淺析建筑工程檔案資料管理中的問(wèn)題及處理措施

馬曉紅

（山西二建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000）

1 當(dāng)前建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺少現(xiàn)代化的管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國(guó)建筑工程檔案管理的科學(xué)管理意識(shí)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較差，很多管理科室都會(huì)將其重心一味的放置到經(jīng)濟(jì)層面，完全忽視了檔案管理工作開(kāi)展的重要價(jià)值以及意義，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程也會(huì)過(guò)于滯緩，建筑工程內(nèi)的施工檔案沒(méi)有被當(dāng)主要的工程管理的依據(jù)，導(dǎo)致其檔案無(wú)法將自身的平整以及參考的效用較好的發(fā)揮出來(lái)。

1.2 管理工作不夠重視

通過(guò)工程檔案管理工作得知，部分管理人員認(rèn)為對(duì)檔案管理的工作只是表層意思，根本不具有難度性與創(chuàng)新性，在思想安全達(dá)不到對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)知。只知道一味地呆板工作。如果員工一直以這樣的觀念進(jìn)行工作，將會(huì)導(dǎo)致我國(guó)的工程建筑檔案管理信息化建設(shè)工作很難得到發(fā)展，從而使工程管理工作受到較大的阻礙。

1.3 管理模式落后，相關(guān)制度不健全

很多項(xiàng)目的管理科室都會(huì)忽視檔案管理工作的開(kāi)展，使得技術(shù)資料等的編制毫無(wú)科學(xué)性可言，檔案管理的各項(xiàng)管理制度內(nèi)容也不夠完善，一些管理機(jī)構(gòu)所設(shè)立的檔案管理科室以及管理工作的到位性會(huì)比較差，還有一些機(jī)構(gòu)完全沒(méi)有設(shè)置專門(mén)化的檔案管理科室，工程檔案也會(huì)直接移交給其他業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行管理，或者采取個(gè)人兼管的形式，檔案材料管理的秩序性比較差。

2 檔案資料管理措施

2.1 建立健全檔案管理制度

做好檔案工作的前提就是要制定完善檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則。筆者認(rèn)為，要明確檔案管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)。例如，要確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，由企業(yè)辦公室有關(guān)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作，由各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作，由監(jiān)督、檢查人員負(fù)責(zé)文件材料收集及檔案整理工作，并要進(jìn)一步明確專職檔案員、兼職檔案員、資料員的執(zhí)業(yè)資格和崗位職責(zé)。要細(xì)化資料管理流程，使其更好地反映各管理人員之間工作的銜接、交互、配合情況，做到無(wú)漏洞、無(wú)遺失，確保檔案工作全過(guò)程得到規(guī)范有序管理。各管理人員要依據(jù)資料管理制度和資料管理流程填寫(xiě)好各自工作中形成的資料目錄和內(nèi)容，以避免施工資料與工程進(jìn)度不同步的情況，從而保證施工資料及時(shí)、有序地得以收集。

2.2 提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展速度較快，建筑行業(yè)所取得的成績(jī)也比較好，這就在無(wú)形之中影響到了建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，使得這項(xiàng)工作的特征產(chǎn)生了變化，所以需要及時(shí)的提升其管理的水準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)就管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)工作，盡可能的強(qiáng)化其培訓(xùn)的力度，同時(shí)提高工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平。借助現(xiàn)代化的機(jī)械設(shè)備以及管理工藝技術(shù)等，使得其所采用的管理方式更具科學(xué)化的特性，增強(qiáng)其自身的服務(wù)認(rèn)知意識(shí)。牢記檔案管理的重要意義，將精神力量轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的工作行動(dòng)。檔案管理人員還要更新觀念，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)相關(guān)的法律、法規(guī)的內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，提高認(rèn)識(shí)，主動(dòng)關(guān)注建筑工程檔案的質(zhì)量，改善工作態(tài)度。要利用現(xiàn)代化的管理手段和先進(jìn)的管理工具，多層次、多角度地對(duì)建筑工程檔案的信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，做好信息的收集、整理工作。

2.3 不斷豐富檔案信息服務(wù)的形式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，建筑工程檔案管理要緊緊跟隨著時(shí)代的腳步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的趨向，采用信息技術(shù)的方法，使檔案的信息資源得到優(yōu)化，提升檔案信息服務(wù)的形式。在管理中，可以加以運(yùn)用微縮技術(shù)，建筑工程建設(shè)肯定會(huì)有相對(duì)比較重要的資料，往往這些資料需要妥善保管，避免出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象，對(duì)于這樣的情況就可以加以采用微縮技術(shù)進(jìn)行保管。

2.4 增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

建筑工程檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是城市發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是記錄歷史，連接過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的紐帶。檔案工作從來(lái)都不是某一個(gè)部門(mén)的工作，特別是對(duì)于建筑工程而言，檔案意識(shí)更需要深深根植于每個(gè)員工的心中，落實(shí)在每個(gè)員工的行動(dòng)上，才能確保工程檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。樹(shù)立工作人員的責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，對(duì)于更好地完成建筑工程檔案管理任務(wù)具有積極作用。強(qiáng)烈的檔案意識(shí)難以自發(fā)形成，這就需要企業(yè)通過(guò)采取有效的宣傳教育提高全員檔案意識(shí)，加強(qiáng)全員對(duì)檔案法律法規(guī)和檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，使全員更加清楚地認(rèn)識(shí)到建筑工程檔案的功能和作用。

3 結(jié)語(yǔ)

依據(jù)文章上述的內(nèi)容可以了解到，分析建筑工程檔案科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)的路徑十分的重要，通過(guò)開(kāi)展科學(xué)化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項(xiàng)目的品質(zhì)。想要更好的實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，那么就需要強(qiáng)化企業(yè)的檔案科學(xué)化管理認(rèn)知意識(shí)，構(gòu)建更為完善的檔案科學(xué)化管理機(jī)制，補(bǔ)充其內(nèi)容，同時(shí)還需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的采集管理工作的嚴(yán)苛性，嚴(yán)苛的管控檔案的品質(zhì)，推行數(shù)字化的建設(shè)，提高檔案開(kāi)發(fā)以及使用的價(jià)值。