淺談實驗室檔案管理工作的重要性

張彤 劉婧

河北省產品質量監(jiān)督檢驗研究院 河北石家莊 050227

實驗室的檔案管理是檢驗檢測工作開展的至關重要的環(huán)節(jié)。無論是《檢測和校準實驗室能力認可準則》還是《檢驗檢測機構資質認定能力評價檢驗檢測機構通用要求》都對人員管理、合同評審、服務和供應商評價等工作作出了明確要求，需要建立程序文件，留有相關工作記錄，而這些工作的基礎，便是實驗室的檔案管理。作為實驗室質量體系文件中的重要內容，檔案資料的管理應當加以重視[1]。

1 檔案的分類

檔案歸檔的范圍一般包括實物、電子、聲像類資料。電子、聲像檔案一般以光盤、硬盤為載體。

1.1 實物檔案歸檔范圍一般包括

（1）文件控制類型文件：規(guī)章制度、外來文件、質量體系文件、作業(yè)指導書、質量記錄、內審、管理評審、糾正預防措施的實施記錄、質量投訴等。

（2）人員技術檔案：人員學歷、人員培訓、人員考核、人員能力確認、人員任命等。

（3）儀器設備檔案：設備使用說明及配套資料、設備采購驗收、設備檢定計量、設備維護保養(yǎng)、設備維修、設備報廢、供應商評價、設備租賃合同等。

（4）實驗室出具的報告、證書等。

（5）單位、集體獲得的表彰活榮譽稱號的證書、獎杯、牌匾等。

1.2 電子、聲像類資料歸檔范圍一般包括

以電子文檔等形式保存的電子文件材料，如檢驗報告系統(tǒng)形成的原始數(shù)據(jù)、檢驗設備工作站形成的原始檢測記錄數(shù)據(jù)、辦公系統(tǒng)年度備份文件、單位重大外事活動中形成的聲像資料、重大檢驗活動中形成的聲像資料等。

2 當前實驗室檔案管理工作中存在的一些問題

2.1 檔案管理工作得不到重視

當前，隨著法律制度、實驗室準則、資質認定要求等文件的不斷換版完善，在實驗室運行過程中越來越多的文件及記錄需要存檔且存檔期限較長，這就給檔案管理工作帶來了新的壓力。目前大多數(shù)實驗室對檔案管理工作缺乏重視，沒有制定適合實驗室操作的檔案管理辦法，對需要歸檔的資料沒有明確劃清范圍，通常是認為所有資料放在檔案室就可以，有的甚至檔案室的功能與倉庫無異。在日常管理中缺乏對檔案進行定期維護，檔案室漏水、檔案資料蟲蛀、發(fā)霉等現(xiàn)象屢有發(fā)生[2]。

2.2 檔案管理工作沒有專職定崗

大多數(shù)實驗室檔案管理工作缺少專職人員管理，一般是由相應的材料經辦人負責自己的歸檔材料，而材料經辦人由于還需要處理自己所負責的檢驗檢測工作、設備管理、科研等其他事項，工作量大，無暇顧及檔案管理，檔案管理意識不夠，容易出現(xiàn)存檔資料不全、存檔不及時等問題。且由于檔案管理缺少專職定崗人員，人員流動較大，工作交接容易出現(xiàn)遺漏，容易造成檔案遺失等問題。

2.3 檔案管理工作技術手段滯后

目前，實驗室檔案多數(shù)還未采用信息化管理，多以人工管理為主，檔案管理時間較長，管理工耗時耗力，效率不高。在日常的工作中檔案材料還經常要進行調取查閱，遇到實驗室評審等重大活動，檔案單次調取數(shù)量巨大，容易出現(xiàn)檔案混放甚至是檔案丟失的情況。

3 對當前檔案管理工作問題的探討解決

3.1 制定檔案管理工作制度

實驗室可根據(jù)自身情況，制定適應體系運行的有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案工作的管理，明確檔案的歸口管理、存檔、查閱等工作流程，使檔案管理工作有章可循，有據(jù)可查。針對檔案存放的特殊要求，檔案管理制度中還應明確檔案的保管、檢查和銷毀流程，檔案材料應定期檢查，檔案銷毀應經領導審批，其中涉密文件不應進行銷毀，應上繳下發(fā)部門。

3.2 加強檔案管理人員的責任意識

由于多數(shù)實驗室沒有專職檔案管理人員，檔案管理工作零散化，針對這一情況，建議各實驗室設立檔案專職管理人員，統(tǒng)一協(xié)調檔案收集、歸檔、借閱工作，從而更加科學合理的調用檔案資源。若條件達不到，可明確各歸口檔案管理人員，并對各歸口檔案管理人員定期組織管理學習和培訓，提升其檔案管理能力與責任意識，確保檔案管理人員在實際工作中能夠嚴格按照檔案管理辦法、規(guī)范要求來管理檔案。

3.3 引入檔案數(shù)字化管理理念

實驗室自身情況，可將數(shù)字化管理貫穿整個實驗室流程，將檔案管理并入數(shù)字管理中，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案定位自動化，數(shù)據(jù)查閱自動化，檔案文本電子閱覽，避免出現(xiàn)檔案丟失、泄密的情況，從而提高檔案管理效率，滿足實際需要[3]。

3.4 重視電子檔案的管理

電子檔案具有易修改、易刪除、易復制、易損壞的特點，電子記錄的收集、存檔、存儲、管理等各環(huán)節(jié)都有信息更改、丟失的可能性，對此實驗室也應當加強電子檔案的管理。電子檔案的管理一般總結為“三個加”即“加權、加密、加備”，“加權”即設置閱讀管理權限，明確誰能讀取數(shù)據(jù)，誰能修改數(shù)據(jù)?！凹用堋奔丛O置賬號密碼，憑密碼進檔案管理系統(tǒng)，并且應采取有效措施防止賬號密碼的竊取?！凹觽洹奔炊ㄆ趥浞菁措娮訖n案，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

實驗室的檔案管理工作為體系運行提供了重要保障，是實驗室規(guī)范化管理的基礎，它不是一項短期工作，而是一項長期的、日常性的工作，只有建立起一套科學嚴謹?shù)墓芾碇贫群图夹g維護措施，在日常工作中加強檔案管理，才能保證檔案的原始性、真實性、可追溯性，才能保證實驗室在評審、檢查以及應對各種突發(fā)事件中能夠快速有效的解決問題。