淺談對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

李樂(lè)蘋(píng)

(湖南省郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司，湖南 長(zhǎng)沙 410000)

1 建筑設(shè)計(jì)檔案檔案管理中的主要問(wèn)題

1.1 管理流程性較差

在檔案管理實(shí)踐中，絕大多數(shù)單位都將管理工作放在建筑設(shè)計(jì)全流程的末端開(kāi)展，僅是對(duì)相關(guān)資料的簡(jiǎn)單收集，未做到向全設(shè)計(jì)流程的有效滲透。此外，過(guò)度依賴(lài)對(duì)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用，沒(méi)能意識(shí)到電子檔案對(duì)管理效率的促進(jìn)作用。

1.2 管理制度缺失

大部分建筑設(shè)計(jì)單位由于對(duì)經(jīng)濟(jì)利益的過(guò)度關(guān)注，只重視設(shè)計(jì)任務(wù)的承接、設(shè)計(jì)方案的優(yōu)化，在其中投入絕大部分精力，而對(duì)于檔案管理工作卻覺(jué)得可有可無(wú)。部分設(shè)計(jì)單位甚至并未設(shè)置關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度，亦或是制度條款不夠完善，實(shí)際執(zhí)行效果較差。

1.3 檔案管理意識(shí)不足

對(duì)我國(guó)建筑設(shè)計(jì)行業(yè)的整體情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，很多單位的設(shè)計(jì)人員及檔案管理人員管理意識(shí)較差，沒(méi)能對(duì)建筑歸檔工作形成足夠的關(guān)注，無(wú)法理解檔案資料積累對(duì)實(shí)際工作所具有的意義和作用。部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并不是專(zhuān)業(yè)出身，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能儲(chǔ)備較差，實(shí)際管理過(guò)程經(jīng)常出現(xiàn)遺漏。因此，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)文本無(wú)法及時(shí)歸檔的情況，文本丟失、損壞等問(wèn)題層出不窮。

1.4 檔案庫(kù)房陳舊落后

我國(guó)建筑設(shè)計(jì)行業(yè)早期所建設(shè)的檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格性較差，實(shí)際應(yīng)用的管理設(shè)備與技術(shù)較為陳舊、落后，已然無(wú)法滿(mǎn)足目前的管理需求，長(zhǎng)此以往會(huì)給檔案管理和利用形成不必要的麻煩，甚至?xí)?duì)檔案資料自身安全形成直接影響。

2 完善建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的主要措施

經(jīng)過(guò)上文對(duì)我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位在檔案管理方面普遍存在問(wèn)題的分析可以發(fā)現(xiàn)，其關(guān)鍵在于管理意識(shí)的缺乏。因此，要從提高重視程度入手，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)有關(guān)制度、人員和設(shè)施配備的優(yōu)化。具體措施如下：

2.1 檔案管理流程一體化

檔案管理不應(yīng)該被當(dāng)作建筑設(shè)計(jì)活動(dòng)的末端環(huán)節(jié)開(kāi)展，而是應(yīng)該深入到建筑設(shè)計(jì)與建設(shè)的全過(guò)程，由產(chǎn)生流程為起始，直到檔案轉(zhuǎn)換成檔案的全過(guò)程進(jìn)行一體化管理。檔案載體主要分成兩種：紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案。要針對(duì)紙質(zhì)項(xiàng)目文件開(kāi)展全生命周期的動(dòng)態(tài)過(guò)程控制，構(gòu)建起有序化、可控化、可追溯化的文件管理體系，從源頭上實(shí)現(xiàn)對(duì)文件產(chǎn)生的規(guī)范，防止文件在進(jìn)入到檔案管理過(guò)程各種問(wèn)題的出現(xiàn)，降低檔案管理人員工作量，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束后直接進(jìn)行鑒定上架保存或者銷(xiāo)毀。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代高新科技的發(fā)展，信息化管理已然成為建筑設(shè)計(jì)檔案的主要管理方式之一。與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體相比，對(duì)電子文件文檔的有效利用，能夠充分保證建筑檔案的永久性，同時(shí)提高實(shí)際工作效率，達(dá)成一次性保管需求，歸檔過(guò)程更為快速，在最大程度上縮減人為活動(dòng)對(duì)于設(shè)計(jì)檔案的影響。

2.2 優(yōu)化檔案管理制度建設(shè)

第一，要針對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)化分解，明確劃分每個(gè)環(huán)節(jié)的主要負(fù)責(zé)人及相應(yīng)權(quán)責(zé)，同時(shí)制定考評(píng)體系和指標(biāo)，防止在出現(xiàn)問(wèn)題之后推脫責(zé)任的情況出現(xiàn)。第二，積極完善相關(guān)軟硬件設(shè)施配備，制定更為嚴(yán)格化的檔案管理制度，管理人員要妥善保管各類(lèi)檔案資料，依據(jù)實(shí)際生產(chǎn)與管理需求定期進(jìn)行檢查與修正。保證建筑電子檔案歸檔的及時(shí)性，以制度建設(shè)合理管控檔案資料產(chǎn)生、歸類(lèi)整理以及管理等各項(xiàng)活動(dòng)的工作進(jìn)程，避免由于未及時(shí)歸檔造成資料丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)，保證設(shè)計(jì)檔案的完整性，為設(shè)計(jì)單位后續(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)性資料。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)體系建設(shè)

設(shè)計(jì)人員和檔案管理人員屬于建筑設(shè)計(jì)單位各項(xiàng)資料管理的直接參與者，為切實(shí)提升其檔案管理意識(shí)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要作用，需要定期開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)活動(dòng)，聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家組織相關(guān)講座，優(yōu)化本單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)思想建設(shè)，使每個(gè)工作人員都能充分意識(shí)到自己所負(fù)責(zé)工作的重要意義。

2.4 激勵(lì)機(jī)制的完善

為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步完善，建筑設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)人要充分優(yōu)化本單位激勵(lì)機(jī)制，將實(shí)際管理效果與相關(guān)人員的薪資待遇掛鉤。對(duì)能夠在檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、未出現(xiàn)紕漏的檔案管理人員給予一定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)為其提供一定的晉升機(jī)會(huì)；而對(duì)于實(shí)際管理效果較差的情況，要嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人，采取通報(bào)批評(píng)或物質(zhì)懲罰等措施，嚴(yán)重情況下給予開(kāi)除處理。

2.5 檔案庫(kù)房的改建

第一，要充分依據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)所頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行庫(kù)房建設(shè)。第二，在改造過(guò)程中要充分關(guān)注某些關(guān)鍵性技術(shù)指標(biāo)，比如溫度、濕度等，溫度通常需要控制于14℃-24℃范圍內(nèi)，而濕度則應(yīng)處于45%-60%范圍內(nèi)，這樣才能有效延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，避免霉變等損壞檔案載體的問(wèn)題出現(xiàn)。第三，倘若以舊房作為庫(kù)房，其朝向應(yīng)以東或者南朝向?yàn)橹?，不?yīng)該與衛(wèi)生間等濕度較大的區(qū)域相鄰。此外，要充分考量庫(kù)房地面的承重效果，尤其是庫(kù)房位于較高樓層的情況下，要對(duì)其進(jìn)行實(shí)地勘測(cè)，不應(yīng)該隨意進(jìn)行改建。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位自身發(fā)展具有非常重要的作用，值得相關(guān)人員形成足夠關(guān)注，在其中投入更多人力、物力和財(cái)力，優(yōu)化設(shè)計(jì)檔案的完善化管理，為設(shè)計(jì)單位創(chuàng)造更為優(yōu)質(zhì)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益形成源源不斷的動(dòng)力。