探析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高

朱乾峰

河南省新蔡關津鄉(xiāng)是退役軍人服務站 河南新蔡 463500

信息化時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作的落實就要改變形式，融入信息化的手段，以及轉變管理的觀念，從新的角度出發(fā)進行管理，才能有助于提高文書檔案管理的整體質量水平提升。

1 文書檔案系統管理的重要性

文書檔案關系到的是一個事業(yè)單位的發(fā)展，它要求要規(guī)范系統且有十分強的保密性，不然會對單位的一系列政策的實施造成惡劣的影響。首先，許多的事業(yè)單位在處理一些問題時，需要以文書檔案為憑證，有許多的文書檔案是具有法律效力的，在處理問題時有很強的說服性。其次，文書檔案具有很強的參考性，不管是處理什么事務，單位參考文書檔案中過往的事例去處理當下的事務，是一種十分有效的解決方法。最后，文書檔案記錄的數據其真實性都是有保證的，具有很強的客觀性，全部數據都是以事實為基礎，不容許任何人更改[1]。

2 當下事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對文書檔案管理工作正確的認識

現在許多單位的工作人員對文書檔案管理工作不夠重視，主要是管理的理念比較落后，跟不上時代的步伐。主要表現在，工作人員認為文書檔案管理工作就是將各類的文書檔案進行簡單的分類整理，然后進行保管。當然，并不是說這種想法是錯誤的，只是這部分工作人員將文書檔案管理工作看得過于簡單了。文書檔案的意義在于為日后事業(yè)單位的各項事務服務，所以在整理的過程中遵循一定的原則和標準，對分類的文書檔案進行編碼是一項十分必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這點意識，使得文書檔案管理工作耗時耗力，達不到想要的工作效果[2]。

2.2 處理技術落后

現在我們身處信息技術時代，信息技術確實給各類工作、各項事業(yè)帶來了很大的便利。但是根據調查發(fā)現，現在許多事業(yè)單位在管理文書檔案時運用到的相關信息技術還是比較落后的，甚至有的事業(yè)單位在如今這個電子化時代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書檔案的收集、整理、分析以及儲存工作效率都十分低下，給文書檔案整理工作帶來了很大的阻力。

2.3 文書檔案的檢索效率不夠高

文書檔案庫是龐大且復雜的，想要用到某一類文書檔案，必然要對文書檔案進行檢索。對文書檔案進行檢索的效率高不高，深深地影響著其他各類工作的工作效率?，F在發(fā)展比較落后的事業(yè)單位不能夠普遍使用計算機檢索，用到的檢索方法還是傳統的手工檢索的方法，雖然他們開發(fā)了許多類型的檢索工具，但檢索效率還是不能夠與計算機相比。

3 提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的途徑

3.1 提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是否符合標準，對整個事業(yè)單位的發(fā)展都起著十分關鍵的作用。所以說，想要提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率，最首要的環(huán)節(jié)就是提高其相關工作人員的素質能力。首先，相關的管理者受到的思想教育要確保到位，這是至關重要的一點，因為思想對于具體行動的作用非常大。文書檔案管理的工作者要有先進的管理理念，要能夠正確認識到文書檔案管理效率的重要性。當然，想要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也是有具體的措施：第一點，要對文書檔案的管理工作進行大力的宣傳，讓工作人員能夠真正明白文書檔案的使用價值和重要性；第二點，要激發(fā)文書檔案管理工作人員的熱情，具體的辦法是將這項工作納入到他們的考核項目中，讓他們能夠主動地對檔案管理這項工作上心。其次，除了思想上重視，行動上也不能夠落后。要對管理工作人員的工作進行監(jiān)督，實施相應的獎懲制度也不失為一種好的辦法[3]。

3.2 優(yōu)化整合檔案管理的具體流程

首先，在一個事業(yè)單位的內部，每個部門都不是孤立地進行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經驗，有可以借鑒的資源就要及時地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實現資源的整合利用。

3.3 對文書檔案進行集中管理

指定專人管理文書檔案是十分有必要的，這樣對文書檔案進行集中管理，可以有效避免文書檔案的混亂和丟失問題的發(fā)生，還可以防止文書檔案內容的外泄。在實施這一條舉措時，要注意該部門內的每個工作人員都有明確的任務分工，要避免將文書檔案都留在一個人的手里。還有對于音頻、視頻、圖像等類的電子文件檔案，也要有針對性強的管理和保存措施，防止該類文件被盜取，做好保護工作也是一個不容忽視的重要方面。

3.4 加強文書檔案管理的信息化建設

在這個網絡時代，沒有任何一個事業(yè)單位可以完全避免對網絡信息技術的依賴性，將信息化建設引進到文書檔案管理工作中，對于改進管理工作是十分有益的。對于當下許多事業(yè)單位信息化建設落后，不能夠充分利用信息化資源的現狀，相關單位和部門必須給予高度的重視。當然，并不是不假思索地在所有的管理環(huán)節(jié)都引進信息化，在引進信息化建設之前，要先分析各個管理環(huán)節(jié)的特點，對能夠引進信息化的環(huán)節(jié)才要有效地引進，確保信息化能夠最大效度地發(fā)揮它該有的作用。

4 結語

綜上所述，在制定措施時，事業(yè)單位要以問題的癥結為根據。若是認識不到位，就要提高工作人員的認識；若是技術不過關，就要大力發(fā)展相關的技術；若是效率上存在明顯問題，就在工作流程和模式上面下功夫?？傊?，文書檔案的管理對一個事業(yè)單位來說，既是機遇又是挑戰(zhàn)，關鍵要看單位怎么對待文書檔案，能否利用文書檔案為自己的發(fā)展提供機會[4]。