淺談電力物資采購合同管理流程創(chuàng)新

董圓圓 王博

1.國網(wǎng)蒙東物資公司 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

2.國網(wǎng)蒙東電力產(chǎn)業(yè)管理辦公室 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

當(dāng)前新形勢下電力企業(yè)的競爭優(yōu)勢主要有兩類：電力銷售成本的領(lǐng)先和電力能源產(chǎn)品的差異。由于采購成本普遍占電力企業(yè)總成本的60%以上，電力物資采購被視為電力企業(yè)的成本中心。然而，隨著電力企業(yè)對電力物資采購重視程度的提高、采購管理水平的不斷提升，電力企業(yè)的物資采購效率也日益得到改善。電力物資采購成本的高低將會直接影響到電力企業(yè)的最終獲利情況。在此背景下，如何提高電力企業(yè)物資采購管理水平成為企業(yè)關(guān)注的核心問題，而對電力物資采購合同的業(yè)務(wù)進行流程創(chuàng)新是實現(xiàn)電力物資采購管理水平顯著提升的方法之一。

1 電力企業(yè)實施電力物資采購合同管理的實際意義

電力企業(yè)實施電力物資采購合同的有效管理一方面能夠更好地防范電力物資的采購風(fēng)險，可以有效提高電力物資管理部門的整體管理水平，另外一方面還能夠加強電力物資采購合同的履行過程控制，提高合同的履約水平，能優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率[1]。

為此電力企業(yè)的電力物資管理部門在進行采購合同的管理方面，要堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結(jié)算”的合同管理模式，建立上下聯(lián)動、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場服務(wù)和履約協(xié)調(diào)機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現(xiàn)物資管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準化、法制化，從而提高電力企業(yè)的經(jīng)濟效益，提升電力企業(yè)的社會形象。

2 電力企業(yè)物資采購合同管理過程中存在的問題

2.1 電力物資采購過程中訂立合同出現(xiàn)的問題

合同的主體資格不清，合同的一方不具備完全的簽訂合同資格，代理人沒有相應(yīng)的委托書，有的簽訂雙方完全不具備主體資格；合同的條文不規(guī)范，有些合同的簽訂甚至出現(xiàn)了“草簽”情況，有些電力企業(yè)物資管理部門不重視采購合同的重要性，加之對電力企業(yè)的了解不甚深刻，導(dǎo)致合同的內(nèi)容不明確、用詞不嚴謹，條款不完善，有些合同甚至存在格式問題；有些電力企業(yè)僅僅憑借外界對于對方的評價就與之草率的簽約，合同雙方僅僅進行了簡單的商議，并未依據(jù)任何的法律法規(guī)[2]。

2.2 電力物資采購合同履行過程中存在的問題

在電力企業(yè)物資采購合同的履行階段，合同管理中存在的問題主要有合同中應(yīng)該變更的條款并沒有進行有效的變更。就是在電力物資采購的過程中，實際的采購情況和預(yù)先設(shè)計的合同條款有所不同，需要經(jīng)過一定的規(guī)范程序進行變更，并且加強管理，但是由于忽略合同的管理，沒有進行及時的修改。另外電力企業(yè)的合同的流轉(zhuǎn)的過程過于復(fù)雜，由于合同的管理不到位，有的已經(jīng)超過投標(biāo)的有效期，兩個單位仍未訂立有效的合同，超過投標(biāo)的有效期以后訂立的合同法律效力大打折扣，給電力企業(yè)的損失埋下了隱患。

2.3 電力物資合同的索賠工作不到位

在電力企業(yè)的一些物資采購過程中，一些涉及范圍較大的物資采購競爭十分激烈，投標(biāo)價值近乎保本價，所以供應(yīng)商企業(yè)的物資供應(yīng)時稍有不慎就會導(dǎo)致電力企業(yè)虧損。要保證能夠獲取一定的利潤，不使自己虧損，就要重視索賠工作，索賠工作從中標(biāo)之日就應(yīng)該理科重視起來。重視索賠工作是電力企業(yè)增加利潤和減少因工作失誤造成損失的一種重要的手段。在實際的物資采購合同管理過程中，電力企業(yè)自合同簽訂之日起就沒有很好的索賠意識，一些重要的書面性文件作為索賠的重要文件沒有得到妥善的保管，沒有對合同條款進行妥善保管[3]。

3 電力企業(yè)物資采購合同管理流程創(chuàng)新措施分析

3.1 開展電力物資采購合同簽約管理的全流程控制

電力公司物資管理部門要下發(fā)中標(biāo)結(jié)果并確定是否需要簽訂技術(shù)協(xié)議。一般來說，對于新應(yīng)用設(shè)備材料、技術(shù)復(fù)雜或項目實施的關(guān)鍵設(shè)備材料，可根據(jù)需要組織項目管理部門、物資需求部門、設(shè)計單位等相關(guān)部門進行技術(shù)協(xié)議的簽訂。組織并完成簽訂技術(shù)協(xié)議后，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單并審批；物流服務(wù)中心履約員上報合同簽訂資料，上級部門提出考評意見并下達，修改完善后的合同相關(guān)資料進行歸檔。

3.2 強化電力物資采購合同的變更管理流程控制

采購主管部門根據(jù)變更通知單提出合同變更申請，對采購結(jié)果進一步補充說明或明確物資合同雙方權(quán)利義務(wù)的事項，且不造成對采購結(jié)果實質(zhì)性內(nèi)容進行的更改。各單位進行審核提報的合同變更申請，審批通過后根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內(nèi)更改采購訂單或增加采購訂單，完成后由上級單位匯總合同履約信息，提出并下達考評意見，修改完善后的合同變更相關(guān)資料歸檔。

3.3 電力物資采購合同履約管理流程控制

物資管理部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)采購合同到貨日期制訂物資催交計劃，重要設(shè)備材料要及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準備和排產(chǎn)計劃，按照關(guān)鍵生產(chǎn)節(jié)點，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商根據(jù)采購合同的到貨日期制訂生產(chǎn)計劃，主管部門需要對重點物資生產(chǎn)節(jié)點履約跟蹤，與供應(yīng)商落實配送安排。到貨后組織項目單位與供應(yīng)商代表進行物資驗收工作，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場管理的要求安全、優(yōu)質(zhì)地完成技術(shù)服務(wù)、消缺補件、設(shè)備安裝調(diào)試等工作。

3.4 電力物資采購合同資金結(jié)算管理流程控制

需求部門根據(jù)采購合同提交預(yù)付款申請，附物資采購合同、預(yù)付款保函和相應(yīng)的收款收據(jù)，附增值稅發(fā)票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應(yīng)的收款收據(jù)。并提交的預(yù)付款申請、到貨款申請、投運款申請、質(zhì)保金申請，在財務(wù)管控系統(tǒng)中編制物流服務(wù)中心月度現(xiàn)金流量預(yù)算，各級審核通過后，財務(wù)人員實施預(yù)付款處理或應(yīng)付賬款處理。