試論如何提高檔案管理工作的水平

張全慧

山東省濟(jì)寧市汶上縣劉樓鎮(zhèn)政府 山東濟(jì)寧 272500

事業(yè)單位檔案管理人員構(gòu)成了“人”的要素，隨著檔案管理向信息化、智能化趨勢(shì)發(fā)展，提升他們適應(yīng)時(shí)代要求的檔案管理能力則成為了第一要?jiǎng)?wù)。檔案管理的對(duì)象則構(gòu)成了“物”的要素，事業(yè)單位檔案管理對(duì)象涉及科研、人事、文書(shū)、圖情等多個(gè)板塊，所以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案對(duì)象的開(kāi)發(fā)與利用則成為了做好事業(yè)單位檔案管理的落腳點(diǎn)。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理人員缺乏相應(yīng)的工作認(rèn)知

事業(yè)單位檔案管理工作雖然有所發(fā)展，但在很長(zhǎng)的時(shí)間里，檔案管理工作都得不到足夠的重視。以往工作中，為了推動(dòng)事業(yè)單位的整體發(fā)展，通常會(huì)選擇將主要精力集中在單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)上，檔案管理僅僅是這些業(yè)務(wù)的附屬品，并沒(méi)有投入太多人力、物力和財(cái)力。這一狀況使得很多檔案管理人員缺乏相應(yīng)的工作認(rèn)知，保持著傳統(tǒng)的檔案管理思維，習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)沒(méi)有形成準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作缺乏重視，以至于許多檔案管理人員產(chǎn)生了這項(xiàng)工作可有可無(wú)的想法，工作積極性低[1]。

1.2 檔案管理模式與管理機(jī)制過(guò)于傳統(tǒng)

對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位而言，檔案管理已經(jīng)屬于非常重要的工作內(nèi)容，但在基礎(chǔ)的檔案管理模式與機(jī)制上，很多都保持著傳統(tǒng)的內(nèi)容。如在一些日常人事、業(yè)務(wù)的檔案信息處理上，依舊會(huì)選擇傳統(tǒng)的登記造冊(cè)。這一處理方法雖然也能夠完成基礎(chǔ)的檔案管理工作，但與當(dāng)前檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化理念出現(xiàn)了很多沖突，而且整體的效率非常低，無(wú)法滿足檔案利用需求。同時(shí)，許多事業(yè)單位雖然已經(jīng)設(shè)立了獨(dú)立的檔案管理部門，對(duì)它的職能特征并不明確，許多時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)與其他部門的工作混合的狀況，相應(yīng)的檔案信息管理也缺乏科學(xué)完善的監(jiān)督管理機(jī)制，在管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求上都容易出現(xiàn)問(wèn)題。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

2.1 以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動(dòng)性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動(dòng)的推動(dòng)下，單位黨委應(yīng)組織檔案管理人員對(duì)標(biāo)、對(duì)表找自己的工作差距，并在教育活動(dòng)中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應(yīng)包含這樣幾個(gè)內(nèi)容：（1）應(yīng)發(fā)揮檔案管理工作的職能優(yōu)勢(shì)，努力助力區(qū)域社會(huì)保障工作的精準(zhǔn)開(kāi)展；（2）應(yīng)發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為單位更好的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾做出貢獻(xiàn)；（3）應(yīng)發(fā)揮黨員職工的先鋒示范效應(yīng)，勇于承擔(dān)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的重任。與思政教育工作相配合，基層黨支部應(yīng)聚焦目前的檔案管理工作短板，幫助檔案管理人員深化崗位意識(shí)建設(shè)[2]。

2.2 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢(shì)，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲(chǔ)、重要信息的光盤備份，來(lái)充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴(kuò)容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。

第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無(wú)論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，符合日后升級(jí)的可靠性。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無(wú)論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗(yàn)。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級(jí)、提升數(shù)據(jù)安全性。

第三，提升檔案管理的性能。機(jī)房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)、在線升級(jí)、在線存儲(chǔ)能力。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開(kāi)放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢(shì)。

第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長(zhǎng)電子文件載體的保存時(shí)間，確保信息硬件不會(huì)受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級(jí)權(quán)限控制，不斷強(qiáng)化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無(wú)權(quán)限訪問(wèn)。

2.3 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

構(gòu)建新穎的、與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相契合的檔案管理機(jī)制，從而完成事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的工作任務(wù)。總的來(lái)講，基于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，首要任務(wù)是改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，增設(shè)檔案管理制度，從實(shí)際入手，結(jié)合管理現(xiàn)狀加強(qiáng)責(zé)任體系，突出信息化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，在改變理念的基礎(chǔ)上，依照法律條例，加大監(jiān)管審批力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率[3]。

2.4 建立和健全檔案管理工作體制

建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關(guān)鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確提出檔案管理工作的各項(xiàng)要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到自身的發(fā)展特征，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定符合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的檔案管理體制，進(jìn)而清楚明確檔案管理工作內(nèi)容和工作方向。就檔案管理工作體制來(lái)講，需要合理設(shè)置專業(yè)管理機(jī)構(gòu)和每個(gè)工作崗位的職責(zé)。其次，必須要充分體現(xiàn)出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進(jìn)行約束才可以具有平等性，才可以使制度對(duì)工作人員的一切管理行為進(jìn)行規(guī)范。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)以往管理模式中存在的各種不足，事業(yè)單位還需要做出相應(yīng)地調(diào)整，完善基礎(chǔ)的設(shè)施和設(shè)備，采取更多的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，使得檔案管理部門的工作能夠與其他部門協(xié)調(diào)開(kāi)展，共同促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。