檔案管理面臨的問題與應對策略

張晗

吉林省洮南市逸園公墓管理處 吉林洮南 137100

目前的社會與經濟正在處于飛速發(fā)展的新階段，檔案管理也不斷的面臨著許許多多沒有遇到過的困難。增強檔案的管理，提升檔案管理人員的綜合素質，運用現(xiàn)代化科學的管理措施等，是現(xiàn)如今提升檔案管理效率的重要任務。

1 目前檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質有待提高

現(xiàn)如今，我們即便有了一支穩(wěn)定發(fā)展的檔案人才團隊，但是檔案管理人員團隊的文化程度與專業(yè)素質還沒能夠適應新階段開展檔案工作的要求，特別是在進入新時代后，了解檔案的內容，能夠有效的進行檔案信息深入化探究與開發(fā)技術專業(yè)人員缺乏。

1.2 檔案管理的不規(guī)范

當下，有些大型的企業(yè)事業(yè)單位或者專業(yè)的檔案館都常常存在著不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在檔號的不規(guī)范，案卷標題的不規(guī)范，很多的案卷沒有全面的卷內目錄，最后是卷與卷的很混亂的組合現(xiàn)象。

1.3 檔案檢索效率不高

檔案進行檢索的措施主要是手工檢索與計算機檢索。在現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的手工檢索很普遍的在應用。各個檔案部門在手工檢索的方式上做了很多的工作，從而編制了很多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)求多的現(xiàn)象，產生了錯誤的認知，認為編制的檢索工具越多檔案工作服務的質量就越好[1]。

1.4 信息開發(fā)與編研工作上也存在很多的問題

很多的檔案部門為了達到標準完善從而敷衍檢查很隨意的選幾個題人人都能夠來進行編研，這樣就會使其編研的產品層次質量低、實用性小、利用性更小。即便有些選題很好緊緊跟著目前的形勢，但是因為編研的時間過于長，從而使其失去了時效性進而影響了作用的效果。

2 怎么樣做好檔案管理工作

2.1 從思想上重視支持檔案工作

檔案工作是各個管理工作環(huán)節(jié)的基礎，相關的領導一定要對檔案工作加以重視，要本著對歷史高度負責、對職工高度負責的態(tài)度。全面落實的增強檔案工作的指引，做到重視到位、投入到位、支持到位。要定期的聽取檔案工作匯報，及時有效的探究解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作的有序開展創(chuàng)造有利的環(huán)境。

2.2 積極的做好宣傳工作，增強對檔案管理人員的事業(yè)心、責任心

積極有效的進行宣傳工作，對整理的資料進行認真的審核，把真實有效的材料歸集到人事檔案當中，嚴格把控質量。在檔案鑒別的過程時，檔案管理人員一定要做到認真負責、保證檔案的真實有效。全面的認知到員工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要作用，不斷的優(yōu)化工作方式、工作方式、創(chuàng)新工作模式、提高工作效率，從而提升服務質量與工作質量。在進行鑒別時，能夠辨別是非，一定要把虛假的資料排查除外，維護人事檔案的真實有效。

2.3 要健全企業(yè)檔案管理制度

建立完善的整體檔案工作管理制度，包括建立機構，成立領導小組，明確職責分工，組建網絡管理，確保檔案工作的組織領導與平穩(wěn)良好發(fā)展，使其檔案的工作與企業(yè)的改革與發(fā)展共同進行，從而使其企業(yè)生產經營管理活動所形成的重要檔案全部的保存起來，確保歸檔的文件材料全面、整齊、精準、系統(tǒng)[2]。

2.4 全面注重檔案管理團隊建設

增強對其自身的宣傳，提高對檔案工作人員的社會形象，加強檔案工作人員的榮譽感、自豪感。實行多層次、多角度、多方式的檔案工作業(yè)務學習，增強檔案工作人員的專業(yè)能力與文化綜合素質。建立完善的考核獎懲機制，從物質與精神上進行激勵，從而使其檔案工作人員甘愿奉獻精神的塑造。

2.5 提高對檔案保管條件的投入

進行檔案保管條件的投入首要是要配備現(xiàn)代化的設施。以經濟適用、適當超前的原則，配套必要的信息化硬件設備，包括計算機終端與打印機等外設、數(shù)字化掃描設備、光盤刻錄機、網絡服務器、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、路由器等等網絡連接配套設備等。再有就是建立數(shù)字化檔案室軟件平臺[3]。在信息化大環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已經成為了新時期的檔案管理模式的中心，檔案信息的收集、管理、利用等各個流程都離不開軟件平臺的支持，尤其是對于已經開展的電子文件的歸集整合檔案與管理的企業(yè)單位，一定要配套與電子文件一體化的管理需求對應的數(shù)字化檔案軟件信息平臺。最后是對檔案的保護，做到防火、防盜、防潮、防濕、防蟲、防有害氣體等安全的防護需求，嚴禁出現(xiàn)霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.6 嚴格依照標準規(guī)范檔案管理

檔案收集的紙張、規(guī)格、排版都要嚴格的符合國家的相關規(guī)定。嚴格的依照程序發(fā)布公文。文章要合理，文章的格式要規(guī)范。在做好歸檔文件資料的收集。對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，同時還要不斷的提升全員檔案的意識，從而實現(xiàn)全面的有效管理，進而做好對企業(yè)檔案資料的收集工作，實際的提升各種檔案的精準、完整、歸檔、查準。還有就是實行集中的統(tǒng)一管理，企業(yè)的各個部門形成的各種領域、各種項目的檔案，都要不斷的歸集到本單位的綜合檔案整體管理，各個相關部門管理人員都要全部歸集到單位檔案管理部門進行管理，各個單位的檔案、人員都要在檔案部門的整體管理下有序的進行檔案工作。

3 結語

檔案管理是日常工作中最為重要的構成部分之一。檔案管理工作管理水平的提升也一定要增強各項業(yè)務工作的快速發(fā)展。檔案管理是一個非常復雜且重要的工作。所以，要及時的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，進而不斷的對其解決完善，并且從各個方面著重的增強檔案的管理。