檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

張玉立

棗莊市政務(wù)服務(wù)中心 山東棗莊 277800

隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)廣泛運用于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，且優(yōu)勢明顯。當(dāng)前很多企事業(yè)單位已經(jīng)基本實現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也相應(yīng)地由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案的監(jiān)控。信息化在給檔案管理工作帶來機遇的同時，同樣也帶來了挑戰(zhàn)。

1 檔案管理信息化存在的問題

1.1 思想認(rèn)識的“不充分性”

檔案信息化建設(shè)能否順利進行受很多因素影響，其中對它的“思想認(rèn)識”就是一個極為重要的方面。但是從當(dāng)下來看，很多單位并沒有認(rèn)識到這一點，具體體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，單位的主要負(fù)責(zé)人將檔案信息化理論與實際脫離，不考慮個人、單位、社會的利用需求，一味追求個人業(yè)績以及單位外在形象而盲目跟從社會發(fā)展潮流，為了信息化而信息化，從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等現(xiàn)象不絕于耳。另一方面，檔案信息化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入室藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又要求其緊跟社會發(fā)展潮流進行最新信息與資源的收集整理[1]。此外，數(shù)據(jù)庫建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項極為復(fù)雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對這些問題認(rèn)識不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會降低檔案管理工作的整體效率。

1.2 事業(yè)單位檔案管理改革機制缺乏時代性

目前，事業(yè)單位在改革過程中，對檔案管理改革研究較少，相應(yīng)改革機制與現(xiàn)階段對事業(yè)單位檔案管理要求極不相適應(yīng)。新時期，隨著我國經(jīng)濟不斷向著深水區(qū)和常態(tài)化方向發(fā)展，未來國家在經(jīng)濟建設(shè)，各項事業(yè)發(fā)展過程中，面臨很多不確定性，面對這些不確定性，做好事業(yè)單位檔案管理工作，能夠確保相關(guān)部門利用有價值的信息材料，分析當(dāng)前形勢，從而更好地攻克難題，向前發(fā)展。目前我國教育領(lǐng)域企業(yè)和社會發(fā)展動態(tài)，革新了人才培養(yǎng)模式，確保人才培養(yǎng)更好，與社會相貼合，培養(yǎng)一大批專業(yè)優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)不同領(lǐng)域的專業(yè)需求，整個人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化方向發(fā)展。而事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部還沒有建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機制，不能夠很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟改革發(fā)展要求，與社會發(fā)展存在一定差距。事業(yè)單位檔案管理部門對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還存在一定認(rèn)知差距，不能夠積極應(yīng)用先進的技術(shù)設(shè)備，工作效率低下。由于工作意識不強，改革機制和時代不相適應(yīng)，給檔案管理信息化建設(shè)帶來了巨大負(fù)面影響[2]。

2 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新的具體措施

2.1 加大投入和完善檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護系統(tǒng)。

2.2 強化檔案管理培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案信息化和傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作依然采用人工模式操作，檔案管理水平和管理效率一直難以提升。面對這種情況，要求提高事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新能力，重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，逐步將檔案管理工作向著信息化方向推進。為了加速信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理部門應(yīng)該重視對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)教育。但由于現(xiàn)階段檔案管理部門管理人員專業(yè)知識較為落后，專業(yè)技能較低，知識更新速度較慢，對計算機信息化操作掌握程度不足，只有少數(shù)一部分檔案管理人員懂得更高級的電腦知識和操作技能。為了有效解決上述問題，提高檔案工作效率，降低人為差錯產(chǎn)生，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視對現(xiàn)有工作隊伍進行定期培訓(xùn)，逐步完善檔案管理工作，提高工作效率。

2.3 配備檔案信息化設(shè)備

為了能夠有效加快檔案信息化建設(shè)進程，還需要配備現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備。因此，需要學(xué)校加強資金的投入力度。根據(jù)實際的工作需求情況，購買相應(yīng)的信息化設(shè)備以及設(shè)施。另外，還需要根據(jù)設(shè)備的專業(yè)化程度，配備相應(yīng)的技術(shù)人員，從而使得專業(yè)信息化設(shè)備的積極作用能夠得到合理開發(fā)，促進學(xué)校檔案能夠加快檔案信息化建設(shè)，為保障學(xué)校檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，進而促進學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展[3]。

2.4 完善信息化檢索工具

完善信息化檢索工具對于交通決策者實時掌握城市交通信息具有重要意義。要構(gòu)建專業(yè)化的索引目錄，讓決策者能夠更快定位所需要的信息。其次，通過對各部門的資料搜集，形成完整的交通檔案，然后匯總基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，把有關(guān)項目上報給領(lǐng)導(dǎo)，增強決策的科學(xué)性。加強信息反饋工作，發(fā)揮檔案信息的內(nèi)在價值。

3 結(jié)語

信息化建設(shè)在很大程度上縮短了信息傳輸?shù)臅r間，節(jié)約了管理成本。并且在數(shù)字化技術(shù)的支撐下，檔案調(diào)取也不再受空間、距離的限制。只要不出現(xiàn)病毒入侵或人工失誤，存儲在計算機網(wǎng)絡(luò)平臺中的交通檔案會永久存在，甚至可以輕松調(diào)取歷史資料，提高了信息資源的運用效率。檔案管理者要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的必要性，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，積極掌握信息技術(shù)，為工作提供支撐。