模已經(jīng)達(dá)到9.04 億，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展生產(chǎn)活動(dòng)已經(jīng)成為各行業(yè)辦公領(lǐng)域的常態(tài)。在此基礎(chǔ)上，借助構(gòu)建集多樣辦公軟件與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備為一體的辦公自動(dòng)化技術(shù)體系，能夠形成包含多種辦公功能的人機(jī)交互模式，有助于為辦公人員提供便捷的技術(shù)服務(wù)，并在確保辦公效率與質(zhì)量的同時(shí)為企業(yè)的內(nèi)部成本控制提供幫助。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

2.1 多元化與差異化管理

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，依托明確的責(zé)任劃分，形成完整的管理體系，能夠確保多種管理資源的最大化開發(fā)與利用。而通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠在基于不同職能部門設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上滿足不同工作人員的工作需求，有助于構(gòu)建差異化與多元化的管理模式，并確保多部門工作效率的顯著提高。

2.2 便捷化與高效化服務(wù)

在傳統(tǒng)企業(yè)辦公模式中，工作人員辦公需受到空間與時(shí)間限制，工作局限性較大。對(duì)此，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可在手機(jī)智能網(wǎng)絡(luò)、Wi-Fi 無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公，有助于提高工作人員辦公的效率，提高多部門的配合效果，保障企業(yè)決策的及時(shí)性與發(fā)展的高效性。

3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1 自動(dòng)化辦公產(chǎn)品相對(duì)較少，辦公軟件實(shí)用性較低

上述提到，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公過(guò)程的精細(xì)化與差異化管理，即能夠針對(duì)不同部門的工作職能提供不同的技術(shù)服務(wù)。但是，從實(shí)際來(lái)看，當(dāng)前自動(dòng)化辦公軟件市場(chǎng)多追求軟件功能的綜合性與全面性，不僅不具備應(yīng)有的專業(yè)性和針對(duì)性，同時(shí)也不能滿足實(shí)際使用的個(gè)性化需求。此外，一些辦公軟件的使用流程相對(duì)復(fù)雜，違背了辦公自動(dòng)化提高辦公效率的初衷，在應(yīng)用時(shí)不僅會(huì)導(dǎo)致事倍功半的效果，同時(shí)也因軟件安全性和穩(wěn)定性不足而容易造成企業(yè)信息泄露問(wèn)題出現(xiàn)。

3.2 企業(yè)辦公人員自動(dòng)化辦公水平較低

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展速度較快，對(duì)辦公人員的能力素質(zhì)要求顯著提高。但是，從實(shí)際來(lái)看，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)均仍未具備充足的高素質(zhì)辦公隊(duì)伍，尤其是專業(yè)化技術(shù)管理與維護(hù)人員的缺失，導(dǎo)致無(wú)法發(fā)揮自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)有利用價(jià)值，阻礙了企業(yè)辦公作業(yè)的自動(dòng)化發(fā)展。此外，基于人才培養(yǎng)角度，當(dāng)前企業(yè)人才培養(yǎng)模式無(wú)法適應(yīng)實(shí)際的技術(shù)發(fā)展速度，且缺乏對(duì)于辦公人員思想素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，導(dǎo)致因人員不正當(dāng)操作所致的企業(yè)信息泄露問(wèn)題較為嚴(yán)重，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。

3.3 自動(dòng)化辦公管理與信息監(jiān)督體制尚未健全

在辦公自動(dòng)化體系搭建過(guò)程中，完善的監(jiān)督管理體制是確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高效利用的關(guān)鍵前提。但是，從實(shí)際企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展情況來(lái)看，很多企業(yè)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用仍停留于基本的軟件辦公和信息存儲(chǔ)層面，不僅缺乏統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)以支撐企業(yè)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也因信息監(jiān)督措施有限而造成了大量信息的遺漏與缺失。此外，在圍繞計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展自動(dòng)化辦公作業(yè)時(shí)，普遍存有對(duì)自動(dòng)化辦公認(rèn)識(shí)不明確的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)技術(shù)資源遭受嚴(yán)重浪費(fèi)，增加了企業(yè)的技術(shù)運(yùn)營(yíng)成本。

