“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

劉海曼

內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 內(nèi)蒙古赤峰 024400

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享：在檔案管理中施行信息化，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享，由于互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系及時性和便捷性，使得檔案可以很快傳輸、瀏覽和儲存，減少了不同部門查找檔案時浪費(fèi)的時間，有助于各部門工作效率提高，解決過去紙質(zhì)檔案的唯一造成工作滯后，各部門工作效率相互影響的情況出現(xiàn)，另外通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，在一定程度上減少了客觀因素對檔案的損壞，能夠很好地改善事業(yè)單位當(dāng)前的工作狀況。提高檔案管理工作效率：信息化檔案管理相比于傳統(tǒng)檔案管理方式減少了對工作人員依賴，能夠精簡工作機(jī)構(gòu)，減少不必要開支，同時還可以減少由于工作人員因素造成的工作失誤，能夠有效提高工作效率，由于信息化檔案管理使得檔案在歸類時可以自動分成類別，有利于檔案的查找與管理，同時通過信息化進(jìn)行檔案的收集，在一定程度上使得工作更為高效、準(zhǔn)確[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理中的問題

2.1 設(shè)備落后，信息化建設(shè)投入不足

許多事業(yè)單位都存有設(shè)備落后、檔案庫房構(gòu)建不完善的情況。庫房內(nèi)塵土飛揚(yáng)、雜亂無章，設(shè)備沒有得到及時更新，基礎(chǔ)設(shè)施過于落后。隨著科技的進(jìn)步，信息時代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，信息化建設(shè)投入不足，從而導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

2.2 電子信息的保密問題

信息時代計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進(jìn)一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2.3 不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性?？紤]到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，未對檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨(dú)立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響到管理工作的有效進(jìn)行，從而導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

傳統(tǒng)事業(yè)單位對于檔案的管理，主要以紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，這就需要工作人員定期對檔案進(jìn)行整理歸類，在一定程度上增加了檔案管理的人工投入，極大地限制了檔案管理的效率，故而將數(shù)字化運(yùn)用于檔案管理不僅是時代的要求，更多的是工作效率的要求，隨著工作量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理無法滿足辦公要求，這就要求事業(yè)單位去探索新的檔案管理方式，事業(yè)單位通過與信息化公司進(jìn)行合作，加快單位檔案電子化的進(jìn)程，通過購買電子設(shè)備，完成檔案的批量掃描，并設(shè)置合理地歸類方式，在網(wǎng)絡(luò)上對現(xiàn)有檔案進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)檔案線上和線下的聯(lián)系[2]。

3.2 強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)工作

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展越來越快速，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之在不斷的健全當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)也就需要不斷的去強(qiáng)化。此時，事業(yè)單位就應(yīng)該摒棄以往的檔案管理形式，例如紙質(zhì)檔案的繁瑣復(fù)雜，不易保存、電子檔案的不安全性的弊端，所以要進(jìn)一步建立科學(xué)健全的信息化管理的大平臺，不斷增強(qiáng)保密的大局意識，采取有效性的實(shí)施策略，這就需要對于以往的檔案管理方法進(jìn)行不斷的改進(jìn)及其重點(diǎn)性的優(yōu)化工作，整體提升內(nèi)部檔案資料管理的質(zhì)量?？梢?，檔案信息化管理建設(shè)真的是刻不容緩的事情，因此事業(yè)單位還要有效結(jié)合現(xiàn)實(shí)的發(fā)展條件，將信息化技術(shù)設(shè)備的整體性投入的使用力度進(jìn)行加大，并逐步健全檔案信息管理中的服務(wù)管理功能，方便檔案數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中可以實(shí)現(xiàn)全面的資源共享，從而讓檔案資源得到最大化的實(shí)際性的應(yīng)用。

3.3 加強(qiáng)信息安全防護(hù)

電子信息雖然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的問題，并且電子信息的泄密不同紙質(zhì)信息直觀，因此難以被發(fā)現(xiàn)。為加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案的管理，應(yīng)當(dāng)建立電子信息保密制度，重視信息安全防護(hù)，避免因信息泄露造成損失。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對電子信息保密的相關(guān)措施建立完善的電子信息保密制度，對于電子信息的儲存、調(diào)取等相關(guān)操作進(jìn)行規(guī)范，并要求相關(guān)人員遵守相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行操作，防止因不正規(guī)操作造成信息泄露。此外，事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用防火墻以及身份驗(yàn)證技術(shù)，防止外部攻擊者以及未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案中的關(guān)鍵信息造成信息泄密事故。

4 結(jié)語

總之，隨著新時期發(fā)展，在有效的研究事業(yè)單位檔案管理工作過程，要重視結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，要不斷完善檔案安全性管理工作，以此才能有效提高事業(yè)單位檔案管理效率。在有效的分析過程，作為工作人員，要不斷提高工作認(rèn)識，要深入工作實(shí)踐，以此才能為事業(yè)單位檔案管理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)[3]。