4 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用內(nèi)容

4.1 專業(yè)辦公軟件與信息檢索軟件的應(yīng)用

針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)商務(wù)市場(chǎng)，熟練使用Word、Excel 等辦公軟件已經(jīng)成為企業(yè)辦公職員的基本能力要求，同時(shí)，基于不同辦公領(lǐng)域，能夠在多種辦公軟件的支撐下滿足辦公作業(yè)的個(gè)性化與專業(yè)化需求，例如，針對(duì)廣告設(shè)計(jì)領(lǐng)域，包括PS 在內(nèi)的制圖軟件是辦公人員的有效工具，能夠?yàn)槠涮峁┍憬莼募夹g(shù)服務(wù)，并改善辦公作業(yè)的整體效率。此外，在信息技術(shù)支撐下，以各種瀏覽器為主的信息檢索軟件很大程度上解決了傳統(tǒng)企業(yè)信息搜索的難題，有助于幫助辦公人員了解第一手的行業(yè)發(fā)展信息，保證辦公決策的正確性與實(shí)時(shí)性，確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

4.2 無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與交互式信息溝通技術(shù)的應(yīng)用

針對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展角度，伴隨著Wi-Fi 無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，應(yīng)用基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的通訊方式進(jìn)行辦公信息溝通已經(jīng)成為企業(yè)辦公自動(dòng)化的常態(tài)，其中，借助電子郵件、即時(shí)通訊、視頻會(huì)議等手段開展辦公作業(yè)，能夠在企業(yè)多部門辦公人員之間搭建信息交互橋梁，實(shí)現(xiàn)辦公信息的實(shí)時(shí)化與高效化溝通，有助于保障企業(yè)辦公效率的進(jìn)一步提高。此外，借助視頻技術(shù)應(yīng)用，能夠以攝像頭為支撐確保遠(yuǎn)程會(huì)議的協(xié)調(diào)開展，保障與會(huì)人員能夠清楚觀察每一個(gè)發(fā)言人的面部表情，在實(shí)現(xiàn)互動(dòng)式信息討論的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)真正意義上的隨時(shí)隨地信息溝通。

4.3 信息存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)逐步由第二代技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)榈谌夹g(shù)，而在當(dāng)前技術(shù)背景下，信息存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用既確保了企業(yè)信息存儲(chǔ)的完整性與長(zhǎng)期性，又實(shí)現(xiàn)了多樣信息的綜合處理與統(tǒng)一分類，能夠在完善信息管理標(biāo)準(zhǔn)的支撐下為企業(yè)辦公人員提供最有效的信息服務(wù)。此外，依托于數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，企業(yè)能夠根據(jù)自身的辦公需求構(gòu)建辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，在借由計(jì)算機(jī)完成所有信息處理作業(yè)的基礎(chǔ)上規(guī)避因人為處理所致的信息遺漏問(wèn)題，保障信息處理的科學(xué)性和有效性，同時(shí)，通過(guò)搭建自動(dòng)化信息管理平臺(tái)，能夠就包括公司通知、部門決策在內(nèi)的多種信息及時(shí)傳遞給辦公人員，確保企業(yè)內(nèi)部管理的效率與質(zhì)量。

5 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用策略

5.1 轉(zhuǎn)變企業(yè)管理思維，加快辦公自動(dòng)化體系建設(shè)

5.1.1 提高辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)與重視

圍繞當(dāng)前產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)，提高企業(yè)辦公水平既是保障企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在，又是促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵途徑。因此，應(yīng)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對(duì)于辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)和重視，在逐步轉(zhuǎn)變辦公理念與辦公思維的基礎(chǔ)上形成更加完善的辦公自動(dòng)化體系，進(jìn)而確保多種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用。其中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備的資金投入，通過(guò)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)辦公設(shè)備以保證企業(yè)辦公作業(yè)的硬件基礎(chǔ)，同時(shí)，應(yīng)針對(duì)電腦、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備配備先進(jìn)的自動(dòng)化軟件，在真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過(guò)程中減輕辦公人員的工作壓力，達(dá)到提高辦公效率的最終目的。

5.1.2 建立辦公集成化信息管理系統(tǒng)

在信息技術(shù)應(yīng)用視角下，應(yīng)圍繞企業(yè)日常辦公作業(yè)建立專門的辦公信息管理系統(tǒng)，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)編程技術(shù)與管理學(xué)知識(shí)構(gòu)建滿足辦公作業(yè)需求的信息管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)的便捷性與人性化服務(wù)優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)企業(yè)各部門職能工作明確辦公作業(yè)的實(shí)質(zhì)流程，在就其與信息化辦公系統(tǒng)進(jìn)行融合的過(guò)程中隨時(shí)隨地為辦公人員提供方便，且需要注意的是，應(yīng)注重就以往企業(yè)辦公系統(tǒng)存在的復(fù)雜化與綜合化問(wèn)題進(jìn)行解決，在盡可能搭建分布式辦公體系的過(guò)程中確保不同部門的單獨(dú)作業(yè)。此外，圍繞不同部門間的信息交互問(wèn)題，應(yīng)在構(gòu)建專業(yè)化辦公系統(tǒng)的同時(shí)以信息技術(shù)為支撐搭建信息共享機(jī)制，最終提高企業(yè)部門間的協(xié)同辦公效率，保障企業(yè)的發(fā)展水平。

5.1.3 構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息自動(dòng)化管理標(biāo)準(zhǔn)

在辦公自動(dòng)化技術(shù)體系構(gòu)建過(guò)程中，為確保企業(yè)不同職能部門之間信息交互的有效性和準(zhǔn)確性，應(yīng)圍繞企業(yè)信息管理流程構(gòu)建統(tǒng)一的辦公信息自動(dòng)化管理標(biāo)準(zhǔn)，在有效實(shí)現(xiàn)辦公信息無(wú)縫交互的過(guò)程中確保企業(yè)不同部門辦公作業(yè)的協(xié)調(diào)開展，最終為構(gòu)建企業(yè)信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)提供幫助。同時(shí)，應(yīng)著手就企業(yè)辦公軟件的不兼容問(wèn)題進(jìn)行解決，借助盡可能保證信息交互的便捷性以搭建企業(yè)內(nèi)部的信息交互橋梁，最終促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理決策的及時(shí)下發(fā)以及關(guān)鍵信息的實(shí)時(shí)共享。

5.2 加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，構(gòu)建完善自動(dòng)化辦公隊(duì)伍

5.2.1 拓寬企業(yè)自動(dòng)化辦公人才培養(yǎng)渠道

在新時(shí)代背景下，企業(yè)自動(dòng)化辦公人才的儲(chǔ)備水平往往直接關(guān)系到企業(yè)的市場(chǎng)發(fā)展能動(dòng)力。因此，企業(yè)應(yīng)盡可能就現(xiàn)有辦公自動(dòng)化人才培養(yǎng)渠道進(jìn)行拓寬，在不斷引進(jìn)高素質(zhì)辦公人才的同時(shí)保障企業(yè)辦公作業(yè)的創(chuàng)新性與發(fā)展性。其中，企業(yè)除了應(yīng)積極組織開展招聘活動(dòng)吸收社會(huì)人才外，還應(yīng)盡可能與國(guó)內(nèi)外高校建立緊密合作關(guān)系，在傳遞給高校最新技術(shù)需求的基礎(chǔ)上明確高校的人才培養(yǎng)方向。同時(shí)，應(yīng)在與高校合作過(guò)程中注重搭建校企合作平臺(tái)，在給予當(dāng)代學(xué)生足夠企業(yè)實(shí)踐學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的過(guò)程中不斷挖掘有潛力的辦公人才，最終促進(jìn)企業(yè)辦公水平的持續(xù)提高。

5.2.2 加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部技術(shù)培訓(xùn)與考核管理

在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)在強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員辦公自動(dòng)化意識(shí)的同時(shí)注重開展多樣化的技術(shù)培訓(xùn)與考核管理活動(dòng)，在激發(fā)企業(yè)多部門辦公人員自動(dòng)化技術(shù)學(xué)習(xí)意識(shí)的基礎(chǔ)上，營(yíng)造融洽的企業(yè)學(xué)習(xí)氛圍，進(jìn)而保證企業(yè)辦公作業(yè)的創(chuàng)新力與發(fā)展力，推動(dòng)企業(yè)辦公水平的持續(xù)提高。其中，除了應(yīng)圍繞APP 使用、工具軟件安裝、電子郵件接收等基本技術(shù)操作展開技術(shù)培訓(xùn)外，還應(yīng)定期開展專業(yè)化的技術(shù)考核，在檢驗(yàn)辦公人員辦公軟件掌握情況的過(guò)程中及時(shí)剔除不合格的工作人員，進(jìn)而有效提高企業(yè)辦公隊(duì)伍的工作素養(yǎng)，確保企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)資源的最大化開發(fā)與利用。

5.3 構(gòu)建技術(shù)保障機(jī)制，形成良好自動(dòng)化技術(shù)環(huán)境

5.3.1 出臺(tái)針對(duì)辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的政策法規(guī)

在企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展過(guò)程中，考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題容易導(dǎo)致一定的商業(yè)惡性競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)象，應(yīng)針對(duì)企業(yè)辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的保障政策，在發(fā)揮政府宏觀市場(chǎng)引導(dǎo)作用的同時(shí)確保企業(yè)的市場(chǎng)利益。其中，針對(duì)當(dāng)前商務(wù)市場(chǎng)中的各種辦公軟件，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管與宏觀管理，及時(shí)剔除市場(chǎng)中存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)的辦公軟件，在確保企業(yè)應(yīng)用安全性的同時(shí)推動(dòng)軟件開發(fā)持續(xù)創(chuàng)新，此外，應(yīng)鼓勵(lì)企業(yè)自主開發(fā)適合自身的定制化辦公軟件，形成欣欣向榮的軟件創(chuàng)新氛圍，促進(jìn)整個(gè)辦公自動(dòng)化行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

5.3.2 提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的安全性

在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)辦公時(shí)，信息安全問(wèn)題是容易給企業(yè)造成利益損失的主要原因，因此，應(yīng)針對(duì)常見(jiàn)的黑客問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)病毒問(wèn)題建立完善的信息保障機(jī)制，通過(guò)確保辦公系統(tǒng)安全性以保護(hù)企業(yè)的利益不受損害。其中，除了應(yīng)聘請(qǐng)職業(yè)道德過(guò)硬的員工擔(dān)任網(wǎng)絡(luò)管理員外，還應(yīng)針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)置多重管理權(quán)限，通過(guò)限制員工的使用權(quán)利以避免員工惡意操作影響企業(yè)效益。此外，在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，應(yīng)圍繞各類辦公硬件設(shè)備及軟件構(gòu)建完善的維護(hù)管理機(jī)制，通過(guò)使用防火墻、加密、認(rèn)證、安全協(xié)議等措施保障網(wǎng)絡(luò)安全，最終促進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化體系正向作用的充分發(fā)揮。

5.3.3 注重做好信息備份與應(yīng)急處理方案

在辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，因防火墻漏洞所致的企業(yè)大規(guī)模信息丟失問(wèn)題并不少見(jiàn)，因此，企業(yè)應(yīng)注重做好針對(duì)信息的備份工作，進(jìn)而一方面確保應(yīng)急事件發(fā)生后企業(yè)辦公工作的持續(xù)開展，另一方面避免因信息丟失影響企業(yè)發(fā)展決策，最終將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上，針對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境，辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為企業(yè)創(chuàng)新的重要源動(dòng)力，因此，企業(yè)應(yīng)逐步提高對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)背景下辦公自動(dòng)化體系構(gòu)建的認(rèn)識(shí)和重視，在加強(qiáng)高素質(zhì)辦公人才培養(yǎng)的同時(shí)形成完善的技術(shù)監(jiān)督與保障機(jī)制，進(jìn)而確保企業(yè)的自動(dòng)化辦公水平，并推動(dòng)企業(yè)的創(chuàng)新持續(xù)發(fā)展。